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论档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合

出处:论文网
时间:2018-03-12

论档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合

  随着网络技术的日趋成熟,信息资源目录体系不可避免地向信息网络化方向发展,信息资源的整合问题随之日益突出。档案信息资源和政务信息资源都是我国信息资源的重要组成部分。档案目录体系是以档案为对象编制而成的各种类别的档案目录,是能够全面系统地反映馆室藏档案内容和成分的科学体系。政务信息资源目录体系是国家电子政务总体框架中的重要组成部分,是实现政务信息资源共享和业务协同的重要基础条件。本文主要基于上述两个目录体系的现状及问题,探讨二者交互融合的可能性及融合方式,以进一步促进信息资源共享和检索利用,提高信息资源管理和开发利用整体效益。

  一、档案目录体系与政务信息资源目录体系的现状及其问题

  由于档案目录与政务信息资源目录形成与发展的技术基础不同,所属部门不同等因素,我国于2007年正式发布的《政务信息资源目录体系》与我国的档案目录体系相对独立,是对同一事物所处不同阶段进行的独立编目。在当前的电子政务和信息化环境下,档案目录体系与政务信息资源目录体系仍未有效协同工作。这一现状可带来以下问题。一是浪费资源。如对相同信息分别编目,重复著录,造成人财物等资源浪费。二是影响信息资源开发利用整体效益。一方面,由于编目标准存有差异,影响著录信息的一致性,在一定程度上割裂信息资源的内在联系;另一方面,如不将档案目录体系与政务信息资源目录体系建立关联,政务信息资源中应归档或已归档的政务信息在进入档案馆保管阶段,经档案馆编目录管理和控制之后,不易再通过原利用体系独立对其进行查找利用,进而影响信息资源开发利用的整体效益。三是不利于对档案资源的前端控制和全程管理。进入电子文件时代,档案部门实现文档一体化管理,同样可以借鉴目录控制思想,?τ?归档和尚未进馆档案进行前端控制和全程管理。由于档案目录体系与政务信息资源目录体系之间尚未建立有效关联,档案目录的潜在管理功能仍未充分发挥。

  二、档案目录体系与政务信息资源目录体系交互融合的可能性

  (一)二者具有内在联系

  档案目录体系与政务信息资源目录体系都在一定程度上运用了目录控制的思想,将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。都可以通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段,实现对信息资源的整合、管理、发现与定位,协调和引导信息资源的流动和有效利用,以解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。正如文件与档案的关系,政务活动中产生的经过鉴定具有保存价值的政务信息,可以通过政务专网或其他方式直接转变为电子档案全文信息。根据信息生命周期,这两个目录体系的编制在时间轴线上虽有先后之分,但具有同源性的信息资源将这两个目录体系紧密地联系了起来,且因其编目对象的同源性而具有交叉关系。

  (二)二者在构成方面具有相似之处

  1.技术总体架构具有相似功能。政务信息资源目录体系技术总体架构包括信息库系统和目录服务系统。信息库系统由政务部门的共享信息库、目录内容信息库和目录服务中心的目录内容管理信息库、服务信息库组成。目录内容服务系统由共享信息服务系统、编目系统、目录传输系统、目录管理系统、目录服务系统组成。目录服务系统基于目录内容服务信息库,向用户提供目录内容查询检索服务。与之比较,虽然在档案目录体系中尚无信息库系统和目录服务系统等称谓,但是档案目录体系同样具有类似的系统及相对应的功能,亦可实现对档案目录内容的存储、管理、提供查询检索服务等功能,亦有编目、管理、更新、维护档案目录内容和档案目录载体,以及提供目录内容查询检索服务等内容。

  2.管理架构涉及相似角色。政务信息资源目录体系管理架构包括政务信息资源目录体系使用和管理的3个角色、6项活动。3个角色是政务信息资源目录的提供者、管理者和使用者。6项活动包括规划、编目、注册、管理、服务、使用。在档案目录体系中,也包括档案目录的提供者、管理者和使用者3个角色,只是各个角色在各自目录体系中的管理职责、管理环节、管理环节与角色的关系有所差异。

  (三)二者的提供利用服务方式存在共性

  政务信息资源目录内容服务形成与提供流程包括准备、编目、注册、发布4个环节。档案馆提供档案目录内容服务需经过接收、编目、审核、提供检索利用等环节。二者虽有差异,但均需经过对信息资源的汇集、编目、审核等过程,向用户提供目录服务。二者在定位和利用信息资源方面也都包含目录查询和信息获取环节。一般情况下,档案用户可以基于浏览器等客户端查询开放档案目录及部分特定的档案目录内容,这与查询政务信息资源目录的方式类似。不同的是,档案目录服务和档案提供利用服务在很大程度上受时空限制,档案利用者仍需到档案馆在相关工作人员的帮助下查询档案目录内容,并获取所需的档案信息。

  (四)二者具有建立映射关系的先决条件

  两个目录体系交互融合的一个必要条件是能够在二者之间建立一定的映射关系。档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据在提供的检索点、著录选择等方面具有共性,这两个目录体系中都可按主题分类信息资源,且分类原理基本相同,具有建立映射关系的先决条件。

