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如何加强企业现金管理的内部控制

出处:论文网
时间:2018-10-20

如何加强企业现金管理的内部控制

  

  货币资金既是资本运动的起点, 又是资本运动的终点。现金流动性强,具有同其他经营业务的广泛联系性; 国家宏观管理要求严格。在经济活动中,由于单位内部控制制度不健全,现金管理混乱,随收随支、白条抵库、乱存乱放等现象导致现金流失,引发出公款私存、行贿受贿、贪污、挪用、私分钱物等一系列经济问题。企业根据货币资金业务的特点, 结合企业自身的经营管理实际, 设计一套切实可行的现金管理控制制度和核算方法, 对货币资金实施严密的管理,可防止不必要的损失, 从而更有利于单位货币资金的管理和控制。

  

  1企业现金管理中存在的问题

  

  在经济活动中,由于企业内部控制制度不健全,导致企业现金管理极为混乱,存在诸多如随收随支、白条抵库、乱存乱放等在内的一系列现象,导致现金流失,随之引发出私存公款、行贿受贿、贪污、挪用、等一系列经济问题。

  1.1将特定用途资金据为己有或挪作他用。企业的相关人员,利用职务之便,将各种货币资金据为己有或挪作他用。

  这些行为对企业的危害很大,会造成收入流失,导致企业资金缺口, 当数额累计达到一定程度还可能导致企业破产,同时还会产生腐败问题。

  1.2虚报费用。企业相关人员通过虚开发票和假发票从而虚报费用。在企业费用列支过程中,相关人员通过虚开发票和开假发票的手段虚报费用,这种行为的直接后果是使费用和成本增大, 利润减少甚至出现负值, 间接后果是使资金预算和管理出现混乱, 扰乱财务秩序, 严重时使企业文化丧失。

  1.3擅自挪用企业资金。主要是企业的相关人员不按照国家法律法规和企业相关制度的规定,通过上下级之间的勾结,将有特定用途的资金挪做他用。这种现象多发生在内部控制制度不健全、缺乏有效的相互牵制机制、财务混乱的企业。挪用资金通常伴随着“账外有账、账外托管”现象, 而且同时伴随着贪污腐败。

  1.4存在白条抵库的问题。白条抵库就是企业相关人员用不符合有关手序和规章制度的凭证(即白条) 抵充现金。这种行为不仅会导致单位对现金的收支控制失控, 资金相关账户账实不符, 各项规章制度形同虚设, 还会让一些不法分子混水摸鱼,损害公司利益, 滥收滥支和贪污腐败。

  1.5超额存放现金。现行会计制度规定, 现金要“日清日结”,银行存款要“日清月结”。企业在进行现金管理时, 要根据资金往来的情况, 制定合理的库存现金限额, 库存限额一经核定,要求企业必须严格遵守, 不能任意超过, 当现金超出一定的限额时, 要及时转存银行。单位违规超额存放现金, 会引发盗用现金的可能性, 也会引发“小金库”等现象。

  

  2 现金管理的内控制度不能有效发挥作用的原因

  

  企业现金管理的内部控制失效的原因是多方面的,具体列举以下几个方面的原因:

  2.1企业的内部控制体系还不够完善。

  现今, 一些企业对建立内部控制制度还不够重视, 内部控制制度的建设很不健全,而且有关的内容设计很不合理。例如在不相容职务相分离原则方面, 某些企业在编制人员不足的情况下,并没有增配有关人员, 就使得一名财务工作人员不得不身兼数职, 这样就使其对现金管理业务的某些环节拥有绝对处置权。如果类似这些行为得不到有效的监督, 就很容易造成管理上的漏洞。

   2.2企业领导或主管人员滥用职权。

  企业的相关领导和主管人员根本无视内部控制规章制度, 将自己的行为凌驾于内部控制制度之上, 必然会使企业业务经办人员屈从于外部压力, 绕过必要的程序和环节, 违规办理业务, 致使内控制度不能发挥应有作用,导致其失效。

  2.3 企业的具体业务经办人员素质偏低。

  如果企业的业务经办人员安排不当, 不具备相应的管理知识和能力以及较高的思想道德品质,也会影响内控制度效力的有效发挥, 不能及时杜绝风险的发生。

  

  3 加强企业现金管理的内部控制的对策

  

  为了确保现金的安全、完整,预防发生一系列的经济犯罪,必须加强对现金的严格管理,比较好的的方法就是加强其内部控制,企业可以从以下几个方面加强对现金管理的内部控制:

