谈建设工程项目档案收集
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4117（2011）08-0090-01
建设单位是工程建设的行为主体，是第一责任主体，工程建设项目档案对建设单位而言,如何把从工程立项、工程勘察设计、工程招投标、土建施工、安装工程及工程竣工验收过程形成的文件材料收集齐全一直是一个难点。
一、加强领导、争取支持、协调各部门共同管理
（一）加强对档案管理重要性的认识。工程档案工作性质决定了档案在一个工程项目中的地位。档案工作是一个默默无闻的岗位,不像其他科室业务人员工作业绩出的快、看的见。多数人会认为，档案工作没有技术含量，而且很少会引起领导的重视，会处于被忽略甚至是被歧视的工作岗位，这种片面的认识对建设项目档案的收集工作往往会产生诸多不利影响。
（二）加大宣传力度，增强法律意识。档案人员要积极宣传档案法律法规和有关规范性文件、制度,提高单位全体人员的档案意识。多向领导汇报工作,请领导帮助解决工作中的难题,积极参加工程业务学习、例会和技术交流，取得领导和大家对档案工作的理解和支持。
（三）改变工作方式。档案工作大多归属于办公室,既是档案员也是办公室工作人员还要做些其他的工作，比如：打字、收发文件、接待、兼职技术员等,专职档案工作人员少,要求我们经常深入工程现场、到建设工程第一线，掌握第一手资料，从源头上加强管理，保证档案资料的原始性、真实性。
（四）提高档案管理水平。档案质量是工程质量的重要组成部分,建设项目档案具有其独特性，主要体现在以下几个方面。其一技术的综合性、内容的专业性及成果的成套性；其二具有广泛性的形成领域、记录形式多样化、文件材料多、竣工图编绘量大；其三，建设周期长，管理具有动态性，利用具有时效性等诸多显著特点，档案管理水平反映着工程建设项目的管理水平。因此要提高全员的档案意识,加强领导、争取支持、解决收集工作遇到的现实困难。档案的收集应体现全程跟踪收集和管理的原则，实现各部门共同管理。
二、建立各项档案管理制度、制定档案管理网络
（一）归纳档案收集的范围：1、建设工程项目档案主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图。设计单位、监理单位、施工单位将形成的档案在工程竣工后向建设单位移交，建设单位将这部分档案收集齐全后，经过整理后向主管部门和市城建档案馆移交。2、建设单位应依据工程档案分类大纲和有关国家规范，制定本单位的分类大纲并且依据这些规定进一步细化。以建设工程“建设程序”、“建设阶段”、“建设时间”等关键分类标准进行分类,并要详细注明文件的份数要求、形成部门等重要信息，责任到科室到责任人。归档范围、责任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主动跟踪收集。
（二)落实各参建单位及部门职责：1、建设单位是工程档案的主要责任单位，是工程文件收集的管理者、组织者和实施者。2、在同各部门、单位签订合同书时要明确要求各参建项目负责人及各项工作具体经办人负有建设工程项目档案的收集、整理是的基本职责。3、各参建单位对工程负责，不仅仅是指对工程建设负责，还有负责建设工程的工程档案工作，从工程立项开始就应该注意按照规定进行收集，重视工程文件的收集工作，在各工程的项目部、施工现场都要委派一名专兼职档案员负责现场管理资料的收集工作，并按档案管理办法的规定向档案室移交。4、在建设节点（工程项目结束、告一段落或完成某一阶段），各工程项目负责人及业务经办人负责组织收集、整理相关文件,并交档案员进行归档。5、一般而言，建设项目档案的收集可在项目完成时进行，对于建设周期长、建设文件数量多的项目，为避免一次性收集整理工作量过大等弊端，可以采取阶段完成或子项完成时进行收集；特殊情况下，对于某些因故中断或暂缓建设的项目，由于这些资料具有很强的追溯性和参考加之，要特别注意及时收集那些已经产生并积累的文件材料；此外对于建设工程项目中经济性、保密性强的文件资料为防止外泄应建立随时归档制度。
(三)归档文件的质量要求
1、工程资料中的编制单位、日期、页码标注准确，文件题名表述清楚完整，应包工程名称、专业名称、文件的内容等必备要素。
2、需盖章的归档文件，公章要清晰，且公章不能盖在没有正文、只有编制单位和日期的页码上。
3、在各类重要文件（例如合同、协议书等）签字时，各方法人代表或项目负责人签字要正规。
三、掌握建设项目档案收集的方法
（一）建设单位在与设计、勘察、施工、监理等各参建单位签署各类合同、协议时,必须明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，并以此作为尾款结算的主要依据。
（二）立项前期，档案人员负责与项目前期各业务经办人员进行档案收集工作培训，详细说明归档资料的质量、数量要求。
（三）工程开工后,建设单位档案人员及时对各单位档案专兼职人员进行业务培训，重点说明如何收集、整理、移交，以及档案质量和数量要求等事宜。
（四）在施过程中，建设单位项目经理、监理单位现场监理人员应经常检查收集情况。
（五）工程竣工后，要按照归档文件的质量要求，对档案进行验收工作。
建设工程档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,只有加强建设项目档案的管理工作,才能将工程档案工作收集好、整理好、保管好。
作者单位：山东省枣庄市城市建设档案馆
