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零售业管理会计信息系统研究

出处:论文网
时间:2018-04-28

零售业管理会计信息系统研究

  一、 研究背景

  财政部于2014年10月正式颁布了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》(财会〔2014〕27号),并于2016年6月颁布了《管理会计基本指引》(财会〔2016〕10号),为企业建立健全管理会计信息系统提供了指南。财政部领导高度重视管理会计工作,指出在过去的一段时期里,我国很多会计学术研究、会计标准、会计实务较多地考虑到了企业外部投资者,以及外部审计社会公众。管理会计体系的建设及发展相对比较滞后,没有充分地发挥作用为单位内部管理服务,在单位进行规划、决策、控制和评价等管理活动中没有提供出充足有效的信息。推进管理会计体系建设是推动中国会计工作转型升级的重点所在,也是完善会计科学发展的必然选择。

  根据《管理会计基本指引》中的融合性、适应性等原则,各企业需要根据所处环境和自身特征,梳理自身对管理会计信息的需求,充分有效地运用现有信息技术,进行业财融合,进而加强并完善企业管理会计信息系统。因此,本文以A公司为例,对企业当前管理会计信息需求现状、现有信息技术的利用情况及存在的问题进行分析研究,查找问题产生的原因,并提出改进和完善企业管理会计信息系统的具体措施。

  二、 文献综述

  我国管理会计信息系统研究相比于财务会计研究明显偏少。有些管理会计信息系统的研究是融合于财务会计信息化研究之中。汇总与整理关于研究管理会计信息系统的课题与研究成果的主要观点后发现,关于管理会计信息系统的组成模块,祁怀锦(1996)认为主要模块可以由五个子系统组成,它们分别是:预测分析、决策分析、预算编制、反馈控制以及业绩评价这五部分组成;关于管理会计信息系统的设计,许金叶(2016)认为,没有管理会计信息系统的设计与开发,所谓的管理会计信息化这个概念就无从谈起,开发人员应该对管理会计信息化的需求与实施进行深层次的探究,不应该碎片化设计,而是需要运用“顶层设计”的理念,总揽全局去开发设计管理会计软件;在管理会计信息系统应用方面,陈婉玲、韦沛文(1997)指出,管理会计核算可以利用现有财务会计核算系统、建立管理会计子系统、利用一些电子表格软件比如EXCEL,也可以运用统计、运筹软件通过辅助方式完成管理会计的应用;关于管理会计信息系统与云计算、大数据等计算机新兴技术的结合,熊磊(2014)认为,管理会计信息系统与云计算结合可以降低管理会计信息化的建设成本,企业不用为服务器、存储硬盘等基础设施花大量成本,这种结合还可以实现外部协同;另外,云计算与管理会计信息系统的结合可以使得会计人员更加便捷地得到信息,将更多精力投入到关于企业决策及绩效评价等方面。

  综上可以看出,学者们仁者见仁,各抒己见,对管理会计信息系统组成模块、系统设计、系统实施以及系统与云计算、大数据结合等进行了多方面的研究,这些研究成果都对建立和完善我国管理会计信息系统提供了理论基础。

  然而,上述研究缺乏对企业现在应用环境的分析和认识,对当前企业所利用的各种信息技术的功能缺乏了解,对如何利用信息化技术支撑管理会计信息系统也缺乏相应的研究。因此本文认为,研究如何整合单位现有的信息技术功能,对完善管理会计信息系统具有更重要的意义。本文的研究填补了现有研究的空白。

  三、 案例企业现有信息系统的功能及系统集成方式

  1. 案例企业简介。A公司是一家著名的体育运动品牌公司,主要经营服装、鞋帽、背包、运动器材等体育用品。截至2016年3月底,A公司零售店铺共计278家,主要分布在华东地区(108家),华北地区(91家),华南地区(79家)。其中新品正价店有45家,工厂折扣店有233家。新品正价店都是展示销售当季最新款主题商品,都以正价销售给顾客没有打折优惠;新品在销售三个月后就慢慢转入工厂折扣店,给予折扣优惠销售给顾客。

  

  2. 案例企业现有信息系统。A公司每一家零售店铺都有自己独立使用的POS系统,它是销售时点信息系统,具有收银员识别功能、多种销售模式功能、库存管理功能等。当顾客购买商品结账时,通?^设定的自动读取设备,可以直接识别并读取到与商品相关的销售信息,比如销售商品的名称、销售店铺、销售时间、销售单价等,并可以通过计算机网络通讯系统将信息传递到有关部门分析使用。

