关于高职院校办公室接待工作优化的思考
【中图分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1006－9682（2012）05－0107－02
随着经济全球化、教育国际化趋势不断发展和深化，在国家深入实施科教兴国战略和人才强国战略的新时期下，高职院校教育在教育观念、教育模式、教学方法、管理制度等方面都发生了变化，要求高职院校同社会同行、企业等的交流越来越频繁。作为高职院校沟通内外的桥梁和枢纽，高职院校办公室接待工作承担着对外提升学校形象，对内服务于广大师生的职责，做好这项工作，对高职院校加强开展校外交流合作，满足社会对高职院校人才需求的工作成效起着至关重要作用。
一、充分认识高职院校办公室接待工作的特点
1．接待工作的特殊性
高职院校在经济的发展中扮演知识企业的孵化器、高新技术的智力源泉等多重角色。高职院校办公室发挥着物质文明和精神文明建设的窗口作用，其接待工作不仅具有常规接待的要求和内容，还融合了高职院校自身特点，要求符合高职院校培养人才、发展科技和服务社会三大职能，接待工作涵盖了高等教育、科学研究、校企合作以及校内文化建设等多个领域。把握好接待工作的特性，是做好接待工作的重要前提和基础。
2．接待服务对象的特殊性
高职院校办公室接待工作不仅具有特殊性，其服务对象也有其差异性，大多来访者是专家学者、政府官员、企业合作人员等，其文化层次相对较高。接待人员常常是来宾见到的第一个人，接待水平会影响来访者对这个学校的看法，这就要求接待人员不仅具有普通的接待服务常识，还要求掌握高等职业教育工作的基本规律，在政治思想和人员素质方面要有较高水平。
二、高职院校办公室接待工作的原则
接待工作是高职院校办公室工作的重要一环，不是全局但事关全局，不是中心却牵动中心，接待工作做好了，在一定意义上代表了学校管理水平和工作风貌，因此，笔者认为接待工作要重视以下几项原则。
1．对口、对等原则
根据实际工作的需要，进行对来宾实行对口、对等接待，不同级别，不同接待，即根据来访者的身份安排相应级别的领导和人员接待；按来访者所在单位性质和来访内容，请对应的主管校领导和职能部门出面接待。这样的对口安排接待工作既有利于来宾接待的工作需要，又能最大限度地调动接待单位的工作积极性和主观能动性，从而使领导能有更多的时间和精力处理大事、要事。
2．坚持科学发展观原则
科学发展观是我们在建设社会主义和谐社会过程中统领全局的重要思想，同样也是新时期高职院校办公室接待工作的重要理论基础。科学发展观，第一要务是发展，其核心是“以人为本”，要做好高校接待服务工作，就必须在工作过程中将“以人为本”理念贯彻在每一个环节里，从小事做起，从每一个人做起，用科学发展观的思想指导工作，坚持“以人为本”理念，服务中要用心观察来宾，体会来宾需求，提供热诚、用心的专业化、高品质服务。
3．实效节约的原则
根据接待地区的具体情况，在制度范围内，发挥主观能动性，尽可能突出地方特色，以高质量的服务艺术和服务水准，做好接待服务工作。以主动热情、细致周到、安全务实的服务，给来宾留下美好、深刻的印象，确保工作有序有效、圆满成功，同时接待工作又要从实际需要出发，提高接待效能，厉行节约，杜绝奢侈浪费，做到硬件不够软件补，让来宾有到家的感觉。
4．归口管理的原则
接待工作统一归口办公室管理，办公室具体承办接待工作。各部门各司其职，各负其责，当然，对待一些重要的接待任务，应当分工不分家，共同努力做好接待工作。同时，重视总结接待工作，把接待中形成的全部文件资料，收集整理并归档保存，以便保证接待工作的可持续性。
三、高职院校办公室接待工作的优化建议
1．更新观念，准确定位。
接待工作是学校形象和精神风貌的窗口，不能仅把它看成简单的管吃管住，迎来送往的办公室日常性的事务工作，它还关系到高职院校教育改革发展成效，在促进学校与社会沟通和联系中起着中介作用。高职院校办公室接待部门应及时更新观念，从被动作为校内外之间联系内外、沟通上下的纽带和桥梁，变为主动推动高职院校教学、科研和社会服务的有效渠道。接待工作定位要有高度，围绕高职院校人才培养、科学研究和社会服务的工作大局，在加强高职院校内外公共关系的同时，展现出高职院校对外开放的崭新形象。因此，高职院校接待工作的责任更加重大，内容更加丰富，服务领域也会更加宽广，作用也会越来越重要。
2．努力提高接待人员素质
高职院校接待是内塑素质，外塑形象的窗口。从某种意义上讲，接待人员素质的优劣，反映一个学校的精神面貌；接待人员正确的公关礼仪，代表着一个学校的群体形象。所以，对于高职院校办公室接待人员的基本素质修养，应以满足新时期高职院校发展需要为出发点。首先，接待人员要有良好的政治素养和综合素质，熟悉党的基本路线、方针、政策，要了解时事，讲话要谨慎得体，还有掌握本校的发展历史、学风教风和科研亮点等情况；其次，接待人员还应具备较高业务技能，接待工作不仅是经验性、实践性很强的工作，也是专业性很强的工作，除了要求仪表端庄，谈吐得当，能够为来宾提供细致周到的服务，更特殊的是，在高职院校教育氛围中以浓郁的人文底蕴和涵养这种软件感染领导和来宾，努力做好东道主角色。
3．协调部门，统筹规划。
接待工作是一项需要协调各方面的工作，本单位的后勤部门能否提供吃住行等高质量服务，职能机构能否给予学院办公室配合热情接待工作，使接待工作不是一个办公室的工作，而是事关高职院校各部门的事情，因此，高职院校接待工作要形成以学校办公室牵头、各职能部门、院系及相关人员配合的，和谐统一、运转有序、完整的接待服务系统。只有学院办公室统筹接待工作，整合优势资源，协调部门工作，相关部门增强主动性，发挥自身优势，以学校教育发展为大局，各司其职，密切配合，才能使接待工作与人才培养、科学研究、学术交流互为补充，互相促进，以实现争创国家一流高职院校的长足发展。
4．突出高职院校优势，彰显特色。
高职院校虽在其所处的层次有差别，但从一般意义上讲，每个学校都应办出自己的学科特色，最终成就学校特色。特别是国家和地方重点建设的高职院校，无论在人才培养、科学研究，还是社会服务、文化传承创新方面，其领军作用和指标意义均无可比拟。因此，高职院校接待工作要尽量显现高职院校特有的色彩，突出高职院校人才培养方向、专业建设特点和科学研究等成果，在接待工作中增强学术性、科技性，淡化商业功利性，体现高职院校的教学、科研中心工作的地位。
总之，在高职院校对外合作交流日益宽广的今天，高等教育快速发展的新形势下，高职院校办公室接待工作被赋予了比以往任何时期都更加丰富的外延和内涵。我们应积极地适应新的形势，不断探索和研究做好接待工作的新途径，进一步解放思想，转变观念，使高职院校接待工作在推动高职院校发展中真正起到重要作用。
