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新时期下的高校机要工作开展手段

出处:论文网
时间:2018-11-28

新时期下的高校机要工作开展手段

  一、高校机要工作的背景

  每个高校都有其核心的东西,这些东西对于一个学校来说是非常重要的。于是在高校办公室里就出现了高校机要这样一个名词。它同样是有一群老师和办公室组成,但工作性质和其他老师却大不相同。这是一个政治性和业务性很强的工作,管理国家和学校的很多机密,业务涉及范围大到国家,小到每一位同学。高校机要工作一旦外泄将对学校造成损失,所以做好高校机要工作对于每一个高校来说都是大事。

  二、新时期下高校机要工作面临的挑战

  (一)信息网络的普及和办公自动化

  现代科学技术的飞速发展,使得办公网络化。方便办公的同时也大大增加了网络盗窃和病毒入侵的隐患。现在的办公室还投入复印机、传真机、扫描仪等办公自动化软件的使用,这给那些信息窃密者和病毒入侵者提供了大好的机会,这些情况的出现让人防不胜防,加大了机密泄漏的几率。

  (二)高科技产品带来的高要求

  高校是个高素质人才聚集的地方,这里透露着一股学术的味道。为实现管理智能化和高校化,学校紧跟时代的潮流,适时引进新的软件技术和设备。高校机要工作人员在整个工作过程中也必须不断的学习,掌握新的知识。这就需要工作人员具有高素质,对自己有高要求、有探索学习的精神、树立活到老学到老的终生学习理念。敢于尝试高新科技产品,为高校机要工作的开展保密提供最好的实施方法。

  (三)所处的特殊位置带来的挑战

  高校所处位置特殊,它上连上级政府和党委组织,下连广大学子。高校机要经常会接到国家下达的高级机密文件,是国家的命脉。一旦发生丢失、盗窃、复印、损毁,后果将不堪设想。另外高校是一个充满学术性的地方,高校本身也会产生一些机密的文件,比如一些学术研究产生的高新材料,信息量大、含金量高,一旦被盗走,对学校国家都是损失。

  三、高校机要工作存在的问题

  (一)信息网络的普及加大了工作的防范难度

  现在是网络时代,信息每时每刻都在传播。网络上存在很多窃密的人,有很多攻击网站的黑客,我们很难保证一个信息的绝对安全,防范范围太广太多、太杂,在现在的信息时代我们只有小心再小心才能说争取让看到的人少些。

  (二)办公人员不专业

  在很多高校,高校机要的工作人员是从各个教育团队中选拔出优秀的人去担任的,有的甚至存在一个老师兼任两项工作的情况。他们缺乏专业的高校机要工作知识,对其工作的性质和重要度认识不清晰,没有完全隔离和其他老师、同学的联系。

  (三)管理难度大,工作缺乏创新

  高校机要工作保密性强的特点导致了工作的进行比较繁琐。更何况高校机要工作要求的是绝对保密,对保密性要求高,导致在进行工作的时候往往把精力投入在保密上而忽略了??新。但是时代在进步,信息在发展,创新是一个党和国家发展不可欠缺的,作为高校更是应该走在创新的前端。

  四、开展高校机要工作的措施

  (一)加大对机构的投入,健全高校机要机构

  高校应该建立专门的高校机要机构办公室,颁布并实施办公室规章制度。保持办公环境的整洁,让大家有一个愉快的心情进行工作。购入先进的传输、打印、扫描、设备和设有独立的网络、特有的杀毒软件。安装监控、指纹解锁门和危险预警等设施。

  (二)建立专业的机要工作团队

  机要工作节奏快、工作密度大压力大,对工作人员有着高要求。随着时代的发展,设备在不断更新,对专业化要求越来越高。高校机要应该招入专业的工作人员,而不是再从学校的教育团队里选拔。其人员应该有计算机网络、政治、社交等多方面的不同类型的人才,他们在高校机要工作中应该有明确的分工并且知道自己工作的重要性,有端正的三观和责任心。

  (三)健全规章制度,实行规范化管理

  机要文件的收取、存储和传送是一项严肃而又细致的工作。做好这些工作应该在每个环节上下足功夫,防止丢失、泄密和被损毁。我们应该建立执行的规章制度,并且严格按照制度上的步骤一步一步来,争取每一次收取文件每一次交接任务都准确无误。

  (四)探索改进工作方法、规章制度

  团队协作在当今的社会至关重要,只有团队里每一个人都很好的协作,这个组织才能实现高速无误的运转。高校机要在保证工作的同时也要不断探索工作方法,建立健全工作的规章制度,争取让每个人都发挥自己的才能,在这个团队中体现自己的价值。校领导可以通过不定期的检查高校机要工作,对其工作进行指导。

  (五)树立高校机要工作的防范意识

  保证文件的安全是机要工作存在的意义之一,无论是机要工作思想的确立,机要工作制度的制定还是机要工作的实施都要强调防范,要做到未雨绸缪。机要工作人员应该定期检查工作,一经发现漏洞及时改正,把问题扼杀在摇篮中。防范与定期检查相结合,信息泄露的几率肯定能减少很多。

  (六)规范化管理秘件载体

  随着社会的发展,传输介质从纸质变成了光、电、声等多种形式,然而不管是什么样的信息,它的传播都离不开介质。信息的丢失、失窃没有一个离不开介质的管理不善和多变。防范高校机要信息的丢失,可以从管理传播介质这里入手。首先要加强纸质文件的管理,在存储、转移和销毁的时候应严格按照步骤进行,切忌随意摆放。没有正规允许严禁拍照、复印、扫描等。加强对光电介质秘密文件的管理,高校机要办公室应该有专门的光电介质,里面的秘密文件要及时做好归档,对于不要的秘密文件要及时删除。相关人员要及时监督和定期督查。对于办公自动化设备,要重视管理,严密监视秘密文件的打印、复印和刻画等。如果有多印错印严禁随意丢弃,必须及时销毁。在进行工作交接或者机器维修时一定要清理干净秘密文件。接收和传输文件的计算机平时杜绝使用,在使用的时候必须严格监督,工作人员直接要做好交接及时杀毒。机器维修时一定要清理干净里面的秘密文件。

  结论

  高效机要工作是响应新时代的需要而存在的,也是保护国家和学校根本利益的存在。在新的时代,机要工作开展责任大、难度高,高校机要干部一定要清楚自己肩负的光荣使命,不断去学习新的东西,总结工作经验,实现工作创新,充分发挥其作用,构建更加美好的社会和大学。

新时期下的高校机要工作开展手段

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