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加强文秘工作与文书档案管理工作

出处:论文网
时间:2018-05-30

加强文秘工作与文书档案管理工作

  1 前言

  当前,中国的经济发展速度领先全球,受信息化时代的影响,很多工作之间都建立了一定的联系,这些工作相互协调配合,极大地提高了我们的工作效率。??中,文秘工作与文书档案管理工作借助信息化技术的支持,加强了两项工作的联系,促进了文秘工作与文书档案管理工作一体化的进程,是现代化管理工作的一大进步,体现了科学管理的理念,是我国行政管理现代化、规范化、便捷化的重要里程碑。为此,本文开展了以加强文秘工作与文书档案管理工作主题的探讨。

  2 文秘工作和文书档案管理工作的现状与关系探讨

  现如今文秘工作的日常任务就是相关人员在日常管理过程中,根据一定的工作规律或规范,按照相关的行事原则,将各种文件进行有效地处理,并明确的标明各个文件之间的关系,负有承上启下的作用,在单位里可以向领导提供有效的数据支持和重要材料,是很多领导工作中不可缺少的重要帮手。随着科学技术的发展很多的文件处理需要借助计算机的帮助,减少了人工的耗费,同时也提高了工作的效率和准确性。文书档案管理工作与文秘工作有很大关系,同样是处理相关的文件,但是它是建立在文秘工作基础上的,文秘工作人员将整理完整的重要材料移交到文书档案管理人员的手上,然后档案管理人员根据文件的特点和属性分门别类再进行妥善保存,方便以后工作中对相关文件的查找。在信息化技术发展普遍的时代,文书档案管理工作同样也离不开信息技术这一锋利的武器虽然信息化技术不能完全将档案管理工作进行无纸化处理,但是可以利用计算机帮助我们迅速找到自己想要的文件以及文件的位置,提供更加智能化、便捷化的服务。

  文秘工作与文书档案管理工作这两项工作都属于行政管理一类,这两者在工作上是相互沟通、辅助协调的关系,将这两项工作有机的结合起来是现代化办公的必要手段。文秘工作与文书档案管理工作在日常生活中都需要经常与文件打交道,文秘工作者是文件的创造者,而文书档案管理工作者是文件的守护者,这两者在工作中要不断地进行交流,因为一旦完成一份重要的文件或资料就要移交到档案管理室进行保存。以后若因为工作需要,文秘工作者还需要文书档案管理人员的帮助找到相关资料。由此可见,文秘工作与文书档案管理工作的质量相互影响着对方的工作质量,因此加强这两项工作统一化管理是现代化办公必要手段。接下来就让我们一起探讨如何加强对这两项工作的管理,提高办事效率。

  3 加强文秘工作和文书档案管理工作的有效办法

  3.1 树立一体化管理理念

  为了加强文秘工作与文书档案管理工作,首先需要树立一体化的管理理念,奠定这两项工作发展的基石。这两项工作在以前一般归属两个部门,他们总是各自工作,很少进行统一交流,这就使得这两项工作在交流问题上存在众多问题,降低了工作效率,但是也没有人想办法解决。因此我们要解决这个问题,首先要具有一体化的思想,有了这种思想我们才能根据这两种工作的特点与需求逐渐调节与交流沟通,达成统一共识,提高工作效率。

  3.2 规范管理工作

  因为我国行政工作发展时间较短,在很多方面存在着严重的问题。例如文秘工作中很多的文件没有按照相关的格式进行编辑,很多资料与附件不够完整,在整理时存在很多的错误没有纠正,甚至连公文的文种都不能够分清楚,使得文件的质量降低很多。另外在档案管理工作中也存在着很多漏洞,工作人员因为专业技能较差,使得很多宝贵的文件没有得到妥善保管,丢失了大量宝贵资料,由于办理程序不够科学,减缓了文件查找和归类速度,降低了工作效率。因此,要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况,合理规范工作秩序和要求,加强这两项工作的对接交流,提供更加优质的行政服务。

  3.3 借助信息化手段

  在这个大数据时代,很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持,因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。现代化科技能够保证能够保证档案管理工作的质量与效率,为文书档案管理工作注入一股新鲜血液,使档案管理在这个快餐时代永葆活力,实现他的价值。为了紧紧抓住这个时机我们应该建立一个信息化管理平台,建立信息收集、分类、查找等不同功能,方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流,收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台,是每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。

  3.4 培养专业人才

  在实际工作中,哪一项工作的发展都离不开人力的支持,专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率,更具有极高的职业道德和操守,利于部门之间的相互合作与交流,使部门之间一直维持有效的联系。以前很多文书职位的工作人员因缺乏职业素养,在很多工作中存在问题,同时因为不能重视自己的工作,在工作中懒散松懈,使得工作质量严重降低,给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中,专业的工作人员不仅能更快地完成工作保证质量,更便于这两项工作的顺利接洽,实现办公高效化和便利化。另外,在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议,当面对改革创新时,能够以专业的眼光看待问题,做出最合理的判断,推陈出新,保证工作的顺利进行。

  4 结语

  综上所述,我们已经深刻的了解到文秘工作与文书档案管理工作之间的紧密联系,在现实的生活中我们已经不能将这两项工作完全分开,为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起,坚持一体化理念,利用信息化网络平台,培养专业化人才,规范各项工作,提高人们的工作效率,能够在最短的时间内找到想要的资料,保证数据的准确性,为领导提供更准确的建议,实现部门利益最大化。

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