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做好企业专项工作档案的收集整理

出处:论文网
时间:2019-02-18

做好企业专项工作档案的收集整理

  摘要:近年企业按照上级部署开展了许多专项工作,工作推进的过程必然会形成对企业和职工本人具有保存价值的各种门类和载体的原始记录。做好重大专项工作的档案管理也应引起档案人员的关注。
  关键词:专项工作活动 专项工作档案特点 档案收集 档案整理
  近年来,按照上级的部署,企业开展了多项重大的专项工作。专项工作在特定时间内开展和完成,是企业经济发展特定时期的工作重心和焦点,工作推进的过程必然会形成对企业和职工本人具有保存价值的各种门类和载体的原始记录。专项工作的特点决定了专项工作的档案不能像普通档案那样进行常态化管理,做好重大专项工作的档案管理也应引起档案人员的关注。
  1 专项工作的特点
  1.1 社会性。企业开展的专项工作所形成的档案反映了这些特定活动的具体情况,是档案资源的重要组成部分,是职工享受政策福利的重大凭证,具有极其重要的保存价值。
  1.2 独特性。企业开展的专项工作往往是党中央或政府部署的工作,在某个特定时期或阶段进行的特定工作,活动的目的性强,目标任务一致。活动要求独特,政策性强,意义重大,使其形成的档案也具有独特性和专一性。
  1.3 阶段性。企业开展的专项工作一般具有明显的阶段性,时间要求非常强。因此,专项工作期间产生的档案文件呈现集中性,数量较大。
  1.4 临时性。对于全党性或全国性的重大的专项工作来说,由于工作头绪多、任务重,一般都要成立临时领导机构和工作机构,其成员多数是由企业各个部门和属下公司的人员临时兼职组成。
  2 专项工作档案的收集
  专项工作具有的临时性、阶段性,涉及的部门和人员较多,材料分散在各个经办人员手中,使得活动结束后,若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。
  2.1 档案部门要提早介入
  档案部门的档案意识要到位,不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息,主动参与其中,才能较好地做好专项档案工作。
  2.2 明确责任人,建立档案收集的网络
  为确保档案材料能顺利收集,档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料,同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络,明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等,形成一个联动网络。
  2.3 重大活动档案材料的收集归档
  档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作,必须明确专项工作档案的收集范围和内容,学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定,明确收集范围、载体、类别、整理要求,才能做到不漏、不错。
  重大活动形成的档案材料从载体上来看,有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看,有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展,做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动,一般都是分几个阶段进行,档案人员要关注活动每一阶段的情况,勤跑动,与参与活动的各个部门沟通,不但要收集文件、文字材料,还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等,这些照片、录像散存在摄影人员手中,可能还会存在不止一人的手中,档案人员要积极跑、勤沟通,及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像,要及时刻录成光盘保存,优质的照片要晒出来整理。
  2.4 专项工作档案的整理
  “完整”是档案整理工作的一项原则,专项档案由于其形成的特殊性,在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。
  一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法,分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的,则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷,从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则,在组卷时倾向于作为一个独立的问题(或临时机构)来组卷,与其他机构并列平行,放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便,查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的,但整个活动只是在1-2年内完成的,建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷,这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷,将来查找利用就简捷方便,只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。
  二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作,如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案,因为涉及面较广,且多为与职工的切身利益紧密相关,落实的时间短暂,形成的档案非常集中,只涉及职能部门,组卷时可按企业原来的组卷方式(年度-机构(问题)-保管期限)进行即可。
  三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料,容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料,要按照不同载体的组卷要求进行整理归档,保证专项活动的全面性、成套性、完整性。
  2.5 专项工作档案的检索和编研
  由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同,造成一个活动的档案材料保管在不同的地点,但为方便使用,最好能建立相应的检索目录。同时,一个企业进行了多个专项工作,还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编,方便利用。
  参考文献:
  [1]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理,2010,(1).
  [2] 杨婵.高校专项档案资源建设探析――以依法治校档案的收集为例.博客.2012-02-29.

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