  A公司也使用Systems Applications & Products系统,简称为SAP系统。它是包括财富500强80%企业在内的遍布188个国家共232,000多家客户都在使用的企业管理解决方案的软件名称。这个软件的整体稳定性能高,给用户提供了高度集成的财务总账、销售明细账、采购明细账和管理信息系统。SAP公司的主要产品是SAP R/3,SAP R/3反映了其本身的功能,这里的“R”代表实时,数字“3”则表示三层的客户端、服务器构架(数据库层,应用层和显示层)。SAP R/3包含CO管理会计模块,FI财务会计模块,MM物料模块等九大模块。SAP系统功能强大,目前在同类产品中处于市场领导者的地位。

  3. 案例企业 SAP系统与POS系统的集成方式。为了能达到资源共享并充分发挥每个系统应有的功能,系统之间需要做好集成设计。通过系统与系统之间的无缝连接,可以使得企业管理人员能够获得准确、及时、完整的零售信息,使企业管理更加到位。在POS系统与SAP系统集成的构架下,每家店铺每天POS系统中的零售数据都会同步传输到SAP系统中,在此POS与SAP集成的基础上,总部财务人员根据SAP中的信息进行成本分析、存货决策、全面预算、店铺业绩考核等科学分析。   目前SAP与POS有4种主要的集成方式,每种方式的各有优缺点。企业在选择SAP系统与POS系统集成的方式时,应根据企业自身特点与需求,并充分考虑包括开发成本、技术开发难易程度、接口数据量大小、系统负载能力、系统响应时间等影响因素,之后确定企业认为经济适用的集成方式。A公司POS系统与SAP系统集成方案目前采用的是ALE/IDOC接口技术,即各店铺在POS系统中操作的数据首先会汇总至POS总服务器,然后通过中间数据转化系统将POS系统文件转换为可供SAP系统识别的IDOC中介文本,从而在SAP系统中自动产生销售订单、财务凭证等数据,同时,SAP也将主数据及配置数据比如客户信息、商品编码、价格等通过数据转换系统同步传入POS系统。POS系统与SAP系统集成过程中,从接口数据流向上来看,基本可以分为从SAP系统到POS系统 的下行(读取)数据,以及从POS系统到SAP系统的上行(写入)数据。目前案例公司POS系统与SAP系统之间采用的同步方式是每间隔8小时上行与下行数据进行同步传输。

  四、 案例企业现有管理会计信息系统存在的问题及原因分析

  1. POS系统与SAP系统数据同步不完整或重复的问题。A公司在系统整合过程中,目前遇到的最大的问题就是零售店铺POS系统中销售、存货变动等数据有时不能完整同步上传到SAP系统或者重复上传到SAP系统。目前POS与SAP系统之间采用的同步方式是每隔8小时上行与下行数据进行同步。每隔8小时,每家零售门店POS系统中的销售数据或者是存货变动数据都会汇总至POS总服务器,然后以一个一个数据包的形式通过中间数据转化系统同步到SAP系统中,形成SAP系统相应的销售信息或存货变动信息。但是有时候这些零售数据没有及时同步到SAP系统中,造成一家门店的一个数据包其中包含8小时内的销售或存货变动的信息都没有完成同步;有时候零售数据又会重复同步到SAP系统中,造成数据重复。

  2. 已发生数据差异无法被及时处理的问题。A公司几乎每家门店都会遇到在系统同步过程中产生差异的问题,同时也存在企业内部员工不能对已发生系统数据差异部分及时进行处理的问题,甚至很多历史系统数据差异一放就是好几年都没人去处理。

  A公司零售门店数量众多,每天销售量及存货变动数据量较大,往往以前发生的数据差异还没有查明原因并解决,新的差异问题却又产生了,日积月累,这样的差异金额就像滚雪球一样不断上升越来越大。以A公司2016年3月为例,具体差异情况见表1。

  3. 店铺系统中操作商品信息或数量与实物不一致的问题。A公司管理会计信息系统中的零售数据包括销售及存货变动等基础数据都来自于全国几百家零售门店。零售门店POS系统中记录的商品信息准确性对管理会计信息系统而言是非常重要的。

  目前A公司商品编码都是运用统一的格式,前6位数是款号,后3位数是代表颜色,再加上尺码信息。同样款式不同颜色的商品前6位数字是一摸一样的,关键就是后3位的区别;同样款式同样颜色的商品,款号色号都是相同的,关键就是尺码的区别。零售店铺在销售商品或存货发生变动时,当后3位颜色号或者尺码记录发生了错误,就会出现商品信息出现串色串码,造成POS记录与实物信息不一致的问题;当销售或存货变动的数量输错时,就会导致店铺POS系统中操作的商品数量与实物数量不符。

  4. 管理会计信息系统出现问题的原因分析。

  

