医学院校教务系统运行管理的实践与思考
【中图分类号】G473 【文献标识码】A
随着我国高等教育的快速发展，高等教育办学规模的持续扩大，高校教学管理事务也随之?≡觯?传统的教务管理方式很难满足日益增长的教学管理需要，在这种形势下，教务管理信息系统应运而生。教务管理信息系统的应用提高了教务人员的工作效率，使教务工作更加规范化、系统化、人性化，从而简化了教务管理流程，提高了教务管理质量。本文将站在一线教学管理人员的角度，谈一谈在徐州医科大学使用教务管理系统的感受，针对我校具体情况对教务管理系统提出需求，并就该系统优缺点进行分析，从中提炼出进一步优化教务管理系统的思路，以期能更加适应医学院校发展。
一、我校对教务管理系统实现功能的需求
1. 满足日常教务管理要求，推动教务管理转型升级
我校教学管理的主要任务可以分为两大类：事务性管理和战略性管理。事务性管理包括日常的学籍管理、课表编排、成绩录入、考试安排等具体事务的操作；战略性管理包括培养方案制定、教学工作评价、教学改革管理等、教学质量监督等概念化建设。因此，系统不仅要满足管理日常教学事务的要求，还要兼顾教学价值层面的活动，实现我校教务工作从“事务型”向“战略型”的转变，从“服务型”向“管理型”的转变。
2. 通过人性化设计传达先进的教学管理理念
教务管理系统的宗旨在于使学校教学管理向高水平、规范化、标准化、便捷化迈进。通过教务管理系统的开发，体系设计应将先进的教学管理思想和方法体系纳入并具体体现，如注重教学管理中以人为本、全面发展、素质教育、创新能力培养、主体性、个性化、开放式、多样化、生态和谐、系统性等。这对打破专业界限，培养复合型人才及各类各层懂医的专业人员具有极大的意义，符合在“大医学”背景社会对医学人才的需求。
3. 最大程度实现教学管理网络化、智能化、便捷化
这个要求是要使整个教学管理流程中的各环节、各角色的操作运用，能最大限度地在系统中完成，最大限度地减少纸质文本、减轻工作人员办理的繁琐程度，具体体现在：
（1）实现移动教务
实现移动教务的功能可以使教师和学生用手机随时随地使用系统，完成一切可以在电脑上完成的操作。经过调查得知，学校里有少部分学生没有配备电脑，但几乎所有学生都有手机。每次选课时，没有电脑的同学都要借用别人的电脑或是去图书馆的公共机房操作，极为不便。如果所有操作都可以在手机上完成会大大提高系统使用率、工作效率和便捷度。
（2）节省教学资源，力求实现无纸化办公
我校一直以来调停课、借教室都要走线下，申请人要交纸质申请单给院系领导审批，审批过后再去教务科审批，最后盖过章的纸质申请单交给教室管理员。如果所有的审核和传递都能在网上实现，一方面可以节约在各个部门奔波的时间，另一方面可以省去大量办公用纸，减少不必要的开支。
（3）理想状态下可从系统直接导出每位教师的工作量
课时登记与统计不仅是很多高校的日常工作项目，还是各项评估、认证必然要求完成的任务，且根据任务要求不同，统计口径也有所不同，这就使得教务部门工作人员的统计工作量非常庞大。到目前为止我校教师工作量的统计还处于人工统计阶段，这种人工统计方法弊端很大，效率低下，数据安全性差，且容易失误，所以很有必要将这项工作从人工走向计算机。采用电脑代替人工，可以控制成人工成本，减轻教学管理人员的压力，提高我们的统计管理效率[1]。
（4）具备统计教师调课率的功能，实时掌握教师调课情况
由于我校大部分教师是从医院聘请的临床医生，接收急诊或其他原因调课、停课、补课的情况较多，有了统计调课率的功能，发现教师调课率偏高时可以及时查证原因，提醒教师注意，杜绝教师因个人原因随意调课的现象，维持良好的教学秩序。
二、正方教务管理系统在我校运行展现出的优点
正方教务管理系统在我校的运行能够基本满足日常工作的需要，其优点主要体现在：
1. 用多样化的操作角色划分各级部门权限
正方软件公司根据我校的实际情况进行量身定制，打造了一个支持多角色切换的师生共享的本科生信息服务平台，权限级别包括学生、教师、教学管理人员、二级学院管理人员、学校领导、督导专家、系统管理员七个层级，在这七个层级中又细分了二十多个具有不同权限的角色，如二级学院管理人员包括：教学院长、教学秘书、专业负责人、教研室主任四个角色。教学院长有初步审核教师调课申请的权限，专业负责人有提出申请创建、修订本专业培养方案的权限。灵活多样的访问与管理权限体系，会给教学管理带来很多好处，能够调动全校上下师生使用新系统的积极性，杜绝处理教学管理事务时僭越职权的行为发生。
