院校档案收集工作问题与对策探讨
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.014
Abstract File collection work is rich in archives of colleges and universities to room used the important method and the essential way， this paper some problems in the college's archives collection work of the existing proposed built chapter system， a sound mechanism， pay attention to publicity， expand channels and so on several measures， provides the strategy research to further strengthen the archives collection of university.
Keywords college； archive collection； file management
院校档案是院校建设发展的真实记录，是院校各部门或个人在其活动中形成的，反映院校真实面貌的各种档案载体的总和。档案收集工作是院校档案工作的起点和关键，收集工作的质量决定和影响着档案和档案工作的质量。本文主要从分析院校收集工作存在的档案人才队伍力量薄弱、档案收集制度不完善、档案收集形式单一等问题入手，采取切实可行的对策和措施，加强源头控制，确保院校档案的齐全完整。
1 院校档案收集工作中存在的主要问题
目前，院校档案主要包括文书、教学、科研、人事、基建、纪检等10多个门类。近年来，在广大档案工作人员共同努力下，院校档案收集的数量和质量都得到了不断提高，使档案工作取得了明显的成效。同时，我们也应该看到，档案收集工作仍然存在不少困难和问题，具体表现在以下几个方面：
（1）教职员工档案意识有待提高，档案人才力量薄弱。自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，学院教职员工档案意识得到不断增强，仍有个别单位和个人为了自己使用方便，不愿向档案部门移交应归档保存的档案。更有甚者，将档案据为私有财产，拒绝向档案部门移交归档，影响了档案收集工作开展。另一方面，院校档案工作人员大部分为机关干部兼任，没有受过专业培训，对档案知识掌握得不够系统和完整，并且存在人员流动、更换频繁，在相当程度上影响了收集工作。
（2）档案收集工作规章制度不完善。归档制度是档案材料归档的依据，是党和国家规定的关于档案收集工作的一项基本制度。归档制度一般包括归档范围、份数、时间、要求。从院校档案部门现状看，大多数单位虽然建立了相应的制度，但从制度本身看，内容不够完善，有些特殊载体没有列入其中；还有的归档制度过于笼统，可操作性差，导致归档制度形同虚设。
（3）档案收集管理体制不健全。现在大多数院校没有健全的档案收集管理体制，主要依靠档案工作部门进行收集。经机关收发登记文件收集齐全，没有经过机关登记收发的会议文件、统计报表、音像材料等“帐外文件”收集不上来。究其原因没有一个健全的收集管理体制，建立一个通畅的收集渠道。
（4）档案收集手段单一，收集种类不全。受传统的“等档上门”思想的影响，档案工作人员主动收集做的不够。接收工作仍然是移交单位交什么，档案部门就接收什么，采取听之任之的态度，使得接收的档案内容不全。忽视对部（系）组织召开的相关会议文件材料、统计报表、调研材料、有关人员外出带回的和外单位寄来的与本院校有关的文件材料，教学、科研、基建等活动形成的没有经过保密部门登记下发的文件材料等一系列“帐外”文件的收集。忽视对照片、录音、录像和电子文件等特殊载体档案的收集，造成档案形式单一，收集不全的问题。
除此之外，还有档案人员工作责任心不强、单位领导不重视、督促检查不力等多种原因，也影响了档案的收集。
2 加强档案收集工作的对策
2.1 建章立制，确保收集工作有章可循
院校要按照科学规范、有效收集的思路，各门类档案制定档案收集归档范围。例如文书档案依据“以我为主”的原则，制定《文件材料归档范围参考标准》，进一步细化收集内容、明确责任分工，标准里详细列举各单位需要归档的文件、报表、会议文件等材料，增强档案材料收集的可操作性。可以在《教学档案管理规定》里面，将教学档案管理纳入院校教学工作计划、教学管理制度和各级教学管理人员岗位职责，作为考核教学管理水平的重要指标。针对特殊载体收集不全，规定将反映学院主要职能活动及历史面貌的照片、录音、录像，以及优秀教学片、涉及重要事项的多媒体课件等，列入收集范畴。通过建章立制，使档案收集工作有章可循、有据可依。
