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浅谈数字化档案管理体系的建立

出处:论文网
时间:2019-03-03

浅谈数字化档案管理体系的建立

  中图分类号:G271 文献标识码:A      文章编号:1003-9082(2015)11-0042-01

  数字化档案管理在生活的应用中十分广泛,注重管理档案的工作,尽可能的将传统的档案与现代的技术相结合,协调完善档案的管理工作,切实明白档案管理,对数字化档案建立具有的实际作用。本文主要从数字化档案的收集与保管等方面分析数字化管理系统的方法。

  一、数字化管理系统的概述

  档案信息管理系统与网络信息管理系统共同组成了数字化档案管理系统。档案信息系统又由数字化处理系统、信息服务子系统和数据库管理子系统组成;信息发布子系统与Web管理子系统组成了网络信息共享系统。数字化档案管理系统是由现代的信息技术为基础,以档案为核心的内容,是以高效率、先进、便捷的模式,多用户的标准、安全有序的分布式档案集成的信息资源管理系统。

  二、数字化档案系统的保存与管理

  特殊性是数字化的一个性质,在存放与保管方式上,数字化管理与之前的档案管理具有很大的区别。在之前的档案管理上,仅仅是以纸质编码进行整齐的排放保存。而数字化却是利用光盘与储存器进行保存的。与传统的存储相比,数字化档案在存储方面具有大容量的扩充,并且在现实生活中不占据现实的空间,有效的节约了空间的费用。

  在安全的问题上,需要实行一系列的方法和措施进行保证,对于数字化档案必须使其实现可以被利用和可识读性,在设备更新的时候必须实现旧的载体可以转换到新的载体上,还要注意非法情况的攻击与保密等工作的完善。另外要保证数字化档案不能过分的依赖载体,因为有的设备离开载体就不能使用的问题,因此,在存储的过程中,尽可能选用比较简单的格式进行存储,使数字化档案不依靠载体进行存在,这样才能让数字化档案进行长久保存。

  三、数字化档案在管理方法的研究

  在进行档案管理的过程中,必须充分的实现数据格式的统一,数据格式的统一是实现资源网络的必要条件,使档案信息的归档与查阅也可以比较顺利的进行,是实现档案资源共享的一个必然的条件。只有充分的达到标准化和规范化,数字档案才能更加有效的出现在人们的生活中。

  在保证数字化档案的时候,应该首先保证格式与规格的统一,对数字化档案实施标准的运行,只有在标准下,才能正常的开展计算机应用下的社会服务等一些工作的正常进行。

  这也是档案管理部门进行技术支持并降低财力的有效途径。

  在档案的信息网络化中应该具备一些比较完善的计算机硬件设施,主要有:电话、计算机、交换机、终端设备、传真机、卫星设备和管线传输等设备。只有在软件方面实行较强的资源后才能保证信息化组织下的安全保密工作得以进行。实现软硬件兼备的档案管理工作,也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、懂信息化的人才进行开发和操作,这样才能顺利地开展工作。

  四、数字化档案管理的问题

  1.缺乏有效的领导

  在科技发展的今天,数字化档案管理虽然已经得到大家的普遍认可,但是在数字化管理中,我国依然处于初级阶段。我们虽然对数字化档案管理已经接收,但在专业的管理知识方面并没有完全得到认可。缺乏先进的领导,没有建立起规范的数字化档案管理系统。

  2.数字化缺乏先进的硬件设备

  计算机的更新非常迅速,然而在档案馆中的计算机设备却很少进行改变,计算机往往不能跟随时代的步伐,不能适应数字化档案体系的需求,影响了档案管理工作的进行。

  3.数字化的安全性能不高

  计算机网络应用是数字化档案管理体系不可缺失的一部分,有网络存在的地方必然会存在安全隐患,容易导致数字化管理系统不能正常的运行,导致网络瘫痪,各种病毒也不断地侵入,数字化的内容易于丢失,数字化网络的安全是一项重要问题。

  五、数字化档案的具体方法

  在目前的网络环境中,有很多的外在因素影响着数字化档案的进行,例如,在网络的环境中,会有黑客的攻击、病毒的侵入等不良的因素在进行着档案的影响,极易造成档案信息的泄漏和失真等情况出现,这就要求,各个管理部门做好各方面的工作安排。

  1.在构建电子化档案的时候,为了防止外侵入病毒的影响,造成信息的毁灭和丢失,在档案存储过程中,可以运用网络设备、电子文件归档管理程序和电子打印机等将纸质的档案也进行二次的安全保存,通过二者的同步,有效的解决数字化档案无法代替档案解决的问题,实现档案的安全保存。

  2.进行权限的设置,禁止访问,保障网络的安全进行;在档案的使用过程中,严格地对使用者的权限进行限制,并对档案的内容制定出合理的划分,进行分区加密,这样对于完全禁止阅览的内容时,就保证不会发生信息的丢失。分类的进行加密与阅览权限的设置,让读者仅可以得到自身权限之内的档案信息。

  3.做好备份,保证信息的安全;在进行档案的整理过程中,对于比较大或者比较重要的文件可以选择多台机器进行存储,多种方式的备份,保障档案的安全,并且对于重要的文件也要及时的做好备份记录,随时进行跟进。

  4.预防病毒的产生,防止不必要的损失存在,在计算器中安装杀毒能力比较强的杀毒软件,定期的对计算机进行病毒的查杀;禁止使用外部的磁盘与读卡器进行使用,外界的磁盘必须保证在病毒查杀彻底的时候使用。

  5.建立起一套比较合适的档案管理系统。在系统中可以实行六个步骤的进展,登记-编目-检索-利用-统计辅助。对于各个板块的系统与档案信息设定合理的站点,切实的实现档案信息的有效性连接,深入改善系统,促进数字化的档案管理工作有秩序的进行。

  结束语

  在信息技术逐渐发展的今天,实行数字化管理体系是时代发展的要求。在数字化档案管理体系的建立中,会存在许多的问题,数字化档案管理系统也注定不会一帆风顺的,但是相信在国家安全保障措施的不断完善与改进中,我国的数字化档案管理体系肯定会得到令人赞叹的领域,数字化档案管理体系正在逐渐的进行完善,安全、有效的档案将在不久的未来为我们所使用。

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