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试析招标代理机构内部财务控制措施

出处:论文网
时间:2018-04-24

试析招标代理机构内部财务控制措施

  因为当前国家经济的迅猛发展,对于我国各个行业的财务控制有着极大的影响,内部财务控制对于一个企业发展而言至关重要,因此合理的在企业中开展内部财务控制是确保企业核心竞争力的基础。本文主要阐述招标代理机构的内部财务控制有效措施,只有基于合理开展内部财务控制,才会有效的提高招标代理机构存在的意义。

  一、内部财务控制建设的现状

  (一)财务人员的素质有待提高

  财务人员的综合素质是决定企业内部财务控制制度执行力度的主要原因,内部财务控制对于工作人员的粗心不能有效的防止,时常出现判断失误、粗心大意等情况,究其原因是工作人员在心里或是行为上未能达到内部财务控制的基本需求,对其控制程序出现误解或是误判,不管制度如何完善,都不会发挥其存在的意义。

  (二)没有健全的内部财务审计机制

  由于招标代理行业负责人把业务当作第一要务,忽视财务的作用和重要性。不愿在财务人员上多付出,所以有一些招标代理机构财务人员都身兼多职甚至没有专门的财务人员,更别说有一个健全的财务制度及其审计制度,应有的内审机构不设置,需要配置的审计人员更是无从谈起。这样对招标代理机构内部财务存在的问题无法进行及时处理,有的企业建立起健全的审计制度但无法有效的落实到具体工作中,审计的效果也达不到理想,管理力度出现层层降低导致管理效果逐级递减,不但影响公司内部绩效,严重的给企业造成不良后果。

  (三)内部财务执行力度较弱

  一些招标公司在面对重大决策与执行方面,没有将其做好有效分离,并且管理者对于财务管理自身就不够重视,一些有关于内控方面的理念还不够到位,往往制度是摆设,老板凭喜好干涉财务工作,出现逾越控制的现象,致使内控理念的存在毫无意义。

  (四)内部财务控制制度有待加强

  部分招标代理机构在构建内部财务控制机制时,在规划上是存在一定不足的,组织责任划分不清、权限设置兼容等情况出现。我国相关财务规定出纳人员不可以兼任稽核义务或是财务档案管理等日常财务登记工作。但是有很多招标公司都会指派财务管理人员对报销工作以及监管工作进行管理,银行的预留印鉴也是由财务管理者一人持有,对于一些没有中标的投标保证金不予以及时退还,在微观来看是降低了财务人员的工作量,而基于实质的角度来看是违反了我国有关财务的规定。

  二、提高内部会计控制的有效方法

  (一)增强人员素质控制

  内部财务控制制度是否合理,执行人员的综合素质与职业道德是核心。首先要加大对招标代理机构的领导对内控制度有一个全面的认知,对管理者开展内部财务控制承诺机制。比如招标代理机构代理人需要对财务报告中的承诺企业进行合理有效的整合,并且对一些内部机制存在舞弊现象的机构,使其承担法律责任;其次是对工作人员的综合素质以及职业道德做好培训工作,进而抓好财务管理者的自律性,基于此来增加员工的职业素养。比如在加强财务人员以及部门负责人的综合素质,加大对内部财务的控制理念,需要对其进行定期培训,使其充分了解我国相关法律法规,采取奖优罚劣的机制到财务管理中,以此来增加招标代理机构的内部财务控制。

  (二)加大不相容职务控制

  不相容的职务通常包含:财务记录与业务经办、业务经办与授权审批、财产监管与财务记录等。对于不相容职务控制的中心进行加强,主要是构建健全的内部制度,在对具体项目进行分工时,不可以使一个人负责整个项目,务必要分配有关人员参与其中共同管理。同时还要通过对接部门对已经完成的工作进行全面检查。招标代理机构的内部牵制制度基于不相容职责分离、记录与授权、检查等阶段组成,其中包含了上下级的相互监督,有关部门之间的相互制约。只有对职务不形容的情况加以控制,才会有效的在招标代理?C制中开展内部财务控制,进而将其作用发挥到最大。

  (三)加大会计系统控制

  首先要对财务管理系统进行宏观调控,同时还要合理调整会计核算流程,充分与招投标活动的整体流程相适应;二是依据国家法律法规来构建财务机构,对于财务人员的要求是务必要取得就业资格证,而负责财务的主管一定要具备会计师以上的资格证书;三是构建完善的财务人员岗位责任制度,对其进行合理分配,使其互相监督;四是财务人员需要依据企业的规章制度来进行业务办理,一定要有原始凭证,并且设置好凭证格式,对其进行连续编排,依据合理的凭证来传递程序,对其装订与保管进行明确;五是财务人员需要对账户进行合理配置,依据招标的内容与编号构建往来账,对各个不同的账簿进行详细记录,杜绝出现报假账的情况或是账中账的情况,要保障账簿的真实性,进而确保财务记录的准确性与完整性。

  (四)加大财产保护控制

  对管物、管钱以及管账的工作人员建立互相制约、互相监督的关系,严格制约一些无关紧要的人员接近资金保障资产安全完整。比如对任何一个招标的项目而言,购买招标文件的投标企业,都是需要实名登记的,在开标之前并未进行登记的企业是不允许参加竞标活动的,负责招标业务的工作人员需要对业务记录进行详细整理,而财务人员负责收取标书资金,并且开具发票,财务人员依据招标项目的编号对其依次登记。除此之外,还要特别注意财务人员不得兼任稽核工作以及财务档案保管工作等;银行的预留印鉴,务必要归两人或是两人以上进行保管;在向银行提出或是送交一些大数额的财务时,务必要保障两人以上负责该件事情,进而使招标代理机构的财产得到有效保护。

  (五)加大审计控制

  内部审计制度与内部稽核制度是内部财务管理的重要组成部分,它的主要目的在于对机构的业务活动进行监督控制,确保其是依据有关规定进行控制的,确保单位活动没有违法国家法律法规,可以真实且准确的反映出招标机构的财务情况等。招标代理机构需要把一些稽核人员与内部审计工作者从财务人员中分离出,这样才会及时的发现在财务控制系统中存在的问题,进而提出有效措施。内部审计人员与稽核人员要对招标代理机构的领导进行负责,进而保障财务信息真实准确,基于此来增加单位抗风险能力。对于招投标活动企业的财产安全进行保护,这样内部稽核工作以及内部审计作用才会发挥到最大,使其朝着合理、高效的方向发展。

  三、结束语

  综上所述,因为国家经济体系的不断变更,对于我国一些招标代理机构的财务控制带来一些新的挑战,由于当前我国有部分招标代理机构依旧存在人员素质较低、内部会计控制制度本身不完善,存在薄弱环节、内部会计控制制度执行力度差,存在无序操作现象、没有内部审计制度,或内部审计制度形同虚设等情况,所以需要通过加大审计控制、加大财产保护控制、加大会计系统控制、加大不相容职务控制等方面来有效解决当下我国招标代理机构内部财务控制问题,进而保障招标代理机构的核心竞争力。

试析招标代理机构内部财务控制措施

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