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电力企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨

出处:论文网
时间:2019-01-30

电力企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨

  一、引言

  电力企业是我国骨干级别的垄断型企业,在人们的生活和国民经济中占据重要位置。办公室文秘工作的主要内容是处理电力企业的各项事务,其任务庞杂、重要程度高。在21世纪的今天,国家政治经济、军事多方面综合发展。在这样的大背景下,人们对电力企业提出了新的要求,要求电力企业通过提升办公室文秘水平和其他各方面的能力,以达到增强企业竞争力的目的,其中办公室文秘工作水平的提升为电力企业得到更好的发展奠定了坚实的基础。

  二、电力企业办公室文秘工作的实际情况

  (一)办公室文秘工作人员能力问题

  办公室文秘工作人员的工作可分为四大部分:第一部分是办公室文秘工作人员需要有电脑运用和起草文书合同的能力,并能进行简单的办公室管理;第二部分内容包括办公室管理事务,如接听电话、收发传真、记录企业会议纪要、整理办公室资料、打扫清洁卫生、记录各项收支等工作;第三部分为对外交流方面办公室秘书的应酬工作,高效完成领导布置的任务;第四部分是办公室文秘要具备秘书专业能力,如“三办”的能力等。

  现阶段我国各企业之间竞争激烈,电力企业办公室文秘工作需要工作人员发挥专业能力与素养,高效地完成各项任务。但在实际工作中,办公室文秘工作人员存在能力不足导致无法高效完成工作的状况。[1]就办公室文秘工作人员的素养、能力来说,许多企业在招收文秘工作人员时,对文秘专业不了解,没有有针对性的要求,导致从事文秘工作的人员往往不是科班出身,没有接受过正规的理论与实践课程教育

  (二)电力企业办公室文秘人员运用问题

  在电力企业的实际运营过程中,上级交给办公室文秘的任务以及下级对上级的沟通都对文秘工作者提出了很大的考验。[2]面对大量的工作,文秘工作者需要应用专业能力处理相关事务,但企业在为文秘人员分配工作任务的过程中常出现一人处理多事的情况,导致文秘工作者工作压力大、任务完成效率低。另外,企业在选用人员的过程中没有做到知人善任,最终导致大材小用或小材大用。这是人力资源分配不合理的表现,容易造成上级分配的任务无法及时完成,下级反映的情况无法及时传达的后果。

  三、电力企业办公室文秘工作水平提升途径

  (一)增强文秘工作人员的能力

  提升电力企业办公室文秘工作人员的思想素养。一方面,专业的文秘工作人员需要具备以下三点意识:第一,服务意识。文秘工作者要有敢当领导配角的意识,努力辅助领导处理各项事务,为领导提供全方位的服务。例如,电力企业需要拓展电力产品业务,办公室文秘工作人员应为企业指引正确的市场导向,如电价波动的信息等,根据市场风向辅助企业作出正确决策。第二,效率意识。企业应对办公室文秘工作者灌输效率意识,使文秘工作者快速高效地完成各项任务。第三,自主意识。办公室文秘工作人员应充分认识到自己的优点和不足,从而在工作中有效发挥自己的长处并改善不足之处。在辅助决策者的过程中,办公室文秘工作人员不仅要揣测决策者的意向,为他们提供需要的服务,而且还应提出自己的看法,弥补决策者的某些不足之处,提供具有创新性的想法。[3]另一方面,要增强文秘工作人员的综合能力,让他们能运用专业知识,高效地完成各项任务。例如,在电力企业需要举办酒会时,办公室文秘工作人员应从专业的角度拟定相应的方案。同时,在会议中,办公室文秘工作人员能以专业技能整理并总结会议的各项要求或者措施。另外,还要增强办公室文秘工作人员的政治敏锐性,深入了解国家各项有关电力企业的政策,为提高电力企业的效益贡献力量。与此同时,还要增强文秘工作者的实践能力,让他们在面对各项事?帐蹦芴岢鐾晟频募苹?或者策略,如电力企业的各项对外活动的场地安排等。

  (二)电力企业改进办公室文秘工作的管理措施

  针对电力企业办公室文秘工作者的管理分配问题,企业应充分了解和划分文秘工作者的专业能力,在工作内容方面实现分门别类,为工作人员布置合理的任务,充分发挥他们的专业优势,达到高效完成工作的目的。另外,还要引进创新型秘书专业人才,他们往往具备强大的实践能力,能为办公室秘书工作注入新鲜血液,同时还能提高企业对办公室文秘工作的了解程度,明白其对企业的重要性,从而在促进办公室文秘工作人员水平提升的同时促进企业快速发展。[4]

  四、结语

  电力企业办公室文秘工作水平的提高对企业的内外部运营发挥了重要的作用,对企业内部的上下级沟通交流起到了促进作用,有利于企业有效处理各项业务。提高办公室文秘工作水平一方面促进了企业的进步和发展,另一方面也增强了文秘工作者的能力,为企业创造了专业的综合型人才。高水平的办公室文秘工作不是一蹴而就的,这既需要企业的重视、促进,也需要工作人员树立不断提高自身工作水平的意识,在这个基础上才能提升办公室文秘工作水平。

  (作者单位为陕西省地方电力<集团>有限公司宁强县供电分公司

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