高校设备采购管理系统的设计与实现
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）11-0151-02
近年来，随着国家对教育事业经费投入增加，高校设备采购的任务也大幅提高，许多高校设备采购原有的纸质化管理方式难以适应变化下的发展需要，高校仪器设备采购信息化管理势在必行[1]。另外，高校仪器设备具有采购量大、单台价值高、资金渠道广、专业性强等特点，因此，规划并建立出一套高效、安全、规范的仪器设备采购管理系统，既实现设备采购的全信息化管理，也使得采购工作更加公开透明与高效规范[2]。
1 采购管理系统的总体设计
该软件主要包含四个功能模块：系统设置、项目管理、招标/合同/核销、统计报表，其软件的总体结构如图1所示。
其中：项目管理功能包含“一级项目”、“二级项目”、“三级项目”三个功能，完成三级项目的管理。“招标/合同/核销”功能下包含“招标管理”、“合同管理”、“核销管理”三个功能，完成设备采购过程中招标、合同和核销全流程的管理。统计报表功能模块下包含“执行情况表”、“分项目付款情况”和“查询统计”三项功能，能够完成所有设备采购三级项目的全流程查询统计，并支持报表的打印输出。
2 软件的功能模块
2.1 系统设置与角色权限管理
本软件基于B/S架构开发，其系统设置功能主要进行学校内设机构组的管理和系统主要用户的管理。根据用户身份和业务分工的不同设置“普通用户”，“部门管理员”“系统管理员”等角色，其中系统管理员拥有最高权限，可以对所有用户进行添加删除编辑等操作。
2.2 项目管理
购置前的项目论证与审批是一项机器重要的工作，根据学校规定，单价大于10万元（含）设备均需组织专家论证，论证内容按照所列的提纲进行逐条填写。在院、部（系）论证意见中，单价为10～40万元设备需由院学术委员会主任签字。大于40万元（含）设备需由三分之二以上院学术委员会成员签字，并填写大型仪器设备运行绩效及开放共享承诺书。本系统“一级项目”/“二级项目”/“三级项目”逐级操作显示界面会直接显示已设立的项目列表直接展示各项目的部分信息，包括“ID”、“名称”、“编码”、“来源”、“总金额”、“起止年月”；并在操作栏提供相应项目的“编辑”、“删除”“添加项目”功能。
2.3 采购过程管理
流程状态具体包括“已送达未签订”、“合同已签订，未办理借款”/“已签订，未送发票”、“已送发票，待核销”、“正在核销”、“已核销未退质保金”、“已退质保金”七项，并支持后退、前进。状态的前进会对应这相应信息的完善，对于非进口设备，点击“变更为【已签订，未送发票】”时，会进入信息完善界面，完善合同签订时间后，该项目“流程状态”与“操作”栏将发生改变，流程状态变为“已签订，未送发票”。
2.4 查询统计管理
查询统计功能下具有“所属学院”、“一级项目”、“二级项目”、“项目名称”四个筛选条件，对已完成审批的申请，系统会自动记录其采购信息（资金来源、产品类别、数量、单价等）并根据筛选条件汇总数据分析，生成统计表。
3 软件的特点与工作流程
设备采购管理系统软件设计程序的主要特点包括[3]：（1）设备采购管理系统采用Eclipse PHP Studio，作为开发Windows应用程序的主流开发工具，Eclipse PHP Studio拥有较好的兼容性、稳定性以及开发基础；（2）系统可以在不同的操作系统下运行，其界面整洁，占用资源少，操作方便，可以满足用户的多种需求；（3）系统流程设计合理，数据统计功能强大，实现了数据保存、数据导入、结果显示等功能；（4）系统可对设备采购从招标到核销的全过程进行系统性的管理。（5）系统能够实时多种尺寸的表格打印，报表功能强大。（6）系统支持采购项目的多级管理，为管理部门分权限的业务管理提供支撑。其软件的总体工作流程如图2所示。
4 结语
设备采购管理系统软件主要针对实验室设备管理部门设备采购业务的实际需求开发，能够为各个计划归口管理部门提供采购计划管理平台；强化部处间及处内各科室业务的衔接协作，实现数据共建共享，减少重复工作，提高采购业务办理的信息化程度，从而降低劳动强度，提高工作效率；通过采购数据的实时登记，保证全校设备资产采购情况的实时性和有效性，为学校有关部门管理决策提供依据。
