纠正和预防措施在规范高校管理行为上的作用
【中图分类号】G4 【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2010)08-0-01
1 前言
虽然我国高校目前都建立了比较健全的管理制度,大部分都能够满足高校发展的基本要求。但在学校各项工作的实际运行过程中,仍出现了相当多的管理问题。其主要原因在于,虽然管理工作在书面上有章可循,但在实际的具体工作中确没做到有规必依。在这种情况下,引入船员培训和教育质量体系中的纠正措施和预防措施,对质量体系内所涉及的合同、教学、管理、科研等行为进行跟踪和监督,从而确保合同执行、教学管理、科研等行为的正常运行,保证高校管理的有效性和实效性。在质量体系内的各质量体系要素中,作为管理核心内容的纠正措施和预防措施通常也是比较难以实施和控制的。
2 纠正和预防措施的作用
2.1 纠正和预防措施的定义
根据GB/T 19000-2000质量管理体系术语中的定义:纠正措施是指为了消除已经发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。预防措施是指为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。两者之间的区别是:前者是针对实际已经发生问题的原因所采取的消除措施,是为了防止再发生;后者是针对潜在问题的原因所采取的消除措施,是为了防止发生,是现代质量管理中预防为主指导思想的体现[1]。
2.2 纠正和预防措施的作用
纠正和预防措施是对存在的或潜在的不合格原因进行调查分析,采取措施以防止问题再发生或避免发生的全部活动[2]。纠正和预防措不仅是就事论事的对不合格的处理,而是从根本上消除产生不合格的原因,因此纠正和预防措施可能涉及影响教学、服务和管理质量及质量体系的各方面活动。没有纠正预防措施,质量体系就不可能正常运行和体现出有效性。因此,质量管理部门应制定并实施纠正和预防措施的文件化程序。制定纠正和预防措施,需要在收集大量基础资料并科学统计分析的基础上,以科学的思维方法做指导,才能发掘事物表面下的真相,找到本质问题的所在,从而得到合理有效的纠正预防措施。既然预防措施是针对尚未发生的潜在的质量问题,因此与纠正措施相比,一个好的预防措施防患于未然,显然具有比较好的效果。
在高校日常管理行为中,每天都要涉及到学生的安全、教学、服务、采购等一系列活动,每一项活动中潜在的不合格因素导致的不合格事项随时都会发生。因此,适时制定预防措施就会防止或杜绝不合格事项发生。对于已经发生的不合格项应及时制定纠正措施,并跟踪检查验收,如果还不能有效地消除不合格,则应采取进一步的纠正措施,直至不再出现类似不合格为止。纠正措施的正确实施,可消除质量问题产生的原因,最终导致管理质量的提高。只有不断的改进和完善,纠正和预防措施实现有效的闭环管理,高校的教学管理质量才能日趋上升,管理水平不断提高。
2.3 案例及分析
某高校质量体系内审员在工程训练中心现场审核时发现,在金工实习现场,至少有10名留长发的女生没有按照规定把长发束好收藏在安全帽内,而是任其飘散在外,个别女生更是长发飘逸,连安全帽也不戴。这明显不符合《实践教学》程序文件的要求,因此确认为不合格项并要求立即整改。被检查单位负责人确认后签名,并采取了纠正措施:(1)开会通知实习指导人员必须严格遵照“安全教育”内容中“实习须知”第4条的规定执行,督促学生穿好工作服,留长头发者必须按规定和要求戴好安全帽。(2)没有按规定着装者不许进车间进行金工实习。(3)实习安全检查员按照“工程训练中心实习安全教育执行情况检查表”进行监督。一周后由审核组去进行纠正措施验证,合格后填写验收结果及意见。
案例2:某高校内审员到体育学院现场审核时发现该学院不能提供救生员上岗资格材料及往年聘用救生员的档案材料,不符合船员教育和培训质量体系程序文件《质量记录控制》的要求,确认为不合格项,并提出在7天内整改的要求。被审核单位负责人签名确认后在一个月内采取纠正措施:所有救生员已经培训并持证上岗,校人事部门已合适续聘(材料包括救生员证、个人简历等)。审核人员在规定的期限内前去验收并提出建议。
上述两个案例均没有预防措施,因为针对的都是已经发生的不合格,没有针对潜在的不合格。都是涉及到学生的生命安全,在很多高校都有专供学生实习的车间及游泳课教学,如果教学和管理人员及学生没有较强的安全意识,安全隐患随时会发生为悲剧。因此,及时实施纠正和预防措施,就提前避免了事故发生,为教学过程和学生的生命安全提供了安全保障。
3 纠正与预防措施的重要意义
广东海洋大学自2001年建立航海教育质量体系至今已经持续有效运行九年,期间经过了国家海事局对体系两次的再有效审核和四次中间审核,保障了体系的持续有效性。在体系持续有效地运行近十年过程中,我们切实感受到质量体系作为一种先进的管理模式对高校的教学、科研、行政等行为起着至关重要的作用。所有体系内20个单位(部门)都严格遵循质量体系中“无记录无行为” 原则,说的要做到,做到的要有记录,因此,这些受控单位(部门)的管理比较规范,各项质量记录完整清晰。既促进了体系的持续有效性,又完善了自身的管理,为学校的健康、快速发展提供了一个良好的空间。
作为一个高校,只有不断提高自身的管理水平,使学校的发展始终处于不断持续改进状态,才能更好地适应社会的发展,才能培养出满足社会需求的高质量人才。质量体系的理念是没有最好,只有更好。高校的管理理念亦应如此。在质量体系的有效运行中,体系文件起着至关重要的作用。把《纠正措施控制程序》和《预防控制程序》作为必定的两个文件列入第一层文件程序文件,足以看出纠正和预防措施的重要性。因此,严格执行纠正和预防措施程序才能更好地促进教学管理,使教学过程不断完善,我们不可能做到完美无缺,但可以做到不断持续改进,使高校的教学、科研、管理水平等不断呈螺旋式上升。