2. 业务流程简洁适用
基于使用旧版正方教务系统的经验，我校在引用新系统时提出了许多改进意见，力求做到细致、便捷、流畅、用户操作简单。经过一个学期的调试，业务流程有了明显优化。在此系统中具体功能的实现同时具备细致和简洁两个特点，细致是由医学院校本身课程的特殊性决定的，针对医学类课程教师多、内容复杂、专业性强的特点，功能模块都设计得非常精细；而简洁是为了使教师和教学管理人员都能更加容易地掌握方法，流畅、快捷地进行操作。
3. 初步实现教学管理网络化、智能化、便捷化
（1）可用手机登录网页的方式进行简单操作 目前，已经可以通过登录网页的形式进行一些基础的简单操作。学生可以用手机查看课表、选课，非常便捷。对老师们，尤其是校外医院工作的老师们来说，能用手机随时随地可以查看课表，进行调课场地预约和调课处理，也非常方便。但许多功能无法在网页上实现，还需依赖于客户端的开发。
（2）已能实现大部分调停课、预约场地环节在网上进行
使用此系统后，教师可以从网上进行调课，无需亲自到教务科来交调课申请单， 简化了调课流程，节约了老师们的时间。并且借用教室和调课从网上进行审批，不用人工递交纸质申请单给教务科，大大节约了办公用纸，朝实现无纸化办公的目标迈进了一大步[2]。
三、影响教务管理系统运行效果的因素分析
我校自使用正方教务管理系统以来，学生、教师及教学管理人员根据学校特性在开发过程中提出宝贵意见，并就使用中出现的问题与公司积极交流，配合解决。目前虽已实现大部分功能，但仍存在一些没能解决的问题，部分功能没能得以发挥最大效果，现就这些目前仍然存在的问题及可能造成这些问题遗留的原因做一阐述：
1. 我校各个部门各自使用不同系统，无法较好地整合数据
学生入校后各方面数据都是互相关联的，如学生一旦有学籍异动情况就涉及到计划财务处、学生工作处、后勤保障处、教务处、学生所在学院等多个部门。我校目前不同部门使用了至少三个系统，有独立的财务报账系统、教务管理系统等。这些系统之间没能很好地进行对接，就容易导致各个系统里数据不一致，无法得到真实有效的共享[3]，也就是形成了“信息孤岛”。使用的系统多，也容易造成教师和学生的困扰。目前我校现教中心正在建设的数字化校园就在解决多个系统之间如何对接、如何进行整合的问题。
2. 分级管理没能得到完全实现
校院两级管理部门职权不明确就会导致系统无法理想化运作、管理秩序混乱。我们在使用过程中出现多次这样的问题：学生在使用系统时遇到困难，不去找辅导员或是教学办的老师帮忙解决，而是直接找到教务处。教务处一方面不能在学院不知情的情况下改动学生信息，另一方面，大量此类问题的出现会加重教务处的工作负担。医院的教师有时会以工作太忙，无暇顾及的理由拒绝学习使用系统，而医院教务科对此行为听之任之，要么将此任务退给学校教务管理部门，要么不办理任何手续，教师与学生私下调课，这些情况都会导致教学秩序混乱。因此二级管理的松懈会造成校级管理部门只能埋头处理事务性的问题， 不堪重负的情况，直接导致教务系统运行不畅，工作难以推进。
3. 校园网的建设不完善， 硬件投入不足
我校网络化建设还有待提高。虽然在每个教学楼都设立了教室管理员的办公室，但并没有配?涞缒裕?调课及借教室申请单需要申请人打印并交给教室管理员，无法真正实现无纸化办公，浪费教学资源。教务管理系统必须在良好的硬件的设施的支持下， 才能发挥其最大的作用。
4. 落后的管理观念制约教务信息化发展
一些教务管理人员习惯了传统的管理方法， 对新的方法和手段不适应， 在应用教务管理系统的同时还存有传统的管理方式的惯性， 从而导致系统的应用效果不明显[4]。尤其是使用此系统就要推进分级管理，大多数二级学院的教学办要承担更多工作任务，难免会产生抵触情绪，有些教学办甚至将任务落实工作下发给教研室里的教师自己去做，教师有繁重的教学任务且没有参加培训，无法正确操作系统，导致工作难以避免地出现错误。先进的管理理念还需要全体教职员工接受认可，才能使得学校教务管理信息化建设得到最大发挥，学校的教务运行才能逐步走上正轨。
