高职院校办公自动化推行过程中存在问题及对策思考
随着时代发展，现在的高职院校办公已经不再是简单的文档处理和单纯的行政事务，而是侧重于提高整个高职院校的运作效率，进而提高其工作效率和核心竞争力。在信息革命的浪潮中，为满足高效率、快节奏的现代工作的需要。信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视和广泛应用。但同时我们也要看到，在高职院校办公自动化快速发展并带来较高工作效率的的同时，也出现了一些应当引进重视的问题。
一、高职院校办公自动化过程中存在的问题
1.现代办公意识薄弱。这个问题是当前办公自动化建设中最突出的问题。在调查中发现，很多办公人员对办公自动化本质作用理解还不够深，对使用办公自动化系统的紧迫性和必要性认识不够。出现“说起来重要，做起来次要”的情况。当问及是否有必要使用办公自动化系统时，答案都是“必要”；但在涉及到个人使用的时候，很多办公人员对办公自动化系统仍有抵触情绪，不愿使用。
办公自动化不仅是技术装备的现代化，更是对传统办公的一场革命。传统的手工公文处理方式已经运行了几十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，办公人员也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机处理公文，确实会在一部分领导和办公人员之间产生疑问和抵触情绪。由于当前的办公方式仍能够维持，一些办公人员对传统的办公方式仍有较强的依赖性，不愿主动去改变。另外，部分办公人员对办公自动化有畏惧心理。有的办公人员计算机应用水平较低，一听到“计算机程序”，心理就发怵，觉得办公自动化技术太难，无法掌握。
2.专业技术人员不足。一支高效的技术队伍是办公自动化系统成功实施的可靠技术保障。在办公自动化系统运行过程中可能会遇到一些技术故障，如果不能够及时解决，会影响到办公人员的使用热情和领导的信心。
3.办公应用软件缺乏。目前教育行政办公系统主要使用的是C/S模式，仍需要安装客户端，当用户较多时客户端的维护任务比较繁重，另外一些用户认为教育行政办公系统操作比较麻烦，这也影响了它的使用。人们对办公自动化软件提出了较高的期望，希望它使用方便、操作简单。虽然目前的办公自动化软件没有完全达到人们的要求，我们仍要大力推广，以“应用促发展”，办公自动化软件只有在运用中才能完善起来。
4.配套硬件设备短缺，办公自动化系统建设需要一定的硬件条件。首先，要有校园局域网，办公的电脑要基本上入网。一个安全、稳定的校园局域网是办公自动化系统运行的网络保障。
5.学校自身管理不力。办公自动化系统建设是“三分技术，七分管理”。同样的系统和设备在有的学校运行良好，而有的学校却无法得到广泛的应用，其关键在于管理的原因。办公自动化不仅是新技术、新设备和软件，更重要的是管理。
6.领导日常重视不够。高职院校的办公自动化建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，没有学校主要领导的重视推广起来就会非常困难”。办公自动化建设涉及软硬件设施的更新，涉及到办公人员原有的思想观念、工作方式等的彻底变革，涉及到学校方方面面的工作。而建设系统则需要建设队伍、经费和设备支撑。有了领导的重视，建设系统所需经费、技术队伍、设备等问题才会迎刃而解。
7.网络安全状况堪忧。由于网络的开放性，办公自动化过程中还存在着数据安全、信息安全、电子签名安全等方面的不确定性和危险性，一定程度上影响了高职院校办公自动化的推进和发展。
二、对策
1．更新观念，提高认识。许多高职院校办公自动化建立推进迟缓、以至在推进过程中呈现停顿以至搁浅的情形，高职院校领层对此有不可推脱的义务。因而，学校领导应更新观念，提高认识，拿出抓学科建立和抓教学评价的劲头来抓网络办公自动化系统建立，同时做好办公人员的队伍培训。要加大对推行办公自动化的宣传工作，要从学校信息化建设的角度来认识办公自动化系统的重要性，通过办公自动化系统建设提高学校的行政办公效率和管理水平，推动学校的信息化工作。提高办公人员的办公自动化意识，尤其要强化各级领导的办公自动化意识，只有领导和办公人员都有现代化意识和观念，才有可能加快办公自动化的建设步伐。
2.建章立制，长效管理。管理的标准化是办公自动化系统正常运转的制度根本，因而，建立健全各项长效管理制度是保证办公自动化顺利推行的重要保证。在办公自动化系统运行的过程中，诸如《校园网络信息管理方法》、《数据库管理员职责》及《网络与信息应用、失密管理方法》等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统运用过程中针对不断出现的新问题对这些规章制度及时更新和完善。建立考核制度，没有考核，办公自动化的推行往往“事倍功半”，效果较差。逐步规范公文在办公自动化化系统中的运转程序，要在系统上运行的公文必须明确规定，逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作，对于需要存纸质的文件要做好存档工作。用户的责任要明确到人，对于没有及时使用系统造成工作延误的要给予一定的处罚。
3.加强学习，提高素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机分离系统的运用中起着主导作用，这就要求办公人员一方面要精通现代办公常识，另一方面还要纯熟运用各种办公设备及办公软件。因而，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合技能就成为高职院校推行办公自动化的重中之重。首先，要开展培训。对于一个新软件的运用，要有计划的开展培训。由于办公人员的计算机水平差异较大，可以选一批基础比较好的作为各个部门的管理员培训，通过管理员对自己部门人员培训，起到“以点带面”的作用。此外，可以通过内部培训来逐渐提高办公人员的业务水平，经过考核持证上岗；还可以对重要技术岗位聘任计算机专业人才。
4.增强防范，确保平安。由于网络办公自动化系统的运行会使高职院校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护由此成为关键。因而，在办公自动化推行的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要增强高职院校全体行政管理人员的保密和安全认识，另一方面，要通过各种技术手段，即数据加密、身份认证、权限控制等方式保证合法用户的正常运用，从而在确保信息系统安全的前提下推动高职院校办公自动化系统有效运转。
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