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论精细化管理在煤矿企业办公室工作中的运用

出处:论文网
时间:2019-02-22

论精细化管理在煤矿企业办公室工作中的运用

  中图分类号:F27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2016)10-0092-02

  办公室是煤矿企业工作运转的轴心,是重要的形象窗口,发挥着重要的协调与枢纽作用,并且是领导决策的重要助手,是企业上下联系的桥梁和纽带。社会细致分工和新型管理理念在不断影响着我国企业的发展,随着国企改革的深入推进,煤矿企业办公室面临着许多新的任务和挑战。现代意义上的精细化管理源于发达国家,讲究只有细致化的服务质量才能形成良好的管理氛围,强调用精益求精的态度和认真细致的方法,以最小的投入创造出最大的价值。新形势下,将企业精细化管理理念融入办公室工作之中,推进煤矿企业办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变,是应对新挑战、全面提升办公室工作质量的有益尝试和必然要求。

  一、精细化管理的内涵

  在我国传统文化中,“天下难事,必作于易;天下大事,必作于细”、“不积跬步无以至千里,不积小流无以成江海”、“千里之堤,溃于蚁穴”等等,都阐述了同一个理念,那就是事情的成功需要不断的细致积累,精细化的量变才能最终达到良性的质变。

  精细化管理是源于发达国家的一种企业管理理念,它是社会分工的精细化,以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式,是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代理学认为,科学化管理有三个层次:第一个层次是规范化,第二层次是精细化,第三个层次是个性化。作为一种管理理念和管理技术,精细化管理通过规则的系统化和细化,运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段,使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理的核心在于,实行刚性的制度,规范人的行为,强化责任的落实,以形成优良的执行文化。简单来说,精细化管理就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果,力争在每一个细节上精益求精。

  二、煤矿企业办公室工作精细化管理的必要性

  煤矿企业办公室代表着矿区的形象,是煤矿企业对外服务、对内管理工作的重要机构,主要承担着办文、办事、办会、接待、上下协调及服务保障的职能。当前,随着改革的不断深入推进,尤其是在煤炭市场处于低迷期的不利形势下,如何做好煤矿企业办公室工作已成为矿区发展过程中一项紧迫而重要的任务。完成这项任务的关键就在于转变管理模式,变以往的粗放型管理为精细化管理。煤矿企业办公室工作要进行精细化管理是由办公室的工作特点和当前管理现状所决定的。

  1.办公室的工作特点

  办公室工作所具有的琐碎性、突发性、服务性、参谋性等特点,直接决定了煤矿企业办公室工作必须进行精细化管理。

  1.1琐碎性。办公室工作是一个非常冗杂的综合系统,琐碎性表现在办公室工作的方方面面。办公室承担着大量的公文流转、材料撰写、档案管理、会议筹备、印章管理、信息报送、督查督办、信访维稳、接待安排、对外联络、商务车辆调派等日常事务性工作。这些工作头绪繁杂,看似都是小事却责任重大,必须细致处理。一旦处理不好,就有可能小事变大事,影响各项工作的正常运转。

  1.2突发性。办公室工作被动性强,往往无规律可循,工作中不确定因素多,要经常处理突发性和临时性的事务。这就要求办公室人员遇事不急躁,做事不毛躁,随机应变,分清缓急,有的放矢。

  1.3服务性。煤矿企业办公室工作从根本上说就是服务,为领导者服务,为煤矿各单位、各部门服务,为煤矿全体职工服务。为领导者服务就是为领导者提供准确有用的决策依据,做好上传下达,发挥好参谋助手作用;为煤矿各单位、各部门服务主要是横向的沟通与协调工作,尤其是当一项工作需要几个部门共同完成时,办公室就要在中间当好联络员,做好协调工作;为煤矿全体职工服务就是要把涉及职工切身利益的服务性工作做到位,让职工满意从而专心地投入到煤矿生产经营各项工作中。

  1.4参谋性。办公室的一项重要职能是为领导决策提供参考,办公室给出的参谋意见一定程度上影响着工作部署和落实效果,因此,在给出参谋意见之前必须进行细致全面的调查研究,为领导决策提供准确可靠的信息。要想信息准确可靠,就要从精细处着手。