  1.档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据都是用于揭示和描述信息资源特征的记录事项,都是编制信息资源目录和检索利用信息资源的基础,二者可提供的检索点具有明显的交叉重合,如信息资源名称、信息资源摘要、信息资源提供方、信息资源发布日期、关键字等核心元数据与档案著录信息中题名、提要、责任者、时间、主题词或关键词等,可以通过技术等手段进行转换,尤其在信息资源名称与题名、摘要与提要、关键字与主题词或关键词、类目编码与档号、信息资源标识符与分类号等之间都具有建立映射关系的可能性。   2.二者都可按主题将信息资源分类,且分类原理基本相同,即通过对信息内容进行分析、提炼,将分析结果与类目表中的具体类目进行对应,进而确定所属类目及分类标识。不同的是,对档案著录条目进行主题分类主要依据《中国档案分类法》《中国档案主题词表》《档案分类标引规则》等,而政务信息资源主题分类的依据主要是《政务信息资源目录体系第4部分:政务信息资源分类》附录中明确给出的《主题分类类目表》,二者在类目设置、标识等也有一定差异,但这些同样可以借助技术手段解决或减少其差异对建立相互关联的影响。

  三、档案目录体系与政务信息资源目录体系的融合方式

  (一)构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台

  档案目录体系与政务信息资源目录体系交互融合的前提是求同存异,而不是试图将这两个目录体系合二为一。因此,调整政务信息资源目录体系,使之与档案目录体系的建设规范相一致,或是调整档案目录体系,使之与政务信息资源目录体系框架、技术要求、元数据标准、分类标识、管理要求等规范相匹配,似乎都不适宜。本文认为可以充分利用这两个目录体系之间的内在关系、共性及建立映射关系的先决条件,尝试构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台,实现协同工作,在电子政务和政务公开不断推进的同时,尽可能地满足社会公众在社会经济政治、科学、文化等各方面的信息利用需求,并进一步加强信息技术在档案目录编制及服务中的应用,促进档案信息资源开发利用。其做法主要是通过网络技术将档案目录数据库与政务信息资源目录数据库连接起来,再利用网络通讯实现用户对数据库的访问查询。如?D1所示。

  在构建的档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台中,档案目录数据库与政务信息资源目录数据库仍可相对独立,并能够实时更新目录数据。二者可通过网络服务器中的信息处理系统与用户端进行交互。用户可以通过信息处理系统查询档案目录与政务信息资源目录。网络信息系统可满足不同权限用户异地查询需求,并使用户可以有针对性地选择或是由系统自动选择检索档案目录信息,或是政务信息资源目录信息,或是同时检索档案目录信息和政务信息资源目录信息,以得到更为充分完整的信息线索。通过构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台,实现档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合,不仅有利于实现信息交互与共享,而且有利于节省资源,并实现档案目录信息的网络化服务。

  (二)需注意的几个问题

  1.检索质量。档案著录项目与核心元数据在含义、编排组织、条目涵盖范围、特征等方面存在差异,如不能严格定义映射关系,可能导致映射不清,扩大或缩小检索范围,从而影响查全率和查准率等检索指标。因而保证检索质量关键是解决好档案目录数据与政务信息资源目录数据的映射问题,包括定义传统档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据的映射、档案元数据与政务信息资源目录体系核心元数据的映射,以及传统档案著录项目与档案元数据之间的映射等。还需考虑在数据转换中可能出现的数据内涵不一致、词语与代码规范不一致等一些不相匹配的情况。

  2.档案馆内各目录数据库之间的系统关联。档案馆还需进一步将各层级、类别的目录数据库系统组织关联起来,充分发挥、扩展如档号等著录项目功能,以利于实现两个目录体系的双向映射,降低检索的复杂度,保证检索质量与效率。

  3.使用权限。构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台,在为利用者提供便利,满足同步查阅档案和政务信息资源中有关信息需求的同时,也可能带来档案内容的高风险,因而要考虑对不同利用者加以权限设定,尽可能地保护好档案安全,避免未到期或不宜开放的档案向社会开放。政务信息资源目录体系原有的用户分类可以继续保持,同时参照政务信息资源共享和应用的特点及政务信息资源分类,依据利用档案的有关规定,或可将档案利用群体分为四类,设置不同接口,赋予相应权限:(1)公共用户:包括任何社会组织及公众个人,可以访问已开放档案的目录信息。(2)立档单位用户:包括立档单位和被立档单位授权的其他社会组织和公民个人,通过权限识别,在公共用户查询权限的基础上,可以直接访问本单位形成的档案的目录信息。(3)通过身份识别的公民个人:通过身份识别,公民个人可以查询涉及其本人档案的目录信息。(4)档案目录系统的管理者:负责对档案目录系统的管理、档案目录信息的更新和维护等。除仅查询已开放档案目录的用户外,其他各类用户检索档案目录信息之前,都要通过特定形式的安全认证,并在其权限范围内查询目录信息。

  总之,档案目录体系与政务信息资源目录体系之间具有交互融合的可能性,可以尝试建立交互渠道,促进档案和政务信息资源的共享和利用,但也不能忽视实际操作中可能出现的上述或者更多有待进一步研究探讨的问题。

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