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电子政务环境下政府档案管理的新模式

出处:论文网
时间:2019-01-03

电子政务环境下政府档案管理的新模式

  在当前网络环境下,电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合,政府电子政务得以实现。在这种情况下,政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制,为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上,政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化,各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下,政府档案的管理模式也在不断的发生变化,并在不断的进行创新。

  一、服务手段

  近年来,电子政务和政府网络智能办公系统得以应用,这有效的改变了政府档案信息服务的方式,其开始更偏重于网络和数据库,而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制,开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务,更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工,从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩,利用多种服务方式,从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性,使其向高层次的服务方向发展。

  二、档案载体

  政府电子政务办公的应用,有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用,而且一些新型材料也得以使用,这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性,使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破,通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时,以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用,从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征,使其向多元并存的方向发展,同时也加快了档案结构的改变。

  三、档案主要工作流程中管理方式

  网络技术运用及电子政务办公的环境下,档案信息的收集方式,使政府各部门可以根据自己的工作情况,合理安排时间,将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门,也可以直接?⑹?据信息录入到档案数据库中;另一方面,通过网络,政府档案管理人员可实行跟进式服务,形成初期,跟踪指导,或者在文档形成之后,可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作,如此一来,大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期,收集工作做到了根据需要,确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性,做到了有的放矢。同样,政府档案资源载体向多元转变的另一结果,也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究,之前对库房单一的纸质档案管理,转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时,安全隐患意识也必须时时在心,特别是在涉及的政府机密信息,管理员必须做到:一是注意网络信息安全措施的加强,日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙,最大限度避免病毒攻击,严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的齐全。

  四、服务方式

  现代信息网络的接入形式多样,为档案信息服务拓展了广阔空间,档案部门利用电子网络传输,不仅能方便、快捷地为用户提供服务,并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下,通过网络技术,利用不同的信息服务软件系统,可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计,及时与用户沟通联系,适时调整档案利用服务,并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给,满足政府各部门的档案信息利用需求[2]。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象,政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上,要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举,做好在新技术向档案管理渗透的过程中,努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作,使两者做到优势互补,扬长避短。

  五、管理理念

  在电子政务环境下,有效的推动了档案管理自动化的进程,而且管理工作更具有科学化的特点,档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下,作为政府档案的管理人员,需要转变思路,强化对资源的重视,从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强,这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能,使其在管理中实现创新,有利于档案信息的开发利用工作主动进行。

  六、结束语

  档案是信息社会的宝贵资源,与电子政务信息数字化一样,档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势,在全力推行电子政务办公的环境下,政府各部门的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化,出现了新的特点。制定政府信息化建设发展规划,健全档案管理的标准与规范,构建技术先进、功能完善、安全可靠的信息化支撑平台,把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道,这是当前政府档案管理工作中极为重要的一项工作,需要政府档案管理者及相关部门给予充分的重视,从而确保政府档案功能作用的有效发挥。

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