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电子政务与档案信息化建设

出处:论文网
时间:2018-06-24

电子政务与档案信息化建设

  档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有原始证据性价值的历史记录。档案的原始记录性确立了档案信息资源是最具真实性和凭证性的不可替代的信息资源。而在信息化的时代,电子文件的出现为档案工作带来了新的挑战。电子时代的档案管理也就是电子文件信息资源的管理,电子政务也是电子文件信息资源建设的一部分,因此研究电子政务与档案信息化建设息息相关,两者是不可分的。

  国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》,确定了电子文件的形式与管理标准。这个规范的颁布和应用,说明档案部门正在行使对电子文件、电子档案的管理权。档案部门在电子文件、电子档案管理等方面的作用说明,电子政务离不开档案工作的支持,只有重视和支持档案事业的发展,才能充分发挥电子政务的作用,才能实现政府信息资源的市场价值和信息增值。

  1 基础设施建设

  基础设施层包括网络基础设施和信息安全基础设施两部分。网络基础设施是为电子政务系统提供政务信息以及其它运行管理信息的传输和交换平台,它是整个电子政务信息的最终承载体,整个网络基础设施可以根据电子政务应用的实际需要划分为互联网、业务网、非涉密办公网和涉密办公网等。网络信息安全基础设施在网络基础设施所提供的信息传输服务平台的基础上,增加面向电子政务应用的通用安全服务,为电子政务应用提供了一个通用的高性能的可信和授权的计算平台,从而使电子政务应用系统能够以便捷而灵活的方式来构建自身的安全体系。

  《国家电子政务总体框架》明确了国家电子政务网络由“基于国家电子政务传输网的政务内网和政务外网组成”;“政务内网由党委、人大、政府、政协、法院、检察院的业务网络互联互通形成,主要满足各级政务部门内部办公、管理、协调、监督以及决策需要,同时满足副省级以上政务部门特殊办公需要”;“政务外网主要满足各级政务部门进行社会管理、公共服务等面向社会服务的需要”。

  2 信息资源开发

  从我国目前情况看,电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题,而档案信息资源的建设却长期得不到应用的重视。因此,实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发,共建高水平的基础信息资源库,是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。

  电子政务信息资源与档案信息资源的合作开发是有依据的。首先从内容上来说,两者在内容上有着重合性,档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息资源来源于政府部门在各种政务活动中形成的各种政务信息,它也是档案信息资源的来源之一,经过鉴定具有保存价值的政务信息就会转化为档案信息。因此,为了避免重复建设,实施两者的战略共建就是必要的。同时,档案信息资源和电子政务信息资源都包含纸质文件和非纸质文件两大类。在电子化时代,两者都面临着大量文件的数字化处理问题。信息数字化的任务让两者合作开发可节约大量的人力、财力和物力资源。

  3 资源整合与共享

  要真正实现档案资源的全面开发和充分利用,使之在信息社会中发挥更大的作用,最大程度上满足电子政务与社会公众对档案资源的需求,其根本途径就在于对现有的档案资源进行整合,走档案资源的全社会共享之路。电子政务环境下档案资源整合与共享涉及到社会的各个方面。如宏观层面上需要国家的总体规划与管理,给予政策的引导和法律的保障;中观层面上需要各级档案管理机构以及其与社会其它信息服务部门如图书馆、情报中心等的相互合作与协调,建立档案资源的整合与共享的保障体系与运行机制;微观层面上需要充分应用现代信息技术实现对档案资源以及档案资源与其它社会信息资源之间的充分融合,创建一个理想的信息资源共享环境与平台,为社会公众提供深层次的、一体化的信息资源服务。

  因此有人提出在电子政务环境下,档案资源整合与共享的实现形式就是建立基于网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统。这个系统包括四个方面:机关档案室电子文档一体化管理系统、档案馆档案资源管理网络系统、文献中心信息一体化管理系统和政府公众信息网络系统四个不同层次的信息资源管理系统。

  由此可见,电子政务标准主要由国家或行业制定,省、市、县一级要制定电子政务标准显然是不可行的,因此,在目前电子政务标准制定普遍滞后的情?r下,档案信息化建设可能存在应用系统或数据库建设与以后的国家标准不完全一致的风险,这是档案部门应该意识到的,也必须有所准备,必须在档案信息化建设中留有一定的余地。《国家电子政务总体框架》中已将电子公文交换、电子政务主题词表、目录体系与交换体系、电子政务数据元等作为重点制定的标准,档案部门要积极参与这些标准的制定,反映档案工作的需求。这样的话,我们在进行档案信息化建设的过程中,将有明确的国家标准或行业标准供使用执行。

  4 结束语

  在这个信息化的时代,信息资源决定了国家之间综合国力竞争的关键,信息资源的有效管理与利用等问题也就成为了及其重要的问题。电子政务和档案信息化应时而生,成为了国家信息化工作的重点,只有做好电子政务和档案信息化的工作,国家才有可能搞好信息化建设。也必须结合电子政务开展档案信息化建设,才能避免档案信息化建设与电子政务脱节的局面,才能让信息化建设更好地完成。

电子政务与档案信息化建设

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