刍议信息技术在档案管理中的有效应用
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）11-0036-01
前言：随着我国逐渐进入到信息化时代，信息技术以迅猛发展的态势日渐融入到社会各领域中，档案管理是社会发展中不可或缺的基础产业，信息技术若在档案管理中能够有效的应用可以为社会的发展提供有利保障。而目前我国信息技术在档案管理中存在诸多问题，文章通过管理制度不够完善以及档案管理人员素质有待提高等问题的阐述，提出解决对策，并分析信息技术在档案管理中的有效应用，从而促进信息技术在档案管理中的发展。
一、信息技术在档案管理中存在的问题
1.管理制度不够完善
信息技术在档案管理中存在管理制度不够完善的问题。信息技术在管理档案的应用中，需要有相应严密的制度与机制的保障，才能够确保信息技术在档案管理中的有效应用，而目前我国档案管理中的管理制度仍处于起步阶段，部分单位对此的不重视导致档案管理工作效率低下，严重影响了信息技术在档案管理中的应用。
2.档案管理人员素质有待提高
档案管理人员素质有待提高是信息技术在档案管理中存在的重要问题。信息技术在档案管理的应用过程中，起至关重要的是档案管理人员，而目前部分档案管理的工作人员专业水平不高以及综合素质能力不够，导致信息技术在档案管理中得不到有效的应用，致使档案管理工作效率不高，限制了信息技术在档案管理中的发展[1]。
二、解决信息技术在档案管理中问题的措施
1.建立健全管理制度
档案管理中的制度不完善，使档案管理的工作效率低下，影响了信息技术在档案管理中的有效应用。因此，建立健全管理制度是十分重要的。在信息技术应用到档案管理的过程中，对于档案信息的管理是至关重要的，而只有加强各行业对档案管理的重视程度，建立严密的档案信息管理制度，健全严格的档案信息管理机制，并按照所建立的规章制度实施，才能够确保信息技术在档案管理中能够得到有效的发挥及应用，有效提高档案管理工作的效率。
2.提高档案管理人员的素质
档案管理工作人员专业水平以及综合素质问题限制了信息技术在档案管理中的有效发展，因此必须要提高档案管理人员的素质。在对档案管理工作人员的选拔过程中，应建立科学合理的选拔制度，坚持择优录取的原则，对档案管理工作人员的录取严格把关，以确保档案管理工作人员具有专业的水平，另外，也要吸纳有经验的档案管理工作人员，加强对档案工作的整理。同时，各行业的档案管理部门都应要时常对在职档案管理工作人员进行学习培训，提升档案管理工作人员的专业水平，提高档案管理工作人员的综合素质能力，从根本上提高档案管理工作的效率，促进信息技术在档案管理中的有效应用[2]。
三、信息技术在档案管理中的有效应用
1.信息技术在档案信息管理系统中的应用
在档案信息管理系统中应用信息技术时，可以根据档案信息管理模式与信息技术的发展，研究能够将多种现代信息化技术融为一体的档案信息管理系统，并将电子信息技术广泛的应用到档案信息管理系统中，使电子信息技术能够充分的在档案信息管理中得到应用。一般而言，档案管理系统都是模块式的，而电子信息技术可以将各模块有效的结合起来，使其形成一个完整的档案信息管理系统，从而使其各功能得到紧密的连接并最大限度的发挥作用。信息技术时刻存在于档案管理过程中并有效的促进了信息化档案管理的发展[3]。
2.信息技术在备份恢复中的应用
信息技术能够在档案管理备份恢复中得到有效发挥。由于电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此电子档案同样会发生丢失以及损坏等情况，而目前计算机病毒、黑客到等问题为我国的网络安全问题带来了严重的威胁，同时也威胁到了电子档案的安全性，电子档案中的信息如若丢失，将会为档案管理工作带来严重的后果。因此在档案管理过程中，可以使用信息技术备份档案管理信息的电子档案，发生意外情况时用信息技术恢复电子档案，信息技术对档案管理信息的备份及恢复，不仅能够使档案管理中的重要信息得以保存，同时能够不断促进信息技术在档案管理中的有效应用，是信息技术在档案管理中不断发展。
3.信息技术在档案管理内容中的应用
档案管理工作是一项十分繁琐复杂的工作，通常情况下，档案管理需要档案管理的工作人员手动完成档案内容，包括对档案中信息的记录以及管理。而在档案内容管理中运用电子信息技术，不仅能够有效的提高档案管理的工作效率，同时能够提高档案管理工作人员的工作质量。信息技术在档案内容中的应用主要体现在以下几点：存储档案的文件目录、对档案信息的复制与检索、统计与汇总档案文件、传输数据并对系统进行维护等等。信息技术在档案管理内容中的广泛应用，有效的促进了信息技术在档案管理中的发展。
结语：对于信息技术在档案管理中的有效应用的研究，本篇文章主要从管理制度不够完善以及档案管理人员素质有待提高等方面对信息技术在档案管理中存在的问题进行深入研究，并通过对建立健全管理制度以及提高档案管理人员的素质等方面的分析提出相应的解决措施，并通对信息技术在档案信息管理系统中的应用、信息技术在备份恢复中的应用以及信息技术在档案管理内容中的应用对信息技术在档案管理中的有效应用进行阐述，具有实际的参考价值。
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