高职院校教学档案管理初探
高职院校的教学档案，是指学院在教学管理和教学实践活动中形成的，对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用的，按一定的立卷、归档制度分类整理、储存保管起来的文字、图表、照片、影片、录像带、录音带、软盘、光盘等以不同载体形式储存的历史记录总和。
科学、系统、规范的教学档案对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法，提高教学质量，有着十分重要的意义。在学院建设发展、管理创新中发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重要作用，在主管部门对高职院校各种评估中发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据、准确诊断的工具等关键作用。
1 高职院校教学档案的特点
（1）记录的成套性。教学档案是高职院校在教学、科研活动中形成的一套有工作对象、工作任务和工作效果的完整记录材料，具有鲜明的成套性。从每一届新生的招收到学生毕业的大循环过程中，有规律地形成了各种材料，这些档案材料都有一定的程序衔接、相互制约的内在关系。
（2）时间的周期性与交叉性。档案管理强调时间的特性，往往以日历年度来划分、排列和管理。教学活动是一种以学生学历教育培养为目标的周期性活动，因此在划分上与其他档案有所不同，一般采用日历年度、教学年度（学期或学年）和学制周期相交叉结合的形式来整理归档。教学档案归档时间的交叉性增添了教学档案管理的复杂性和管理人员的工作量。
（3）来源分散性。教学档案是由教学文件材料转化而来的。教学文件有的来源于上级主管部门，有的来源于教务处、学生处等教学管理部门，有的来源于系、部、教研室等教学单位，有的来源于从事教学活动的教师。
（4）内容的原始性、专业性。教学档案是教学工作、教学活动最详实、具体、权威的反映，同时，同一专业的教学档案，是由不同课程的教学人员分别展开具体的教学工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成过程又反应出很强的专业性特点。
（5）载体的多样性。教学档案不仅内容丰富，而且载体形式也呈多样化，主要以纸质为载体，同时还有电子的、影像的图表、照片、录音带、录像带、幻灯片、奖杯、奖旗以及某些有价值的实物、标本等，并且各种载体的尺寸、厚度、包装等形式多样，增加了整理归档和管理的难度。
2 高职院校教学档案的收集、鉴定与利用
高职院校要把教学档案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，应把握档案收集时间。从高职院校教学档案的特点可以看出，教学文件材料的形成，主要是以教学年度或学制年度为周期形成的。教学文件材料的收集、归档时间，以选在每年的十月前后为宜。
其次，归档的教学文件材料均应是原件，规格相对一，签字手续完备。在收集完教学档案材料后，还需要对教学档案进行鉴定。高职院校教学档案鉴定就是档案管理人员按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别、处置和整理的过程，是教学档案工作的中心环节。
高职院校根据本学院教育工作任务和教学活动形成材料的实际情况及它们的使用价值，参照国家档案局、教育部的有关教学档案管理规定，拟制本学院的教学档案归档范围和保管期限。按照教学周期定期收集各类教学档案并进行归档鉴定，主要是检查教学文件材料的完整性、准确性、真实性，有关的材料审核手续必须完备。
3 高职院校教学档案管理工作现状与解决对策
（1）教务档案管理工作现状
由于高职院校成立时间不长，相对缺乏经验，所以教务档案管理中存在不少问题:一是部分教师和档案工作者档案意识不强。二是档案作用不明显。三是档案管理的信息化程度不高。
(2)对策与解决途径
①转变观念，认识重要性。
高职院校需要从加强宣传入手，着重在健全与创新管理体系、强化制度建设和管理人员培训、档案管理硬件和软件建设上下工夫，确保教学档案管理的规范有序，提高其效率。
②拓宽教学档案的编研内容，开发多种教学档案信息服务，提高教学档案的利用率。
随着教学档案需求用户的增加，档案管理工作者要打破传统保守的观念和求稳怕乱的安逸思想，积极创新，开拓性地开展档案利用服务工作。档案部门应充分利用教学档案所蕴涵的原始信息，有针对性地进行档案信息编制,除了编制常规的检索工具外，还应积极编写各种教学档案资料汇编，选取更多的、有价值的教学信息资料，满足利用者对教学信息资源的各种需求，提高教学档案的利用率。
③利用现代化管理技术，开拓多元化利用渠道。
实现档案信息数字化和网络化需要从以下几方面入手：一是已有档案目录数字化，建成目录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体化管理前，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库；三是对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息。逐步实现教学档案辅助立卷、目录编制、数据统计、电子归档，使教学档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高教学档案的利用率。
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