2.2 健全机制，确保收集渠道规范畅通
为确保档案收集齐全完整，档案工作部门建立一套有效的管理机制。档案收集可实行院、系（部）两级共管，各系（部）设档案资料室，选配一名档案管理员，负责接收管理下发的文件资料，收集整理本单位在教学活动中形成的档案资料，档案工作部门与档案管理员随时保持联系，形成一个档案收集管理网络，及时掌握各单位的档案资料情况。针对干部等人事档案，可将档案与人事管理可以有机结合起来，建立 “教研室和学员队-部（系）单位-院校”三级管理体系，推行“分级管理、归口负责、适时收集、严格审查、分类归档”的档案管理体制。人事档案材料涉及部门广、内容多的实际，可采取自下而上收集、逐级上报的方式，及时从各业务部门收集相关材料。收集的材料经档案工作部门审查后，按照直接归档、录入信息管理系统并归档等方法进行分类存放，来保证档案收集工作有序开展。 2.3 注重宣传，提升教职员工认知水平
档案收集是记录单位发展历程的根本性、全局性工作，也是事关教职员工成长进步、与个人利益息息相关的基础性、长期性工作。院校档案工作部门要十分重视对档案收集工作的政策宣传与教育引导。
（1）定期召开业务培训。组织档案人员学习档案工作有关规定，明确档案收集的内容标准和技术要求，规范档案的归档流程，解决档案收集过程中出现的问题。利用院校的教学资源或从外单位聘请专业老师统一授课，学习档案理论知识和业务技能。鼓励档案人员结合工作实际，开展档案收集学术研究，提高档案人员的能力素质。
（2）扎实开展业务讲座。院校在教职员工集训活动中，校领导结合当前形势就档案收集工作的地位、作用、功能进行专题辅导，档案部门结合院校工作实际就档案收集重点、难点问题进行现场解答，使全体人员逐步深化对做好文件材料归档工作重要性、必要性、迫切性的思想认识，努力形成全院重视、全员参与的档案收集浓厚氛围。
（3）多方开展政策宣传。利用校园广播开设档案管理专题栏目，介绍国家档案法律法规，强化全院教职员工的档案意识。利用校园网建立档案信息专题网站，提供查档指南、档案展览、法规指导等服务指导，让教职员工知道自己在档案收集方面的权利和义务，懂得档案是什么、能解决什么问题等，提升教职员工的档案素养。
2.4 拓展渠道，确保收集实时完备
档案部门注重将定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法相结合，紧紧抓住上级机关检查、内部结构调整、人员调动等时机，督促和帮助各有关单位对文件材料进行全面收集。
（1）做好平时收集。在机关办文时，抓住公文具体环节进行控制。在机关干部承办公文编号环节，将公文签发单和草稿先期存档。在公文分发环节，将正式件与签发单和草稿归档，保证公文的收集做到齐全完整。
（2）做好定时收集。结合院校定期保密检查集中收集文件资料。档案部门先对照用印情况、呈批件登记和机关各部年度工作总结等，各门类档案依据档案收集范围分别为各部门和单位列出详细的文件资料收集目录。充分发挥档案收集管理作用，严格落实档案工作规章制度，逐个单位、逐个活动清点核对文件材料。最后，档案部门对各部门和单位文件资料收集情况进行验收讲评，督促其高效率、高质量完成文件资料收集归档工作。
（3）做好定向收集。院校宣传部门和信息管理中心，是产生音像载体材料较为集中的部门，档案部门每年年初到两个部门收集前一年度产生的音像载体，及时鉴定整理，刻成光盘存档，保证声像档案的齐全。同时到业务部门收集各类报表、名册、教材等“帐外文件”材料。
（4）做好补充收集。档案工作人员密切跟踪机关领导外出开会、执行任务和各单位阶段性中心工作、会议的情况，主动上门收集相关材料。确保文件材料不留死角、不漏一份、齐全完整。年终，档案工作部门依据院校年度大事记，收集上一年度院校各项重大活动中形成的文件资料，确保档案的齐全完整。
总之，院校档案收集不全的问题是多方面的，需要我们广大档案工作人员共同努力，这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督，更需要各院校档案工作人员不断学习新知识，提高业务能力，把在收集过程中可能出现的问题，消灭在平时的工作中。这样定能提高收集归档率，有效保证档案齐全完整。
