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如何加强高校档案管理人员的业务培训工作

出处:论文网
时间:2019-01-09

如何加强高校档案管理人员的业务培训工作

  学校档案档案工作人员经过认真筛选、分析归纳、分类编目、认真整理所形成的,其中包含的内容对学校的管理来说是至关重要的。在当今这个飞速发展的时代,计算机技术日益成熟,我们进入了一个讲究效率的社会,以往的人工管理档案模式已不再适用。人工管理档案相较于计算机管理档案就显得效率低、保密性差,而且档案的内容庞大,再使用人工管理档案的方式那么在查找、更新和维护的过程中将给学校带来一定的麻烦。运用计算机对学校档案进行管理,将给学校带来许多的便利之处,也省去了为管理档案而消耗的人力。

  一、学校档案管理工作的重要作用

  学校档案是学校的历史载体,其中包括文书档案、财会档案、人事档案、学生档案、声像档案、基建档案、教职员个人业绩档案等几大门类。学校档案既记载了学校的发展历程,同时也记载了教职工的相关资料和学生在学校的学习状况以及个人资料,这里面的内容是学校评价各教师教学结果的一个重要标准。学校档案是多项数据的综合,关系着各教职工和学生的前途,并且,其中的资料可以鉴定这个学校的教育状况,看出此学校的教育水平。

  二、档案管理的现状与不足

  档案管理受到的重视不足。档案在学校的管理上具有重大意义,可是它并没有得到相应的重视,所以在很多时候,档案管理工作经常被忽视。档案管理人员存在着一种只要简单将档案保管好,能够应对时常的检查和查阅便足够了,导致档案管理人员逐渐放松档案管理的工作,使档案管理缺少科学的规划。

  有的学校对档案管理的投入力度不足。档案得不到重视,而且设备匮乏,现有设备老化,档案管理部门很难引进先进的设备、更换设备,致使档案库房的设备老化、工作陈腐。

  管理人员业务能力较差。学校的档案管理人员虽然由专门的人来负责管理档案,但是对于档案管理知识的深入学习还不够,有些专业不对口的相关人员甚至未参加过相应的培训考核便被安排上岗,这使得档案材料收集、整理和归档等业务的操作不规范,使档案管理的整体水平下降。

  档案管理制度不够完善,是众多高校都存在的情况,档案管理制度完善,才能真正地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况。档案需要规范管理,才能够使档案中的内容更加有条理、更加清晰、更加完整和更方便查阅。在以往的档案管理过程中,由于缺乏完善的管理制度,导致管理人员对档案管理工作不重视,对档案材料收集不完整。在收集入档的过程中,对资料整理的态度散漫,不能够全面地概括,且会出现内容重复的现象,不能及时有效地反映教职工和学校历史的真实信息和情况。

  三、加强高校档案管理人员业务培训的方法

  (一)注重档案收集,加强管理。完善档案的前提是收集文件资料,归档之前,对所掌握的资料进行细化分析,保证档案的质量。在此要求下,档案管理人员需要进行资料分析、分类、整理的过程,而为了避免部分档案管理人员对处理资料方面存在不懂之处,学校应该开展档案收集培训,增强管理人员的资料分析和整理能力,提高学校档案的质量。

  (二)更新观念,将档案信息化。档案信息化是不断采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。旧时代的档案管理工序复杂,以手工操作为主,很容易造成档案材料填写格式不规范,内容不完整等失误,给学校带来不便之处。传统的手工档案管理在资料查找和资料整理这一过程中比较麻烦,需要花费大量的时间完成。而计算机时代则克服了这些问题,利用网络的便利之处,将档案信息化。计算机记载档案不仅能够高效地处理档案?Y料的收集、整理,对档案资料的保密程度也高出了许多,运用网络将档案进行分类管理,成为当下高校管理档案方式的主流。

  档案信息化要求档案管理人员具备一定的计算机知识,能够流畅操作,将计算机时代的优点发挥到最大,体现档案信息化的好处。学校档案馆应该展开档案管理人员档案信息化培训的课程,加强档案管理人员对档案信息化操作的流程,使档案的管理工作更加科学、规范。

  (三)建立科学的档案管理制度。没有完善的档案管理制度,档案管理的工作就很难真正地做好,健全档案管理模式,使其规范化、科学化、现代化,确保档案管理工作的顺利进行。学校借鉴其它高校的档案管理模式,再根据自身学校的实际情况制定一套适用的档案管理方法。

  四、总结

  档案管理工作的意义重大,各高校应该构建健全的档案管理系统,加强档案管理的科学性。不断吸取先进的档案管理理论和技术,将其运用到学校的档案管理当中,完善数字化档案、完善档案管理制度,能为学校的发展起到促进作用。档案管理工作,是当今各高校所应重视的问题。

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