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专业技术人员档案如何服务于人力资源管理

出处:论文网
时间:2018-09-21

专业技术人员档案如何服务于人力资源管理

  引言:

  专业技术人员档案是专业技术人员业务活动的集中反映,囊括其在业务学习、工作业绩、职称晋升与科研水平等方面的信息。加强专业技术人员档案管理,不仅有助于使人力资源管理部门将专业技术人员进行合理任用与管理,同时也可以将其中的专业领军人物发展为单位储备人才,促进单位的可持续发展建设。

  一、专业技术人员档案的主要作用

  (一)日常管理

  在企事业单位的日常管理中,专业技术人员档案是单位员工办理工资调整与职称申报等工作的主要依据,不仅关系到养老保险、失业保险金的缴纳工作,更关乎员工的大病医疗统筹与退休年限计算,为员工各项材料的证明提供重要参照。

  (二)职位晋升

  专业技术人员档案为各级领导部门的科学决策提供重要依据,详细的反映了个人的学习状况、工作经历、道德品格、工作业绩以及专业特长等综合信息,为人力资源管理部门完成管理活动提供了具有借鉴价值的文件资料,系统、全面、真实的反映了个人的专业技能。在单位内部进行干部的选拔、考察与任用时,专业技术人员档案是极为重要的参考资料,关乎到干部选拔是否科学正确,甚至对于单位的未来发展与管理都会产生深远的影响。专业技术人员档案的健全建设,有助于加强人力资源管理部门对专业技术人员的正确培养、合理使用,推动人事部门工作职能的进一步完善。

  (三)文化传承

  党的十八大会议报告指出,要“建设优秀传统文化传承体系,弘扬中华优秀传统文化。”专业技术人员档案是个人历史真实完整的记录,记录了个人经历等内容文件材料,发挥着凭证、依据与参考的作用,同时也是人类文化活动档案的重要组成部分,将其中有保存价值部分作为档案留存,使之贮存和积累下去,对于中华民族文化传承具有重要意义[1]。

  二、专业技术人员档案服务于人力资源管理的具体措施

  (一)提升管理意识,深化制度保障

  长久以来,许多人缺乏对专业技术人员档案管理工作的深入理解,导致档案管理工作备受忽视、无人看管,造成档案存在断节问题。许多技术人员的资料不全、归档无序,当人力资源部门在办理专业技术人员的聘任手续时,常常无法找到相关的任职文件与评审表等资料,造成工资发放问题无法落实,为人力资源管理增添了极大的难度。因此,首先需要从制度层面加以保障,将专业技术人员档案的查阅与借阅制度建立健全,明确注意事项,为档案管理工作的实行提供理论依据。其次,专业技术人员档案服务机构应充分发挥其工作职能,强化专业技术人员与其所在单位的内在联系,及时做好档案材料的收集与汇总,完善、充实档案的内容。在进行档案材料收集时,务必要经过详细的甄别与实际确认,确保材料具备真实性与即时性。并且在进行档案整理的过程中,一定要确保档案的完整性,在多方监督下共同完成,避免档案材料出现丢失或内容被擅自更改等问题。经专业技术人员本人签字确认或由单位盖章后,方能归入档案系统,具有实效性。

  (二)加强信息化建设,提高档案有效性

  以往在专业技?g人员档案的储存方面,通常都以纸质文件作为存贮的介质,而纸质档案在存储的过程中极易出现磨损与变质问题,不仅增加了档案丢失的风险隐患,更提高了档案管理的运营成本,耗费大量档案查阅时间。伴随计算机技术的推广与普及,如今档案管理工作也朝着信息化方向迈进。因此,专业技术人员的档案管理也应该利用计算机技术,建立网上的档案信息管理系统,实现信息采集、确认、生成、归档、管理和利用的全过程管理,实现智能化、系统化与自动化,最大程度的缩减人力资源管理部门以及相关工作人员的劳动负荷量,提高人力部门的工作效率[2]。

  (三)强化多方合作,实现动态管理

  由于专业技术人员档案具备专业性、连续性与动态性的基本特点,因此其档案管理也应当在多方合作下共同推进。首先,专业技术人员自身要具备个人材料的管理意识。作为个人业务档案的主体对象,专业技术人员应当以档案管理者的归档要求为参照,注重在日常生活中完善档案管理意识,将个人在专业工作中撰写的论文、著作以及科研申报材料等进行记录,向其主管部门进行登记备案,随后再将材料及时上交到档案室,经档案管理人员的签字确认后再进行各类报销手续的办理。其次,相关业务主管部门应当完善材料管理意识。各职能部门在日常业务活动中,需要将活动中的培训与考核等资料进行统一的收集,定期向档案部门移交,年终考核时应当以档案部门的备案情况作为考核依据,既能确保档案的完整性,也使主管部门能够对其领属的专业技术人员的学术成果、工作能力有充分的掌握与了解。最后,加强档案部门与人力资源部门的有效对接。当专业技术人员或各业务主管部门将信息移交给档案管理部门时,档案部门应当按照技术职称进行排序与分类,做好整理、补充、保管工作。同时,档案部门应当与人力资源部门做好沟通工作,确保个人专业信息具备完整性与实效性,能够为人力资源部门的档案需求提供详尽充分的数据支撑与信息参照,从而为人力资源部门针对专业技术人员的管理增添极大地助益,提升人力资源管理部门的工作效率。

  结论:

  总而言之,专业技术人员的档案管理能够为相关单位提供详实的数据参照,促使人力资源管理部门对于各类专业技术人员的业务水平与工作能力进行全面的了解,结合实际状况开展有针对性的专业培训与考核,完善其专业技能与综合素质,促进专业技术人员工作水平的不断提升,提高单位的核心竞争力。

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