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论学校图书馆建立技术档案的必要性

出处:论文网
时间:2019-03-23

论学校图书馆建立技术档案的必要性

  在现代经济的发展下,素质教育催生了知识经济,加上现在的网络信息技术的发展,高校的图书馆向数字化和网络化的方向发展。由于在图书馆中引入信息技术,促进图书馆技术档案工作的高效管理

  1、技术档案的概述

  技术档案也是一种重要的文件资料,主要用于科研领域的生产活动,包括一些技术文件,图表和图纸以及照片等。对于图书馆的技术档案主要就是指图书馆的规划任务书、图书馆的建设大纲以及相关活动的调查材料等。这些材料的留档保存可以为图书馆的科研工作提供重要资料文献和经验。而且,技术档案具有一定的特殊性,一般为内部使用的文件,不会进行随意的公开,属于有保密级别的文件。技术档案和技术文件材料不同,需要认清两者之间的区别。一般而言,技术文件材料主要是在日常的工作中使用过,但是没有进行归档整理的图纸、文字以及照片等,技术文件材料是技术档案的一部分。技术档案是活动中具有保存价值,并且进行归档保管的技术文件材料。对于高校的技术档案而言,要做好相应的技术文件材料的收集和保管,从而做好技术档案的保密工作。

  2、学校图书馆建立技术档案的必要性

  在高校的发展中,图书馆占据着重要的教学辅助作用,在现代化教学中发挥重要的推动作用。图书馆技术档案管理数字化可以实现档案信息的数字化、利用网络进行信息组织和传输,实现档案的自动管理和大众化服务,促进资源共享和信息检索的快捷。

  2.1现代信息技术在图书馆中的应用。现代社会计算机技术和通信技术的发展促进了信息时代的发展。传统的图书馆发挥着文献采购、传递以及流通的作用,对读者的阅读指导、信息咨询、文献检索以及使用的模式已经退化,不能跟上现代数字化时代的图书馆应用需求。面对现代网络技术对图书馆的冲击,图书馆开发了一系列的新型业务,例如网上文件资源的远程借阅、网络数据库的建设和信息共享等,使图书馆的工作向数字化管理的方向发展。由于目前的信息化技术在图书馆的应用较为广泛,图书馆适时地加大机构设置的改革,新增了一些网络资源中心和信息技术部;加强图书馆人员的专业培训,对计算机和自动化方面知识的学习,使图书馆管理人员转变传统的习惯,使图书馆技术档案管理人员更加专业,提高管理人员的自身素质。同时,在图书馆设备的应用,增添一些数字设备,例如网络服务区和扫描仪等,增加图书馆的现代化技术实力。

  2.2建立技术档案是图书馆科学管理的需要。技术档案可以有效的反映一个单位或者部门对于基本建设以及生产技术方面的实际情况,还能放映出自然科学研究方面的活动。其本身具有很强的保护价值,是真实的记录集中保管技术方面的材料。跟随信息化发展的脚步,计算机以及网络和通讯、数字等诸多方面技术的不断在图书馆之中得到有效运用,现今的图书馆的管理模式逐渐从传统的方式想近代方式进行过渡,实际运用的图书馆的手段和方式也发生了很大的变化,新的技术手段在图书馆之中得到可全面的采用,这样的现状就需要一些既懂得现代化的科学技术,又对图书馆方面的专业知识有独到研究的复合型的人才。但是,在市场经济的运行条件之下,图书馆在技术方面不够稳定,这就直接影响到了整个图书馆正常工作的开展。实践运行之中,虽然采取了一些措施来引进人才,比如有些学校采取阶梯型的引进人才以及拉开距离,保证实际引入的人员和单位签订的合同期间之内保持一定的稳定性,即使是采取了这样的措施,还是不能有效的减缓出现人员的流动现状,这就给工作方面带来一些不必要的损失。所以,加强图书馆档案管理数字化,利用数字化技术和手段,对档案进行综合处理,对图书馆的技术档案信息资源进行收集和管理。数字化技术都是依靠网络平台进行自动化管理,促进档案的长期保存和充分利用。

