加强干部档案管理的思考
干部档案记载了干部个人的成长经历、德能勤绩，是考察了解和选拔任用干部的重要依据。干部档案管理工作是组织人事工作的基础，是干部工作的重要组成部分。随着社会经济的发展和人事制度的改革，对干部档案管理工作提出了更高的要求。但是，目前干部档案管理工作仍然存在着一些弊端，需要采取一些措施，不断加以完善，从而适应新形势下干部工作的需求，充分发挥干部档案的基础性作用。
一、干部档案管理工作的重要性
做好干部档案管理工作，具有重要意义，它是考察了解和选拔任用干部的重要依据。干部档案是组织人事等有关部门在干部成长过程中形成的文件材料，可以准确反映干部的成长经历、德才表现、工作实绩等，为考察了解和选拔任用干部提供重要依据。同时，它也是维护干部合法权益的重要凭证。干部档案材料是由干部本人形成或所属单位及其主管部门形成的，涵盖了干部的履历、自传、考核、学历、专业技术、政审、政治面貌、奖惩、工资待遇、录用、任免、（离）退休等方方面面的内容，为维护干部合法权益提供重要凭证。
二、干部?n案管理工作存在的弊端
（一）思想上不够重视。由于对干部档案重要性认识不足，往往导致硬件设施配置比较落后、更新较慢，人员配备不足，制约了干部档案管理工作的发展。一旦遇到上级检查，才临时抽调人手搞突击，检查过后，又只剩原来的管档人员。此外，对干部档案管理工作不够了解，有时甚至会出现外行指导内行的现象，不利于干部档案管理工作的开展。
（二）工作队伍力量薄弱。1.人手不足，工作滞后。干部档案管理工作通常被认为时效性不强，比较简单轻松，只要一两名管档人员就可以开展的工作。但是，在实际工作中，管档人员任务繁重，甚至要兼职，耗费大量的时间和精力去完成其他工作任务，既增加了管档人员的工作负担，也在很大程度上影响干部档案管理工作的进度。有时，收集的零星材料越积越多，甚至堆积如山，没有及时装入档案中，既降低干部档案日常管理的工作效率，耗时费力在查找材料上，又不利于干部档案的查阅利用，档案材料不齐全，不能准确全面地反映一个干部的全貌。2.干部档案管理业务方面大都是经验的传授，缺乏系统的干部人事档案专业培训。近年来，调整了干部档案材料分类标准，但是，仍然没有相关的学习文件，只有内部传阅资料，导致在档案材料分类时有些茫然，存在分类有疑义以致分类不够准确的问题。另外，干部档案专业人才相对较少，从业人员知识结构和人员构成不合理，不能适应新形势下干部档案管理工作需求，制约了干部档案管理工作的成效。
（三）干部档案管理体系不完善。在干部档案的收集、借阅、保密等工作中还存在一些漏洞，尽管制定了相关制度，但是，没有严格落实，部分制度流于形式。1.归档材料把关不严格。一是归档材料的文字不够清楚，对象不明确。比如，有的考核表“姓名”一栏字迹潦草，有的有曾用名，档案装具的“姓名”与其归档材料的“姓名”不同，有的是职工的材料并不属于管理范畴，有的档案已经转出，这些材料往往是在归档过程中因无法归入档案而被“剩余”下来。每次遇到这些归不进去的材料都要花不少时间去确认，如果没有及时处理的话，这些材料就会被“搁置”，甚至长期没有找到“主人”。二是归档的材料手续不完备。有的没有组织审查盖章或本人签字，有的没有注明任免职务的批准机关、时间和文号。由于在材料收集时没有严格鉴别，往往是在档案专项审核或者档案转入上级主管部门之后才被发现。三是收集不够齐全，有遗漏。在干部档案专项审核中，发现有些档案存在材料不完整的情况，缺少的材料主要包括：年度考核表、用编审批表、调动表、入党材料、职称材料，等等。档案材料不齐全，影响干部档案的完整性，使干部档案不能全面地反映一个干部的全貌，不利于对干部的考察。四是存在“装错材料”的情况。有的干部档案中错装入其他人的档案材料，存在张冠李戴的情况。错装的材料不仅不能起到依据作用，而且会给干部工作提供错误的信息，同时使他人的档案中因为档案材料错装而缺少相应的材料，这些会对干部工作造成负面影响。2.部分制度流于形式。尽管干部档案管理机构建立了规章制度，但是，在实际工作中，没有严格执行。比如，在借阅干部档案时，存在手续不全的问题，没有经过主管部门负责人审批，也没有严格按照在借阅的期限内归还。这使原本只要查阅没必要借出的干部档案都被轻易的“借出”，而且大多数被借出的档案都是超过借阅期限，甚至长期未还，这不利于干部档案的安全与保密。
（四）干部档案信息化滞后，工作效率低下。干部档案信息化系统建设滞后，大部分只是停留在档案目录的电子化，采用的干部档案管理软件的功能较少，大多只是用于目录及职务变动等信息的简单输入。干部档案日常管理工作仍沿用传统的手工操作模式，工作效率低下。
三、干部档案管理工作的改进措施
（一）提高思想认识，加强组织领导。对干部档案工作要予以关心和加强领导，增强干部档案管理意识，充分认识到干部档案工作的特点、地位和作用，从人、财、物等各方面给予支持。（下转第124页）（上接第122页）
（二）加强工作队伍建设，提高专业素养。1.配足人手，充实工作力量。要按照《干部档案工作条例》中规定的管档数量与管档人员的比例去配备工作人员，壮大干部档案工作队伍。干部档案管理人员要作为专职人员，不得兼职，确保管档人员的工作时间和精力都用到本职工作，以保障干部档案管理工作的进度和成效。2.加强管档人员的专业培训，提高专业素养。通过举办相关培训，提高管档人员的业务能力，使他们对新的分类标准有清晰的认识，确保分类准确。另外，在配备管档人员时，要充分考虑到从业人员的知识结构和人员构成，以适应新形势下干部档案管理工作的需求。
（三）建立规范化管理机制，实现干部档案日常制度化管理。1.归档材料把关要严格。一是要严格审核归档材料，保证材料对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对填写不规范，手续不完整的材料，要责成形成材料的有关部门重新填写、补办手续。二是要及时处理“装错材料”的问题。在归档过程中，要力求准确，尽量避免张冠李戴。在查阅档案和整理档案时，对发现的“装错材料”要仔细核对，明确归档对象，归入相应人员的档案中，以保证其档案的完整性。2.严格执行干部档案管理的各项规章制度。在提供利用干部档案时，要严格遵守保密制度和阅档规定。查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续，不得凭介绍信查阅干部档案；干部档案一般不外借，必须借出时，要经主管部门负责人批准，并严格履行借阅登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
（四）加强干部档案信息化建设，提高工作效率。1.设立干部档案信息化建设专项经费，做到专款专用，为干部档案信息化建设提供资金保障。2.建立干部档案数据管理系统，形成干部信息数据库，实现干部档案日常管理的电子化，提高工作效率。3.建立干部档案信息维护、督查、安全保密机制，做好日常管理和维护工作。定期更新、检查干部信息数据库，发现问题及时解决。同时，要严格按照保密要求，通过采取设置密码、设定应用权限等各种措施，保护干部档案信息安全。4.加强对管档人员进行计算机技术培训，不断完善管档人员的知识结构，适应新形势下干部档案管理工作的需要。
