口述档案:企业档案工作之新视野与新拓展
随着口述历史传入我国，口述档案逐渐引起人们的关注，也成为档案领域一个新的研究方向。20世纪80年代中后期，档案界学者开始对口述档案进行系统研究，但到90年代口述档案问题才引起重视。随着研究的逐步深入，口述档案的价值和意义已得到学界深刻认同，但对口述档案的定位和性质等仍存在争议，对将口述档案作为档案资源的重要构成来加以建设还存在着程度不同的分歧。[1]目前，国家、省、市、县区级公共档案馆开展口述档案项目较多，主要对具有典型性、地方特色性的口述档案资源进行抢救性建设，内容涉及民俗学、社会学、生活史、技艺史、民族史等社会科学各个方面，但企业口述档案却鲜有关注。而在国外，通过收集口述史资料积累企业档案的方式早已成为企业档案工作中极富特色的一部分。鉴于口述档案的重要价值与作用，将口述档案纳入企业档案工作十分必要。
一、企业口述档案的涵义
企业口述档案可看作企业档案和口述档案的合成与交叠形式，是以“口述”为原始承载方式的企业档案，也是有关企业活动和历史的口述档案。企业档案是企业在研发、生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》最早正式提出“口述档案”概念：为研究利用而对个人进行有计划采访的结果，通常为录音或录音的逐字记录形式。因此，企业口述档案是对企业各项相关活动的亲历者或参与者通过录音录像或口述笔录等方式进行有计划采访后形成的具有凭证作用的记录。口述档案的新颖、坦率、形象、生动等特点[2]赋予了企业口述档案民主性、生动性、叙述性、全方位、多侧面的新特征。
二、企业口述档案的价值与作用
从企业档案对企业本身和其他组织价值的角度看，口述档案在企业档案工作中不仅必不可少，更是一个“催化剂”[3]。
首先，口述档案是弥补企业档案馆藏不足与构建企业组织记忆的重要资源。在信息生产方面，任何形式的企业文件都不可能提供完整的信息或反映企业全部情况，开展口述档案则能够有效地补充企业各项活动信息，记录具有特殊意义或“官方”档案缺失的部分。特别对于创建初期因资金、人力、设备、观念等因素限制而无力保存早期档案资料的企业，更能起到填补企业历史记忆空白、完善企业发展史的作用。由于口述档案无法被其他形式的档案代替，又是企业发展不可或缺的资料，这使口述档案成为促进馆藏多元化的极好资源以及现有企业档案收藏的重要补充；或者其他类型企业档案中记载的仅有框架、没有细节，仅有结果、没有过程的企业活动，口述档案对于了解企业重大事件的背景和重要文件的产生过程有着重要意义，为企业组织记忆的构建提供鲜活的史料。福特公司第一代企业档案工作者罗伯特?巴默（Robert Bahmer）注意到企业第一个五十年所保留下来的档案存在大量缺口，建议通过实施口述档案项目来填补这一缺口；20世纪80年代，福特在英国成立了欧洲企业历史事务所，雇佣了著名记者兼历史学家大卫?伯吉斯―怀斯（David Burgess-Wise）来开展公司口述档案访谈及研究工作。[4]到目前为止，福特公司档案馆已采访了131人，对这些人的214次采访共形成了近270个小时的录音档案，其中230个小时的录音档案已经整理成超过7000页的手稿，这部分口述档案构成企业档案中独特而重要的信息资源。
其次，口述档案拓展了企业档案工作内容，为企业档案工作带来活力。开展口述档案能够促使企业档案工作由被动向主动方向转变，有助于企业档案工作者树立积极进取的工作态度。一方面，开展口述档案是将企业档案保管和研究合二为一的有效手段。口述档案收集前对主题的深入研究、收集后的整理保管和开发利用等工作都要求档案工作者不但要做好企业档案体系建设，还要兼顾企业档案研究开发工作。另一方面，开展口述档案是辅助企业档案鉴定的有效工具。鉴定一直是档案工作的重点和难点，口述档案往往是企业活动亲历者较为真实可信的历史叙述，能够从不同方面展现企业多元化、生动化的工作状况。从这个角度看，口述档案等于提供了一份探察公司活动的地图，而且是由熟悉情况的内部人员绘制，[5]为档案鉴定提供佐证，纠正一般档案之讹误，在与企业档案、内部资料的相互印证中展现企业发展的真实面貌。