  2.煤矿企业办公室管理现状

  当前,煤矿企业办公室在办文、办会、办事的质量和日常服务水平上都有了很大的提高,但多数煤矿企业办公室采用的还是以模糊化管理为主,如果以高标准衡量,办公室管理还是存在一些问题和不足的。比如:参谋作用发挥不到位,制度建设不够完善,事务性工作没有实现流程化和标准化。以笔者所在的黑岱沟露天煤矿为例,开展调研为领导做决定提供智力支持,仍是目前办公室工作的一个薄弱环节。这些现状就决定了煤矿企业办公室工作进行精细化管理势在必行。

  三、煤矿企业办公室精细化管理的“五化”策略

  为了使精细化管理理念在煤矿企业办公室的各项工作中落到实处,进一步提高办公室工作效率,就要着力从办公室管理制度化、办公室业务流程化、办公室考核常态化、办公室队伍专业化、办公室文化精细化五个方面入手,实现办公室管理忙而不乱、繁而有序。

  1.办公室管理制度化。“无规矩不成方圆”,精细化管理的基本前提就是规范化和标准化,这个“规矩”具体到办公室管理就是要加强制度建设,保证办公室工作有章可循,做到用制度管权、按制度办事、靠制度管人。一是细化岗位责任制。应打破按人定责的惯例,按照办公室每个岗位细化职责,合理分工,做到目标明确,责任清晰,形成人人有事做、事事有人管,既团结协作又各司其职的工作格局。二是办公室相关制度必须健全。凡是办公室主抓的工作都要建立相应的制度,如公文处理、印章管理、会议管理、保密、信访等方面的制度,形成一套全覆盖、无缺漏的制度系统。三是各项制度要在实际工作中及时修订、增补和完善。制度也是要与时俱进的,当工作实际有所变化或上级公司颁布了新的制度时,就要及时调整,合理完善,使制度更好地指导办公室各项工作。   2.办公室业务流程化。办公室的每一项业务实质上都是一个程序流程,让每一个环节受控,注重业务流程化,煤矿企业办公室的管理就会精细高效。因此,要根据办公室的业务特点,将办公室的每一项工作进行科学的分解、归类,如建立发文办理、收文办理、接听记录电话通知、会议管理、督查督办、接待安排和信访处理等各方面的具体流程,明确完成各项工作的标准和方法。各项工作分解的越细,越有利于优化工作模式,形成和谐有序的工作氛围,提高办公室服务质量和工作效率。

  3.办公室考核常态化。“无威不足以立规,不惩无人守规”。煤矿企业办公室实施精细化管理,要按照奖优、治庸、罚劣的原则,积极推进办公室绩效考核,避免绩效考核流于形式,真正实现考核常态化。要合理制定考核标准,采取科学的考核方法,坚持定量考核与定性考核、综合考核与分类考核相结合,将考核结果与奖优评先、效益工资有机结合起来,建立约束机制和激励机制,激发办公室职工的工作积极性,推动各项工作有序开展。

  4.办公室队伍专业化。精细化管理的核心之一在于规范人的行为,因此,提高办公室人员业务素质,打造一支忠诚坚定、敢于担当、专业高效的办公室队伍对煤矿企业办公室实施精细化管理至关重要。办公室人员要有细致严谨的专业态度,常怀如履薄冰的心态,时刻认真再认真、细致再细致。办公室工作就是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成的,它的显著特征是既“忙”又“细”,越忙越要细,这就要求办公室工作人员对细节要有敏锐的洞察力。除此之外,办公室人员必须具备全面的专业知识、办公自动化技术、过硬的政治素质、甘于奉献的精神、较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力和干练的办事能力等。

  5.办公室文化精细化。思维意识决定人的具体行为模式,要将精细化管理意识上升为一种文化,增强对细节的执行力。办公室工作如果在执行中忽视了细节,就可能酿成大错,甚至造成恶劣影响,比如文件中的错字、使用有误的标点、装订的错页、排座位出差错、通知参会人员遗漏等。这就要求我们在工作前有切实可行的计划、工作中有随机应变的机智、工作后有总结经验的习惯,人人形成精细化的思想,打造精品文化,办文要办成美文佳作,办会要办得圆满成功,办事要办得无可挑剔。

  四、结语

  精细化管理是一种先进的管理理念,本文通过分析认为,新形势下,煤矿企业办公室要从办公室管理制度化、办公室业务流程化、办公室考核常态化、办公室队伍专业化、办公室文化精细化五个方面扎扎实实做好每一项工作,转变粗放式管理为精细化管理,重视细节,走专业化、流程化、标准化之路,全面提升办公室工作效率和服务水平。

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