  3.1首先是加强企业相关人员的管理。企业的相关领导人员和主管人员应深入领会内部控制理论,树立良好的法制观念,坚持依据法律、法规办事,为会计人员创造一个良好的工作环境

  3.2建立现金管理的不相容职务相互分离制度。不相容职务相分离制度是内部控制的基本原则、基本方法。货币资金业务内部控制的基本要求是实行钱账分管, 将经营货币资金业务的人与记录这些业务的人分离。

  职务分离制度包括以下几个方面的内容:企业会计人员负责登记企业的分类账、复核收支原始凭证以及编制收款、付款记账凭证, 同时还要负责企业票据的保管、发放, 领取银行对账单及编制银行余额调节表;单位负责人应负责审批收入和支出的预算、决算及各项支出,其中重大支付应集体审批;出纳人员需负责货币资金的收支和保管、收入和支出原始凭证的保管和签发、现金及银行存款日记账的登记;财务或会计主管应负责收入和支出凭证和账目的定期审计和现金的突击盘点以及银行账目的定期或不定期核对检查, 保管和使用单位及单位负责人印章;电脑程序设计员只需要负责程序设计和修改, 不能够负责程序的操作。这就是不相容职务相互分离的基本内容。

  3.3控制保管货币资金。实行货币资金控制保管可以有以下方式:除出纳员外,其他包括单位负责人在内的人员,不经单位相关领导特别授权,不得干涉货币资金收付和保管, 且不得直接接触货币资金; 严格实行库存现金限额制;企业的出纳员要经常性的对企业的现金日记账和自己所保管的现金进行核对,与会计核对账目,以确定是否相符;企业内实行现金定期突击盘点和并与银行进行对账的制度, 及时发现和处理内部存在的问题;对企业所有应收,应付款原始凭证事先连续编号,处理时按顺序使用, 一次复写, 对于作废的原始凭证必须加盖“作废”章并要妥善保管。

  3.4加强对库存现金的管理。按照有关规定企业的库存现金必须保持在规定限额以内, 当天收到的现金应及时送存银行, 若因特殊情况当天未及时送存的现金应存放在保险箱内,企业不得坐支现金收入。相关负责人应对企业库存现金进行定期的检查或不定期的抽查,出纳员必须做到库存现金“日清日结”。

  3.5对货币预算进行控制。资金预算控制是指企业根据以往经验,利用事前的预算,对货币资金实施管理和对企业的业绩进行控制的活动。主要是指通过事前编制货币资金预算,事中对货币资金预算执行控制、事后对货币资金预算进行评价和奖惩的控制系统。准确资金预算编制可以保证企业货币资金流转畅通, 改进企业货币资金的利用效益和经营业绩。一般企业货币资金预算的编制与货币资金处理和记录相分离。在货币资金预算编制完毕之后, 企业的财务总监应负责并监督预算的执行情况, 对经营过程中实际收支与预算之间存在的差异,仔细进行分析, 必要时采取措施来调查实际情况。

  3.6 实行定期轮岗制度。对企业负责现金管理和控制的只要业务人员应该实行定期轮换岗位制。通过此种方式,及时发现有关人员的徇私舞弊行为,减少企业现金管理过程中产生舞弊的可能性。

  3.7加强现金管理收支控制。对企业发生的每笔业务收款都要开票,尽可能使用银行转账进行结算, 出纳人员收取的每笔款项都应在收款凭证上加盖“收讫”章,对于发生的现金结算款项应及时送存银行。企业要尽可能采用集中收款方式, 对于分散收取的款项应及时送交本单位的出纳员,不得企业发生的坐支销货款。企业发生的每笔支出都要有相关负责人的审批、财务或会计主管审核、会计人员复核,支付每一笔款项都应具有相关的凭证和审批手续为依据,并在付款凭证上加盖“付讫”章。对于现金的用途要严格按照国家规定,并要求分工负责支票签发和印章保管。

  

  4 总结

  

  综上所述, 只有根据自身实际, 建立与环境相适应的、完善的内部控制体系, 并且由具有相应专业能力和职业道德的人来执行这些制度, 才能达到加强货币资金管理、杜绝资金安全问题发生的目的。我们必须及时根据外部或内部环境的不断变换而对货币资金内部控制制度进行适时的修订, 以适应不断发展变化的新情况、新问题。否则, 旧的内部控制制度可能不再适用, 相关的内部控制要么被削弱, 要么就失效。

  

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