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企业办公室督办工作的重要作用探讨

出处:论文网
时间:2019-03-05

企业办公室督办工作的重要作用探讨

  中图分类号:F407 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)09-0084-01

  企业的办公室是作为企业组织管理机构存在的重要纽带,也是体现企业管理水平的重要平台之一。而督办的职能是当前企业办公室中的重要构成部分,同时也是使企业相关决策得到顺利实施的关键所在。某企业一高层管理人员曾表示:一个企业之所以能够成功,其企业的战略占据起着5%的作用,剩余的部分则全部是执行力。因此为促进企业的发展,首先需要确保企业中具备较强的执行力,而使执行力能够得到落实的措施就是办公室的督办工作,合理的进行督办工作,能使企业中上至领导阶层,下至基层员工,都能有效的在其引导下全面实现生产经营目标,使企业有效益、可持续发展。

  一、开展办公室督办工作的意义

  1.在企业管理中,开展办公室督办工作,能使企业的相关决策得到全面的落实。办公室督办工作作为当前企业工作得以顺利运行的重要环节之一,是使企业的决策得到实行的有效措施,要求相关人员能够认识到,当决策工作得到确定并部署之后,只是完成了一半的工作,还需要通过办公室督办工作使决策工作能够得在企业中得到全面的贯彻和落实,利用这样的方式将企业最终的思想变为实际的行动。

  2.合理的进行办公室督办工作能使企业的工作效率得到全面的提升。在当前的大中型企业中经常出现管理层面的政策符合要求,相关决策也没有问题,但是一旦被下达后,通常情况下都会发生变化,甚至出现不按照要求进行执行的情况发生,这些现象对于企业的发展是极为不利的,并且制约了企业中各项工作的运作效率,将这些问题进行综合分析可以发现,主要是因为相关的监管工作不到位,制度也不够完善,试想如果在企业的办公室中能有一套符合企业发展,且较为完善的督办机制,则会让企业的决策从下达开始的每一层和每一项工作能够得到落实,那么企业的工作效率会相应的得到提升[1]。

  3.办公室督办工作代表了企业的管理水平,同样也能展现出企业的文化特点。在对现代企业进行管理的过程中,办公室的督办工作能否顺利的进行对于展现企业的文化有着重要的意义,是使企业中的体制能够得到全面执行的前提,对于企业中员工价值理念的培养,有着重要的推动作用,使企业能够具备良好风气,同时对于企业员工的主人翁意识的培养同样有着推动作用,使其能为企业的生存和发展做出贡献。由此可以看出,在企业中进行办公室督办工作能提高其核心竞争力和决策的执行力,并使企业的和谐文化得到创建。

  二、当前办公室督办工作中存在的问题

  1.进行办公室督办工作的过程中过于简单和形式化。在部分企业中对于督办工作的执行主要是通过将会议中传达的内容罗列到相关的文件中,并同时分发给相关的单位,认为不管是否要求督办都得执行,做好自己的分内事就行,使其工作量增加的同时,让管理的难度同样增加。

  2.对职责的主体没有具体的规定。针对企业中需要相关部门协助进行处理的事务,没有形成主要的牵头部门,使执行时间较长、涉及到的部门较多以及解决难度系数较大的工作项目,在实际的工作中不能得到有效落实,并存在相互推脱责任的情况存在,使整个工作的进程和处理效率受到影响。

  3.在企业的管理中缺少相关的考核标准。在对执行的效果进行反馈的过程中,相关人员利用避重就轻的方式,找理由,讲客观因素对其最终结果进行解释,造成办公室在执行督办的过程中不能使相关的事务得到落实,也失去了督办工作的严肃性,其主要是因为企业管理中缺少相关量化考核标准[2]。

  三、加强办公室督办工作的有效措施

  1.使相关人员认识到督办工作重要性

  在企业管理中,采用办公室督办的方式,使企业中的各项管理决策能够得到全面的落实,同时也是使企业中的工作作风得到全面整改和执行力得到加强的有效措施。办公室的督办工作不只是对企业进行压力的施加传递,也不是使企业中的各管理部门负担增加的方式。因此需要各部门能准确的认识到督办工作中的实际意义,并将督办作为推动化压力为动力的手段,使其督办的事项能够得到迅速执行和全面落实,从而实现每项工作得到相应结果的目的。

  2.使办公室督办工作系统得到完善

  在企业中领导是其最终的决策部门,也是使其相关项目得到落实的主体单位,因此需要领导能够对其办公室督办工作加强关注,并积极参与到督办的工作中,使企业能呈现求真务实的状态,以及雷厉风行办实事的优良作风。针对企业中相关制度已经进行改革的情况,需要对其办公室督办网络系统进行完善,即将办公室作为系统的主体,其他部门为辅的督查管理工作系统,并将其督办工作加入到日常的会议中,使办公室督办工作的权威性得以确立[3]。

  3.创建完善的督办工作封闭程序

  在企业中为使督办工作得到全面的落实,首先需要认识到该项工作的复杂性,然后对相关企事业单位、上级机关等办公室督办工作中的优秀部分进行借鉴和学习,并根据企业的自身特点,创建包括立项、交办和催办以及反馈和办结等五项封闭的程序,让工作制度能够实现规范化和常态化。笔者所在的石油钻探工程服务企业,对办公室督办工作就建立、完善并形成了一套完整的业务流程:办公室根据公司领导会议精神和要求整理、编发督办通知,相关基层单位或机关职能部室按通知要求及时落实工作并在规定时间内回复落实情况以及结果评估,办公室收集整理后报送公司领导审阅认可,每季度进行一次督办完成情况评估和通报,并将督办完成情况应用到对相关单位或部门的绩效考核中。近几年来,通过每年近150项督办工作的开展,为企业安全清洁生产和经营管理提供了强有力的支撑保障作用。

  四、结语

  企业能够顺利发展,离不开办公室督办工作的顺利执行。同时,督办工作的执行又加强了企业的全面建设。在企业中办公室督办作为一项任务较为艰巨的工作,其执行的力度会对企业中的各项工作产生直接的影响,因此需要相关人员在进行办公室督办的过程之中能做好每一项工作中,并树立较强的服务意识和责任感,使其在相关决策一经下达,就能及时进行督办工作,使相关会议中的内容得到全面的贯彻落实和同步执行,从而使企业相关管理人员能及时发现其中存在的问题,并进行整改,从而实现提高企业经济效益和可持续发展的最终目的。

企业办公室督办工作的重要作用探讨

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