公共图书馆视听资源的管理
【中图分类号】G251【文献标识码】A【文章编号】1005-1074(2009)05-0016-02
Public library audio-visual resource management
――Taking Dongguan Library as an Example
Peng Kangtong
(Library of DONG Wan,GUANG Dong,DONG Wan,523071）
【Abstract】 Described the Dongguan Library Electronic Services Area’s management and lending problems of audio-visual resources,combined with practical work experience, provide a way to manage the audio-visual resources and improve the lending services.
【Keywords】Audio-visual Resource;Lending Services;Resource Management
在现代信息快速发展的时代，图书馆的文献资源载体形式日益丰富多样。视听资源（包括视听制品和机读资料）是指以磁性材料和感光材料作为存储介质，记录声音和图像信号的一种文献形式，作为一种新时代的新载体文献，已经成为图书馆的馆藏文献中不可缺少的一部分[1]。
1视听资源借阅的现状
东莞图书馆根据视听资源的特点，将视听资源和随书光盘加以区别，分开进行科学管理。随书光盘与图书一起放在图书借阅室，本文不作详细讨论。而独立的视听资源资料（如电影、连续剧等），是存放于电子服务区（电子阅览室），全部光盘和光盘盒一起闭架对外提供借阅。
电子服务区是东莞图书馆一个重要的服务窗口，集中了互联网、文印、视听、IT图书报刊杂志阅览等服务，其中一个重要的服务内容就是提供视听资源的借阅。电子服务区配置有光盘视听设备，光盘柜存放光盘，读者可凭读者证进行借阅光盘，可借阅回家欣赏或在电子阅览室的视听区进行观看。
采编部采购回视听资源后，将对其进行编目加工。加工时，在光盘上贴上唯一的条形码，而在光盘盒子贴上相同的条形码。一种视听资源，内有多少张光盘，就在该套视听资源的外包盒子上相应地贴多少张条形码，并在盒脊的下端或中间位置贴上索书号。然后在图书馆集群管理系统中将光盘的存放地点典藏到电子服务区。电子服务区接收光盘后，根据CD、CD-R、VCD、DVD的载体格式不同，按其索书号顺序排列，把光盘和光盘盒一起摆放在闭架的光盘柜上。
读者在检索机上查询所要借阅的光盘，或在光盘柜前进行查看，将光盘索书号和光盘名称记下来，交与工作人员。工作人员根据索书号，到相应的柜子里取出光盘，然后在图书馆集群管理系统中登记借阅信息即可。
读者归还光盘时，经图书馆集群管理系统处理后，找回原来的光盘盒子，然后再按索书号放回相应的光盘柜。
2视听资源借阅存在的问题
东莞图书馆自2005年9月28日新馆开馆以来，对读者开展将视听资源对外实行借阅服务，内容包括了教育培训、企业管理、体育运动、生活百科、电影、电视连续剧、动画片等各方面，内容十分丰富，并且每月都增加新采购的视听资源。因此，如何改善和加强对视听资源的管理与借阅，成为东莞图书馆急需解决的问题。自从开展视听资源的外借服务以来，越来越多的读者开始关注电子服务区的视听资源，借阅量也不断增加。从最初实行借阅服务开始种类只有6六千余种，2.5万余张，平均每天借阅136张次。
面对日益增加的视听资源和读者借阅量，目前电子服务区的视听资源的管理模式和借阅服务方式，还存在着以下三方面的不足[2]：第一、视听资源在编目加工时，原装光盘盒上贴着与光盘相同的条形码，这是为了与分开的各片光盘保持一致，但这样一来反而把光盘盒封面的相关内容给遮盖了。特别是多张光盘的一套视听资源，往往整个原装盒的外表都贴满了条形码，使得无法从光盘盒的封面了解光盘的具体内容，同时也影响了美观。第二、视听资源的闭架借阅，读者只能透过光盘柜玻璃窗看到视听资源名称等部分内容，无法很直接得到光盘其它详细资料，从而导致许多读者拿到光盘后，才发现不是所需的光盘，增加了工作人员的工作量，同时，也对读者产生了许多不便。第三、光盘归还后，需要在图书馆集群管理系统中根据光盘条形码查找相应的光盘的索书号，然后再根据索书号找回光盘盒，把光盘装回光盘盒后摆放回原来的光盘柜。手续比较繁琐，无法直接找回光盘盒。
