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办公自动化环境的文书档案管理要点

出处:论文网
时间:2019-02-22

办公自动化环境的文书档案管理要点

  在对现在社会上各个企业进行分析中,发现企业在不断发展过程中自身经常会产生一些文书档案,对于这些文书档案来说,采取传统的纸质档案管理方法还存在一些弊端,主要弊端表现在整理和查找困难。因此要想保证企业自身档案管理的便利性和准确性有一定提升,就需要在这个过程中采用适当的计算机技术,使得企业档案管理的效率和准确性都有一定提升。目前对这种采取计算机信息技术进行的档案管理主要是办公自动化环境下的档案管理,这就需要对这项管理手段进行全面的研究。

  1 办公自动化环境下的文档管理优势

  在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面,这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究,保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用,在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。

  第一,目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的,在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较,发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能,也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力,减少处理档案的复杂性,从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能,有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间,主要是因为计算机在接收相应档案的过程中,在第一时间就对相应档案进行分类归纳,并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式,还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。

  第二,在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究,了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下,相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中,这种储存方式并不受环境的影响,也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中,发现这些存储介质自身存储范围都比较大,而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理,有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性,使得档案存储更加安全可靠。

  第三,在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异,这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题,针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术,实现各个部门和科室之间的档案信息共享,这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中,还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本,使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候,在相应人员进行档案查询的时候,还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间,并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送,对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。

  2 办公自动化环境下文档管理的问题

  2.1 网络办公环境存在安全风险

  在办公自动化环境下,文书档案的传输与共享以网络为依托,这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此,如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先,档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修,对存档的文件进行多重备份与更新,以确保文书档案存储的稳定性;此外,档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势,最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性,杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改,避免因文件泄露造成的不必要的损失。

  2.2 电子档案处理易造成操作失误

  办公自动化环境下的档案管理,因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性,因此,档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如,档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范,避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失;为加强文书档案的保密性与安全性,档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势,更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度,通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。

  3 办公自动化环境下文档管理的有效手段

  3.1 以保证档案归档的安全为前提

  计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑,快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此,企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限,设定可以登录数据库或服务器的用户的范围,避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。

  3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础

  只有培养一支专业的、高素质的档案管理队伍,才能使现代化的办公设备得到最大限度的利用。办公自动化环境下的档案管理要求管理人员不仅应当掌握文档处理方面的基础知识,还需熟练操作计算机等电子设备,灵活运用办公自动化系统来实现信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。为此,企事业单位应当定期组织培训与讲座,有效的提高档案管理者的业务素养和管理水平。

  结束语

  现代计算机信息技术的发展标志着档案管理上的变革已经到来。在此背景下,档案管理部门作为企事业单位中不可取代的一部分,更应当积极探索自动化办公设备与系统的强大功能,敢于尝试,勇于创新,利用先进的信息技术与完善的管理制度不断加强和提高办公自动化环境下的档案管理工作。

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