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人事档案信息化建设现状分析及创新策略

出处:论文网
时间:2019-01-06

人事档案信息化建设现状分析及创新策略

  人事档案是我国人事管理中的关键性材料,记录了一个人的主要经济政治面貌、品德作风等信息,能够真实、客观地发映出人的能力及阅历。在快节奏的社会发展形势下,人才流动更为频繁,人事档案调用次数也随之增多,传统的纸质档案在调用过程中容易出现破损、遗失现象,并且管理起来比较麻烦,影响了人事档案利用价值的有效发挥,难以满足实际需求,加强信息化建设已成人事档案管理的必然发展趋势。

  一、人事档案信息化建设现状分析

  近些年,在信息化技术的大力支持下,人事档案信息化建设正在如火如荼地进行着,虽然已经取得了一定成效,但是实际工作中仍存在较多不足。第一,基础设置不完善。很多地区的人事档案管理仍沿用传统方法,信息化建设意识薄弱,重视力度不足,缺乏相应的信息化办公设施,或者是基础设备落后,无法实现全网联合管理,各自为政特点明显。第二,软件开发力度不足。当前人事档案信息化管理所用软件更新、升级速度较慢,信息化系统功能不够齐全,并且软件使用安全性得不到保障,不仅会影响人事档案信息资源共享,还容易出现泄密现象。第三,管理标准不规范。现阶段针对人事档案信息化管理模式,并没有形成较为统一、规范的管理标准,并且还经常出现执行不到位的问题,各个职能部门之间也缺乏有效沟通,导致管理水平和管理效率较低,阻碍了人事档案信息化建设的顺利推进。第四,专业人才稀缺。人事档案管理人员老龄化现象严重,大多是老一辈工作人员,这部分人员对信息化技术了解较少,信息化设备操作不够熟练,而部分信息技术掌握较为熟练的年轻工作人员,岗位责任意识薄弱,工作过程中存在应付、敷衍等不端正态度。这些都是当前人事档案信息化建设过程中亟须解决的问题。

  二、人事档案信息化建设创新的策略

  要想提高人事档案信息化建设水平,加强档案管理力度,就需要针对实际工作中的不足采取有效创新策略,改善人事档案信息化建设现状。

  (一)完善基础设施。在当前社会形势下,必须明确人事档案信息化建设的必要性,加强信息化基础设施建设。一方面,人事档案管理部门应及时更新传统管理理念,强化信息化建设观念和意识,提高对该项工作的重视力度,投入足够的资金用于信息化设施建设,为人事档案信息化管理提供基础办公设备。另一方面,应及时更新老旧信息化设备,加强与各地区人事档案管理部门的联系,实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享,促进全网联合管理的实现,构建集中统一的管理体制,进而实现更为理想的管理效果。

  (二)重视软件开发。人事档案信息化管理需要依靠性能优良、功能完善的软件来实现,这就需要加大软件开发力度。人事档案管理部门及人员,应重视信息化管理平台的构建,不断对软件进行优化升级,改良软件运行性能、完善软件操作功能,提高软件的安全性。在研发人事档案信息化管理平台及软件时,要尤为重视系统功能的完善性,实现对人事档案的信息的存储、管理、查询、传输等各项操作,进而才能确保其利用价值的有效发挥。同时,应加强认识档案数据库的建设,实现资源信息的有效共享,提高其利用率,并对数据库进行定期维护,保证其安全性。

  (三)规范管理标准。在推进人事档案信息化建设过程中,必须制定相对完善、规范的管理标准,形成有力的约束机制。首先,人事档案信息具有机密性特点,在利用信息化技术实现档案信息资源共享和公开使用的同时,必须保证档案信息的安全性,制定各种规章制度对人事档案信息资源的使用加以规范,避免出现档案信息泄露现象。其次,应建立健全责任机制和监督机制,将人事档案管理责任落实到具体职能部门,当出现档案遗失或泄密现象时,将责任追究到底,并加强对档案信息资源使用的?O督,确保其有序性、规范性及合法性。

  (四)加强人才培养。加强专业人才培养,对促进人事档案信息化建设具有重要意义,能够为人事档案信息化管理水平的提升提供人才保障。首先,人事档案管理部门应优化档案管理人员结构组成,积极引进年轻的优秀人才,尤其是对计算机操作比较熟练的人员,不断向人事档案管理人员队伍注入活力。其次,应加强对在岗人事档案管理人员的培训力度,为其提供更多的进修机会,学习先进的档案管理方法,在提高自身专业性的同时,做到对计算机基础操作技巧的熟练掌握,并学习、了解相关法律政策,强化自身的岗位责任意识,在工作过程中更加认真、负责。

  三、总结

  计算机技术及信息化设备的普及,为人事档案信息化建设创造了有利条件,基于社会发展形势以及人事档案管理的需求,必须紧紧抓住良好机遇,利用信息化技术实现人事档案管理从纸质模式到电子模式的转变。通过完善基础设施、重视软件开发、规范管理标准、加强人才培养等策略,能够有效解决当前人事档案信息化建设中比较突出的问题,实现该项工作的创新,才能充分发挥信息化技术在人事档案管理中的应用价值,提高认识档案管理的水平,推动我国人事档案管理事业的良好发展。

人事档案信息化建设现状分析及创新策略

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