3改善视听资源管理方式和借阅方式
随着馆藏视听资源的增加，以及受到越来越多读者的喜爱，对视听资源更为科学的管理、对视听资源服务方式的不断改进就显得非常重要了，以便让读者更快地、更好地借阅到所需要的光盘，最大限度地满足读者的需要[3]。
在实行光盘外借以后，电子服务区的工作人员就一直在思考着怎样更好地管理光盘和更方便读者查阅。经过一段时间的摸索，在过去借阅工作经验的基础上，总结了出一条行之有效的方法，那就是：光盘采用独立光盘软盒封装，继续实行闭架，而将光盘原装盒全部开架，让读者根据光盘原装盒的内容介绍等详细资料自行比较、挑选所需要的光盘，这一方式非常奏效，深受读者欢迎，也缓解了工作人员的工作压力。而在实行光盘原装盒开架方面，最需要解决的是光盘防盗和光盘原装盒与光盘对应的问题，这也是关键之处。对新采购回来的视听资源，在进行编目加工时，将光盘与光盘原装盒分离，把光盘另装在独立的光盘软盒中，在上面贴上条形码和索书号，并在光盘软盒的盒脊的中间或下端位置贴上相应的索书号。在光盘原装盒上则只贴上与光盘对应的索书号就行。有多张的光盘，光盘的索书号需要加以区分，在索书号后面分别加1，2，3•••而光盘原装盒上就只需贴一条索书号即可，如VCD/8630/1-20，并且光盘原装盒上也不用贴各光盘的条形码了。为了解决光盘的防盗问题，还需要在光盘和光盘原装盒都贴上磁条，这在光盘原装盒上装磁条比较容易，而在光盘方面却是比较困难。为了保持光盘的平衡，需要贴上两条细小的磁条，两条磁条均匀地贴在光盘盘口的两边，但不要把光盘名称等重要信息给遮蔽了,然后把光盘在充消磁仪中进行充磁。电子服务区接收加工好的视听资源后，将光盘载体进行分类，按索书号的顺序排列，采取集中闭架。而光盘原装盒，则摆放在光盘展示柜中，分类别进行摆放方便读者自行挑选。读者可以在柜前自由取出光盘原装盒，查阅其详细资料，并根据光盘的介绍是否符合自己的需求再决定是否需要借阅，这样就减少了借阅错误的发生。
读者挑选所需要的光盘后，写下光盘的索书号及光盘名称交与工作人员；或者取出所选中的光盘原盒直接交与工作人员，由工作人员根据索书号，到光盘柜取出相应的光盘。经图书馆集群管理系统登记后，把光盘放在进行充消磁仪上进行消磁，然后将光盘和光盘软盒一起交给读者。读者归还光盘时，工作人员只需检查光盘上的索书号与软盒上的号码对应，在充磁机充磁后，按索书号顺序放回光盘柜即可。
采取视听资源原装盒开架和光盘闭架的管理模式，不仅让读者可以查阅到内容，根据自己的喜爱自行挑选，大大地方便了读者,减少了借阅错误的出现。同时也减少了工作人员取错光盘、归还找回光盘原装盒手续等许多无效的劳动。而采取这种方式所用来装光盘的光盘软盒，成本也是非常低的，摆放光盘时，整齐美观，所占用的空间比较小。东莞图书馆电子服务区在2007年7月开始，采取这种方式管理视听资源，光盘的借阅量明显上升，读者满意度也上升了，工作人员的工作量也减轻了。与此同时，为了满足日益增加的读者外借需要，采编部也不断加大了视听资源的采购力度，及时不断地补充新的视听资源。到2008年底种类达2.7万余种，数量达7.5万余张，平均每天借阅为600张次。
4展望未来
在未来读者自助服务意识和开架借阅需求和越来越高的情况下，现行的原装盒开架和光盘架闭的视听资源管理模式也终将会遇到瓶颈。在这种情况下，视听资源必然需要改善现状，积极寻求更好的管理服务方式，现东莞图书馆正在着手研究使用电子标签RFID（Radio Frequency Identification）对视听资源实行全面开架管理，开展读者自助服务，提升服务水平，同时将视听资源实行开架借阅服务，也是发展的趋势。