  (1)数据同步时间间隔过长。A公司目前选用通过IDOC接口方式互传POS与SAP系?y数据,目前设置的是上行数据与下行数据每8小时交互一次。随着门店业务量的增加,8小时一次业务通讯同步造成了批量数据负载过大,一旦数据包因为任何问题卡在某个环节没有被及时发现,就会造成该门店整个数据包(包含门店8小时内的大量数据)无法同步上传到SAP系统,对该门店当天的数据信息及时完整准确性造成影响。尤其是月底最后一天,店铺营业时间至晚上22点,8小时一次数据同步会造成下午4点后的数据无法及时在月底同步上传到SAP,而是要跨月开账后才能传入SAP,对数据及时性造成了影响。另一方面,SAP下行数据,比如商品信息、客户信息等,8小时同步一次可能会造成当SAP中商品信息发生变化而POS系统没有及时得到数据,仍旧按照原先商品信息销售商品,也影响了信息的准确和完整。

  (2)系统缺乏数据传输校验机制。目前POS文件在同步上传SAP系统的过程中没有系统数据校验机制,店铺日营业结束后,整一天的数据分3个批次同步到SAP系统,但是每家门店每天的营业数据及其他存货变动数据是否及时完整通过数据转换系统生成IDOC文件同步到SAP却没有被校验,缺乏数据传输校验机制会造成POS系统数据没有同步或者重复同步到SAP系统的情况发生时,SAP系统没有做出任何提示,系统维护员因此不能及时发现问题并处理。

  (3)报错信息没有传递至信息接收者。A公司的POS系统与SAP系统在整合过程中用到了数据转换系统,该数据转换系统拥有将转换过程中报错信息自动发送相关信息使用者的功能,有很多已发生的系统差异最终都能在数据转换系统中找到对应报错信息。但是由于各种原因,报错信息没有及时准确地传递至相关信息使用者,就也是导致大批量的系统差异没能及时处理的原因之一(通过人工一条一条记录去核对,不仅慢而且容易出错)。

  五、 案例企业完善管理会计信息系统的措施

  1. 将下行数据改为实时同步,上行数据缩短同步时间间隔。POS系统与SAP系统在数据同步的时间上,考虑到数据量、实施性、系统负载等多方面因素,SAP下行数据由每日8小时/次同步建议改为实时同步,在POS与SAP系统主数据一致的前提下,POS同步上行数据就不会因为与SAP系统主数据不一致而造成数据包无法转换IDOC文件;POS上行数据可以由每日8小时/次同步建议改为每日2小时/次,由于门店销售量越来越大,同步时间的缩短可以提高门店POS系统与SAP系统的传输频率减少系统每次传输的负载量,即使某家门店的数据包出现了转换问题,也是2小时内的销售及存货变动信息无法同步上传,不至于整整8小时的数据同步出现问题。具体建议见表2。   2. 对POS与SAP两套系统传输数据进行校验。成熟的POS与SAP集成接口技术是可以进行同步数据校验的,A公司如今既然存在两套系统数据在同步上传过程中发生了数据不完整或重复上传的问题,就应进行系统间传输数据校验程序。当每一家零售店铺在每天结束营业后,门店POS系统的销售总金额应汇总至总POS服务器并上传SAP系统,同时SAP系统也应将每一家门店每天生成的IDOC文件总金额汇总,同POS上传的销售总金额对比并完成校验,当SAP系统完成检验后发现两套系统的总数据存在不一致的情况,就应该发出警示,只有进行了传输数据校验程序,信息系统管理人员才能在第一时间从茫茫数据中及时发现哪一天哪一家门店的POS总销售数据没有及时同步SAP系统,从而可以及时查找原因查看数据包在哪个环节出现了问题并及时修复,而不是等财务人员在账务处理过程中发现了问题才被动地进行检查。

  3. 及时、正确地传递报错信息。POS与SAP中间数据转换系统发出的报错信息,应及时传递至正确接收者。企业面对员工的换岗、离职等情况,要及时变动、更新及维护信息接收者的联系方式,使需要信息的管理者及时得到信息。

  4. 完善内部控制制。为保证管理会计信息系统的有效运行,公司还必须进一步完善内部控制制度。特别是在处理POS同步SAP系统过程中报错的SAP IDOCtor文件时,企业管理层必须明确各部门各岗位的职责划分,明确规定,在POS系统与SAP系统数据同步上传的过程中,只要没进SAP与SAP IDOCtor文件前发生的任何问题,应由IT部门同事承担系统检查、调查、处理的职责;当系统数据同步报错进入SAP IDOCtor文件夹时,应由订单部门同事主动负责查明订单信息报错原因并修正;会计部门的同事由于每天会核对店铺POS系统数据与SAP中的数据,当发现有差异的情况,应及时告知相应部门,追踪、督促相关部门积极配合查明造成差异的原因并处理。

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