工程竣工档案特点及收集工作中问题
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4117（2011）06-0258-01
工程竣工档案是现代城市建设的重要组成部分，它是工程产品质量评定的依据，也是反映工程内在质量及管理、维修和鉴定的凭证。正由于有其与众不同的特性，在档案收集中的经常出现各种问题，要处理好这些问题，克服其中困难，就要有相应的应对措施。下文对此进行了探讨。
一、工程竣工档案的特征
各类档案都有各自的特性，而工程竣工档案却具有其他档案不能比拟的独特的一面，主要可归结为以下几个方面:
（一）长期性。由于工程竣工档案反映工程建设全过程内容，而一个建设工程项目从研究决策开始到建成使用，往往需要几年，有的甚至十几年才能完成。因此，档案文件资料收集管理工作也将从开发建设决定的第一个文件产生开始，并紧随工程建设全过程。即使工程建成使用，也并不意味着这项工作的完结，只有当房地产权属登记、工程决算审价和所有文件资料整理归档完成后才算基本结束。
（二）复杂性。这里包含三层内容:一是管理人员不确定性，建设、施工、监理等单位通常没有项目专职资料员，各类文件资料往往由各个项目经办人保管，有的经办人还多次更换，如此几经转手.长此以往，档案文件资料不失即损。二是来源多头性，档案文件资料不仅来自建设、勘查、设计、施工、监理单位本身，还有各个工程建设行政管理部门、专业配套部门以及其他许多相关单位，集道不一，形式多样。三是整理标准多样性，一项工程建成后，必须通过各个管理部门检查验收或登记备案方能投人使用，而文件资料的检查是必不可少的内容。但是对档案收集和整理的标准并不一致，再加上建设单位留存档案和移交物业管理档案，这样，一套档案就要一式多份并整理形成形式各异的档案。
（三）多部门性。一套竣工档案文件资料主要产生于建设、设计、施工和监理单位，但还有许多是来之于各个建设管理部门或机构，如计划、城建档案、地名、消防、环保、市政交通、市容环境、园林绿化、住宅使用许可、房地产、质监安检等。
（四）多载体性。具有明显个性特征的还在档案载体方面，每个竣工档案不仅有文件、图纸，常常还包含反映与工程建设同步的工程照片、专题录像、专题光盘、缩微胶片等声像类档案。
二、工程竣工档案收集存在的问题分析
由于工程竣工档案具有时间跨度长、产生文件资料的部门众多等特性，因此从一开始就决定了在档案收集过程中的问题，要收集一套完整的符合标准要求的工程竣工档案(尤其是要求建设单位留存的)存在相当的难度，如不予以足够重视就会造成档案资料缺损。
现就一些档案资料在收集中可能遇到的突出问题列举如下:
（一）有关领导和单位对工程竣工档案的归档工作重视不够。虽然档案法已经实施多年，但由于宣传工作不到位，部分单位领导和部门对档案管理工作缺乏正确的认识，更谈不到重视，他们认为只要在工程竣工验收时质量合格就可以拿到验收合格证，竣工资料的移交、档案的及时归档都不重要，这就给原始资料的归档保存带来了极大的困难。.
（二）缺乏行之有效的管理法规，具体的管理措施难到位。《建设工程质量管理条件》中明确规定了城建档案管理是建设工程质量管理工作中的一个重要组成部分，但是由于缺乏配套的档案管理法规，多年来一直存在着重点工程、市政工程的竣工档案收集难、归档难、管理难的现象。
（三）企业高层涉秘文件的收集难。由于有些资料涉及境内、外，缺乏合理统一的管理体制和方式进行管理，加之档案载体的多样化，如电子、数字、虚拟档案等多样化的发展趋势，使得完整的归档工作更加困难。
（四）初步设计文件的收集难点初步设计文件(包括方案、扩初)是在施工图设计之前产生的设计资料，是规划项目审理时一般都会经历的过程性文件，这些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有时建设单位为此付出高昂代价)。然而，一旦施工图设计被确定.这些漂亮的文本即刻被搁置冷落，有时由于资料员不知如何编制归档，从而极易造成这部分档案缺失。
三、对策
一是法律法规要加以完善严谨。尽管现行有关竣工档案的法律法规已成体系，并对竣工档案收集归档利用有明确规定。但是，在某些内容的提法上还不够严谨。二是要深入现场面，当面指导。要做好调查研究工作，了解工程的规模、承建单位完成工期、施工进度等情况，对其施工的各个环节包括原始记录、检验记录、交工验收和鉴证、施工图的编制等进行检查、督促和指导，同时由于一些重点工程规模大，所涉及的专业多、施工队伍多，更要依据相关条例规范仔细检查。三是要严格管理、力求规范化。要严把工程项目竣工资料初验合格证关，对不合格的竣工资料，经整改仍然不合格的，一定要坚持不予发放；还要根据竣工档案的具体存档要求，制定量化档案入库标准，以确保竣工档案及时进行验收和移交。
结束语：工程竣工档案固然有其特定的特点其问题，但是总会找到特定的解决方法。本文所述仅仅是一些粗浅想法，并非完全正确。只要有社会各界的重视，各级领导的关心支持和所有档案工作者的共同努力，一切问题都会迎刃而解。
作者单位：河南省工程咨询公司
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