5. 系统的使用较复杂， 技术培训不到位
高校的教务管理人员的变动比较频繁，想要完全掌握系统操作，需要花大量的时间培训， 不然难以达到最好的效果。我校组织了三次培训，都是针对各个学院教学办和医院科教科的老师，但对同样需要使用系统的领导、教师和学生没有进行培训，只发出了通知和使用说明，这就造成了除少数运行管理人员外，其他使用者不熟悉操作的情况出现；且有些教务人员对培训并没有引起足够的重视，不积极参加培训，培训后不总结学习操作步骤，无法充分发挥系统的功能。
6. 系统没能完全满足医学院校的个性化使用要求
我校具有医学院校的特殊性，如临床见习、实验课程多；课程专业性强，同一门课的各个章节由不同教师传授，给一个班上一门课最多的能有十几位教师；教师多为临床医生，突发状况较多，时间变动频繁，调停课要求多，诸如此类，就给教学管理带来很多困难。系统的任务落实功能复杂，导致课程落实任务、排课非常困难，无法完全按照实际上课情况操作，不能达成预期效果，最终导出的工作量也不够准确。
四、 优化教务管理系统使用效果的设想
影响教务管理系统运行效果的有两者，一是开发者，二是使用者，可以说教务管理系统的建设与发展离不开公司的技术支持人员与学校所有应用系统的教学管理人员的通力合作，因此继续改进教务管理系统使其更适应本校发展，还需从技术支持和学校配合两方面着手。
1. 软件开发层面
（1）应提供支持主流移动终端本地APP，实现移动教务功能
目前学生可以用手机登录网页查看成绩和选课，教师可以查看课表，但功能较少，且不方便。如果能以APP的形式出现，会更方便教师和学生使用，还能增加一些更加人性化的功能，如提醒教师和学生上课时间，就能很好地提前预防临床教师因为医院工作繁忙忘记上课的情况；教师调课成功后，系统会自动给这个教学班的学生推送提醒通知，也能减轻教师自行通知学生的负担，诸如此类。
（2）克服目前出现的系统不稳定性
目前系统会频繁出现打印借用单时需多次点击才能打印的情况，还出现过从老系统把数据导入新系统时出现数据不匹配、数据错误的情况，这些都需要软件公司进一步调试。 （3）根据实际要求进行部分功能的个性化定制
由于学生白天课业繁重，我校长期以来都是利用晚上的时间段开设公共选修课。目前系统会自行判断，只要有学生冲突就会终止调课程序，但当晚上开设了公选课、以及重修?竺?开始后，有教师想调课到晚上，学生冲突的现象就会难以避免地出现。现请工程师修改程序，最终达成教师在调课时会跳出对话框，上面显示冲突的学生个数，如小于班级总人数的10%则教师可以选择继续调课，调课申请到达教学院长和教务处时多一列冲突学生个数，由教务处判断是否同意调课申请，解决了不能调课到晚上的问题，这种细致的个性化定制对于课程任务较多的医学类院校十分必要。
2. 学校建设层面
新的教务管理信息系统对涉及教学管理的各个部门都有影响。过去的一个学期，各级领导高度重视校园网和教务综合信息管理系统以及其它系统的建设； 主管领导关心和指挥教务综合信息管理系统建设工作， 肯定教务管理信息化在教务管理现代化中的作用与地位。校领导对系统予以重视并亲自参与，有利于进一步建立和健全各项规章制度，做到管理工作有章可循；硬件设施条件也有望得到改善；学校各相关部门应加强分工， 明确职责；转变思想观念， 改进管理方法和手段；教务部门应继续和公司联合组织培训，加强宣传力度。只有从思想上和行动上都跟上信息化的步伐，才能真正使教务管理信息系统发挥应有的效力，对成功地建立大学综合教务管理系统具有重要意义。
五、结束语
教务管理系统已经在高校教务管理中扮演了不可或缺的角色， 发挥着越来越重要的作用。优秀的教务管理系统能通过现代信息技术整合教务数据，使学校的教学管理工作更加规范化、科学化，能更为有效地提升学校的教学管理水平，使其满足学校的战略发展需要。
推进高校信息化建设任重道远，只有学校和公司继续互相配合支持，才能实现教务管理系统的效用最大化，实现教务全生命周期的协同管理，使现代高效教学管理理念得以彰显。
