高校档案管理的公共服务质量的优化问题的思考
高校档案中包含大量高校教学、科研、社会服务等方面的信息，档案公开的程度是衡量一所高校信息公开水平的重要标准之一。高校档案馆作为高校信息公开的重要窗口和主要途径，公开的内容公众是否满意，公开的方式公众是否接受，不但对高校信息公开整体绩效水平具有重要的影响作用，而且对档案事业自身发展也具有极大的影响作用。
沈阳工学院作为辽宁省知名民办综合性大学，在现代教育、科研、人文等诸多领域具有一定的地位。沈阳工学院图书与档案馆所保存的档案反映了沈阳工学院教育、科研、社会服务和文化传承等各方面的历史，是辽宁省民办高校的缩影。本文以沈阳工学院图书与档案馆为例，探索公共服务质量的优化方式和方法问题。
一、沈阳工学院档案管理的公共服务现状
1、公共服务能力弱
由于沈阳工学院的建校历史短，学校始创于1999年，全部建校历史，不足30年，另外经历过搬迁和整合，档案存量本身就存在不足的问题，因此档案公共服务能力相对较弱的问题是比较突出的。
2、提供公共服务职能的主体不明确
建校初期，档案管理工作由其他职能部门兼管，2011年初学校将档案管理工作与图书管理工作整合建立图书与档案馆，在此之前，没有专职档案管理工作人员，关于提供公共服务业务的整体规划目前还存在不足之处。
3、公共服务职能的管理规范不明确
目前，沈阳工学院档案部门提供对外公共服务的种类和对象并没有完整的管理规范，常规公共服务类事物以学生档案业务为主，其流程和规范较为完善，其他类公共服务较少，因此缺少完整的公共服务事物管理规范。
4、可以提供公共服务的档案资源利用率较低
以2016年为例，沈阳工学院查、借公共服务类档案资源总数不足300人次，这个数据一方面反应了档案总量不足的实情，另一方面也反映了档案工作宣传力度不足的问题。
二、档案管理的公共服务质量的优化问题的思考
1、积累自身资源、吸纳优势资源
沈阳工学院的建校历史短，校内资源的丰富需要长时间的积累，此部分资源的总量和增速是有限的，但随着数字化、共享化的信息化的发展趋势，公共服务职能可以拓展的外延及其广阔，自身的资源不足可以与其他优势资源开展友好的合作联络，为服务对象提供更广阔的服务范畴，合理吸纳优势档案资源，合理利用资源共享平台是提升公共服务能力的发展趋势，也是解决自身档案资源有限问题的根本途径。
2、整体流程规划和模块业务布局
结合档案管理工作实际情况，对档案公共服务业务的业务种类和业务关联进行规划和整合，使档案公共服务形成较为独立的工作流框架，该框架主体是通用流程，具体业务种类是主体框架流程的分支模块，利用此方法，既满足公共服务类业务的整体性，同时也可以适应多种业务模块流程的插入、修改、删除，主体框架业务是通用业务，多个职能部门可以共同输入，一方面降低了档案管理部门的公共服务业务的初步需求的工作接待量，另一方面也为用户提供了更多的档案利用需求的输入途径。档案管理工作人员分别负责具体功能业务模块，具体的人负责具体的模块，如此一来，档案公共服务的需求输入广泛、流程清晰，责任明确，工作效率将显著提高。
3、完善公共服务管理制度
针对公共服务类业务制定树形管理制度汇编，完善和修订原业务模块管理制度的相关内容，使其适应在业务入口一致的条件下，实现业务流程的相似性、通用性和模块性。依据此管理制度规范工作人员的业务流程和权利、责任。
4、加强档案工作服务职能的宣传力度
新时期民办高校档案部门应大胆改革现有的高校档案管理模式，服务意识由“被动查询”向“主动推送”方向转变，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，重视向档案公共服务职能宣传工作，充分利用各种渠道宣传档案资源的可用性，品类，组织档案公共服务宣讲，数字媒体推送、档案资源信息发布等，研究档案资源的开发利用方法，寻找公共档案资源受益群体，实现个性化宣传和推广，最终目的是帮助档案资源使用者了解档案存量和使用方法，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。
5、提高档案管理人员的专业水平
档案管理工作人员是档案管理工作直接参与者，也是服务质量的决定性因素，在实际工作中发挥着不可替代作用。因此这就需要将高水平、高素质的综合型人才纳入民办高校的档案管理队伍中。提高工作人员的档案管理专业知识及理论水平直接影响工作质量，因此，通过多种途径提高档案管理人员的专业水平是必不可少的，这就需要学校支持和鼓励档案管理人员外出学习，积极参加培训、工作交流活动。通过提升管理人员业务水平带动整体服务水平的提升。这需要档案管理人员开拓专业视野，关注先进技术和管理经验，同?r也需要学校加大对档案管理工作人员的工作的关注度，真正做到对管理人员的工作能力进行认可，并实行奖励机制，对工作状态好，工作能力强的员工进行嘉奖，提高职称，从根本上提高档案管理工作人员的工作热情。
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