再次，口述档案增强了企业员工的融入感，体现出以人为本的发展理念。口述档案的民主性强调每个当事人和知情人都是“活档案”，每位普通员工作为企业各项活动的参与者，都可进入企业历史并在其中扮演角色，提升企业员工的主人翁意识和对企业文化的认同感。尤其是一些老员工更是企业发展历程的见证者，其丰富的经验是企业的珍贵财富。另外，口述档案还是企业隐性知识物化的有效途径，作为弥补性知识资源用作宣传广告、开展公关活动、进行入职培训等。
最后，口述档案有助于保护人类社会的文化遗产。企业是促进社会进步发展的重要力量，企业档案中包含的科技经济信息不仅对企业本身十分重要，也是国家宝贵的工业文化遗产；从企业档案记载的信息内容中可以管窥当时背景下社会的政治、经济、文化发展状况。尤其是一些“老字号”企业具有深厚的历史文化底蕴，是中华民族传统文化、特定地域社会文化积淀的具体体现。因此，开展口述档案应本着对企业负责、对社会负责的使命感，促进文化遗产的保护。
三、企业口述档案的收集、鉴定、利用服务工作
企业口述档案收集来源理论上包括三种：一是对企业员工个体口述档案的制作与形成，二是对企业各部门已形成的口述档案的收集，三是对社会上有关本企业的口述档案资源的采集。后两种主要通过常规接收即可，而企业员工个体口述档案的形成则是在调查访问的基础上采用口述手记、录音录像等方式。这就要求企业档案工作者首先要熟悉馆藏内容，关注馆藏结构的合理化及其资源使用的效率性，了解馆藏中究竟哪些方面需要补充，什么对企业最为重要，只有清楚馆藏中缺乏哪些材料才能使口述档案的收集更具针对性；其次要根据企业情况及访谈主题灵活确定企业口述档案收集范围，如访谈现场笔记、原始录音录像及其文字稿或电子稿、访谈计划、受访者详细资料等；再次需掌握口述档案理论及采集口述档案的技巧和方法，正确把握受访者心态、正确选择访谈主题和访谈对象、具备一定的人际交流技巧和协调亲和力、具备录音录像等新技术设备的运用能力、文字编辑处理能力。可见，规范程序、制定计划、对企业文化知识的良好储备、敏锐的洞察力、学习创新精神、责任感和使命感是企业档案工作者做好口述档案收集工作的基础和前提。 由于口述档案的内容并非完全可靠以及受口述者的主观性（如认识、立场、地位、观测角度和记忆的模糊性）等因素影响，企业档案工作者应严谨对待口述档案工作，在收集、接收过程中核实内容，做好鉴定工作，使口述档案真正成为企业历史凭证。首先，要与受访者提前进行良好的沟通交流，建立信任，普及口述档案重要性的知识，鼓励受访者反映最真实的背景信息；其次要将口述档案与企业发展史、企业文化、已有资料相互印证。当然，口述档案的独特魅力还在于能够将亲历者的声音保留下来，所以在做鉴定时也要分析口述者的语言、声调和主观意思并结合其中体现出的情境及背后的社会含义。
口述档案的最终价值要在利用服务中得以体现，只有服务于企业生产经营、史料编纂、形象宣传，口述档案工作才会赢得企业资金、人力、设备的投入与支持。口述档案的最大好处是它所产生的信息能够很快以电子形式提供利用[6]，这种口语媒介到文字媒介再到电子媒介的载体转换更利于口述档案中蕴含的信息共享。档案工作者作为企业内部导向性资源的管理者，应从知识管理的高度开发口述档案资源以供利用，将口述档案的挖掘作为知识管理的一个重要手段。企业生产管理经验的传递、研发经营心得的共享、企业共同体凝聚力的提升等都是开发利用口述档案资源的独特意义所在。口述档案还为出版编研企业发展史、策划企业活动展览、宣传企业形象、塑造企业文化提供丰富的素材。另外，企业档案部门还应与公共档案馆、社会研究机构、高等院校、新闻媒体单位开展合作，共同研究开发企业口述档案资源，使其中蕴含的信息、知识不仅为企业利益服务，更为社会效益服务。当然，在开发利用口述档案过程中要注意隐私权的保护，维护多方利益，如美国保险公司信诺集团（Cigna）开展企业口述档案项目时为保证口述者的隐私权及其他个人权益，在访谈结束后会要求受访者签订两份协议，一份受访者保留，一份归企业档案馆保留。
总之，企业档案是企业财富也是社会财富，企业口述档案的收集、保管、开发利用不仅是一种企业行为更是全社会的一种文化行为。口述档案不同于其他从过去保留下来的实物档案，其获得是一个需要通过回顾和挖掘记忆的创造性过程，企业档案工作者兼具口述档案的“保管人”、“创造者”“传播者”的角色[7]。因此，企业档案工作者应将口述档案作为企业档案工作的新视野与新拓展，以更好地服务企业，赢得企业内部生存发展空间；更好地服务社会，赢得社会各界理解和认同。