  2.3图书馆技术档案进行数字化管理的优越性。在高效,图书馆技术档案的管理内容繁杂,管理的难度较大。加强档案信息的数字化建设,可以提高信息的利用效率,将信息储存技术应用到档案管理中,将档案的书面信息加工成计算机的数字化信息资源,就可以形成一定的电子文献,这种档案信息管理的方式对传统的图书馆档案管理带来严重的冲击,实现了信息的强大变革。对于学校的图书馆的管理工作而言,改变了过去一直运用的单一的管理功能,实行了给“知识的传播和扩散”的职能以及咨询功能等,这就对于馆员实际的素质能力方面提出了更高的要求,当然,也带来了一些实际管理方面的问题和挑战,需要采取有效的应对措施进行解决。所以,要加强对图书馆技术档案的数字化管理。对于图书馆的技术档案而言,档案的自动化管理可以充分提高管理的工作效率。由于计算机存储技术的应用,将有效解决传统档案管理的繁重压力。例如,计算机技术、扫描技术、存储技术以及多媒体技术多项高科技,可以有效地实现图书馆技术档案的立卷、归档、检索以及利用等功能。由于在实际的高效技术档案管理中,许多现代的管理规章制度和一些实际的操作规程之间出现了一些矛盾,对于一些岗位的人员在职责的划分方面的不够明晰,这就造成在相关的操作方面出现了一些失误和漏洞。对于这些方面的资料的保存出现一些不完整的情况,这就给出现问题相关的维修和维护带来了极大的困扰。

  技术档案的数字化管理,还可以提高信息的网络化传递,促进社会化服务质量的提高,从而促进档案信息的更大范围扩展,实现跨时空的信息服务,促进信息传递的现代化和标准规范化。

  3、技术档案管理需要建立一定的规章制度

  3.1技术档案建立方面的系统化建设。技术档案对图书馆之中的技技术设备实际的设置情况以进行了详实的记录,可以让相关的管理者对于本馆之内的现代化的设备有清楚的了解,这样在实际的管理之中才能做到得心应手。建立技术档案要结合档案的实际情况,进行明确的分工,建立其一套完整切实可行的规章制度,保证技术档案的完整性和系统性。

  3.2建立设备采购的账目清单。相关的采购人员在进行各种设备采购时,对于实际的验收、记录,需要建立起原始的记录档案,这样方便财务部门对设备相关的情况了解的一清二楚,依据实际的需要进行及时的设备采购和更新。

  3.3建立设备管理档案和技术操作档案。在设备采购之后,对于每一台设备需要详细的进行管理,使用账目,并表明设备所在的部门,具体的负责使用或者是相关的管理人员工作的状态等。对于采购的设备的采用的买机配件实际的使用情况、出处做好切实的记录。相关的技术部门要依照每一台机器的编号建立档案,掌握好各台计算机的运行和维修方面的记录。现今的很多图书馆实际采用的自动化的管理系统都不一样,对于系统的维护就需要专业的人员进行,建立本馆的自动化的系统的专门操作记录和数据处理的相关档案,便于系统进行升级和操作人员进交接工作。

  3.4落实对技术档案的运用。对于图书馆而言,应该建立起规范的专业技术档案,这是一项提高管理水平的重要措施。在技术档案建立之后,不仅可以帮助管理者迅速的进行各种维修工作,还可以让后续的专业技术人眼很快的熟知整个图书馆的计算机局域网的设备配置以及实际的运行情况,尽快的投入到工作之中。

  结束语

  随着知识经济的兴起和网络环境的构建和形成,社会发展的信息化大潮是不可阻挡的趋势。网络化和信息化是现今的图书馆实现科学合理管理的重要发展方向。信息技术在图书馆的实际工作之中发挥着越来越重要的作用,建立起技术档案,加强对图书馆的技术档案的数字化管理,需要逐步解决现实存在的问题,实现科学、有序、循序渐进的发展。

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