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从“四心”“三勤”“三善”看办公室文秘工作

出处:论文网
时间:2019-03-24

从“四心”“三勤”“三善”看办公室文秘工作

  无论在何种性质的企事业或公务机构中,办公室必不可少,它既是综合部门,又是服务机关,这就要求办公室文秘在纵向方面要做好上情下达、承前启后,横向方面要做好协调督办、后勤服务的工作,同时还要处理好文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等工作,是联系同一单位间各个部门的枢纽,也是与外单位沟通的重要操手,而要做好这一系列的工作,办公室文秘就要具备特定的人格魅力,即所谓的忠心、恒心、细心、真心等“四心”。

  人格魅力是人的综合素养的折射,我认为奉献“四心”是提升文秘人格魅力的关键所在。

  “四心”之一:忠心。忠心是我国传统文化所推崇的基本道德范畴,也是衡量人品的基本标准之一。对文秘而言主要表现在对组织负责、对企业负责。如何让领导放心,就要树立“六不让”工作理念。一是不让工作在我手里延误;二是不让信息传递在我手里中断;三是不让文件在我手里积压;四是不让我负责的工作影响到全局工作;五是不让差错在我手里出现;六是不让基层办事的同志在我这里受到冷落。

  “四心”之二:恒心。德国诗人席勒说:“只有恒心可以使你达到目的”。一个人在确定了奋斗目标以后,若能持之以恒,始终如一地为实现目标而奋斗,目标就可以达到,世上无数的成功者就是明证。同样是做文秘工作,有的人把它当作晋升的敲门砖,有的人则把它当成一生的事业,前者因无恒心总与晋升失之交臂,而后者却因为他的恒心而一步一步走得更远。这就是同一件事采取不同态度和目的来对待而产生的不同结果。如果把工作当成爱好来做,就能快乐工作;如果把工作当成事业来做,不成功便成仁。

  “四心”之三:细心。“天下难事必作于易,天下大事必作于细”。解决困难从容易的地方入手,成就大事从细小的地方开始。在我的办公桌上,总是整齐地摆放着“红、黄、蓝三种颜色的文件夹,代表了不同类型的文件。红色醒目,代表“紧急”“重要”文件;黄色明亮,代表主管领导已经批示,需要相关部门办理的文件;蓝色宁静,代表“平件”,普通文件传阅。作为文秘,一股脑儿地把所有文件给领导送去显然是不当之举,将各类文件整理、排序后再放置于领导案头才是得力之为。细节里面见功夫、小事里面有形象。

  “四心”之三:真心。没有人富有得可以不要别人的帮助,也没有人穷得不能在某方面给他人帮助。凡真心尝试助人者,没有不帮到自己的。一张笑脸、一句问候、一杯热水、一份关心,就这样与来者在瞬间拉近了距离,有理讲理、有事办事。

  办公室文秘除了要具备“四心”这一特定的人格魅力之外,还要做到“三勤”“三善”。

  一个优秀的文秘工作者,既要像蜜蜂一样勤于耕耘、乐于奉献,又要象黄牛一样诚信可靠、埋头苦干,还要象狐狸一样善于思考、灵活应变。因而,在我看来,想要做好办公室文秘工作,必须要做到“三勤”即:勤奋、勤快、勤俭。

  一是学习上要“勤奋”。法国著名物理学家居里夫人,历经12年的实验,不怕挫折失败,从几十吨的矿物中提取了几克镭.古往今来,勤奋是人们获取成功的必要前提。也是我们每个人都应该具备的良好品格。唯有勤奋,才能创造一个人事业的成功与辉煌。

  文秘工作繁杂,经常加班加点,成天忙于公务、事务,基本没有节假日。要妥善处理好工学矛盾,时刻把学习当成一种责任、一种习惯和一种修养,挤出时间多学一点、多钻一点、多积一点。要勤于用党的政治理论“洗脑子”,永远站在时代的前列,与前沿思想无缝对接。

  二是工作上要“勤快”。“手勤”,要多动手,多做事,会做事,善成事,以一丝不苟、心细如发的工作态度,主动拾遗补缺,做到不误事、不出事、不乱事。“腿勤”,要多深入基层调查研究,抓督查落实,掌握第一手资料,为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据。“脑勤”,要勤于思考,善于思索,锤炼思维,想领导之所想,想领导之未想,为领导决策服好务、参好谋、成好事。

  三是生活上要“勤俭”。文秘工作辛苦、清苦、艰苦,要时常保持一种平和的心理和平衡的心态,正确认识自己的工作和价值,正确处理苦与乐、得与失、个人和集体利益的关系,不搞攀比,不尚奢华,不慕名利,甘居幕后,用自己诚实的劳动去获取丰收的喜悦。

  “三善”是做好文秘工作的关键。为人秘书者,智不可少,特别要善于预见、运作和总结。

  一是善于预见。要坚持用战略思维思考事物,用动态标准考量事物,按照发展规律,捕捉发展趋势,掌握领导思路,领悟领导意图,见微知著,未雨绸缪,主动为领导提供信息、反映情况,出谋划策、拾遗补缺,促进工作、狠抓落实,真正做到领导未闻有所知、领导未思有所谋、领导未示有所为。

  二是要善于运作。要牢固树立一丝不苟、精益求精的意识,主动沟通上下,联络左右,协调八方,服务全局,确保机关日常运转严谨细致,优质高效。督查落实要紧贴领导思路,敢督敢查,选准切入点,抓住关键点,做到事事有着落,件件有回声,确保政令畅通;协调服务要坚持原则性、把握灵活性、突出创造性,善于协调领导与领导、部门与部门、上级与下级之间的关系,切实减少不必要的碰撞和摩擦,确保各项

  工作运转正常、规范有序;事务服务要尊重办事规律,在“便捷、高效、规范、节俭”上做文章,不断提高办文、办会、办事的效率和水平。

  三是要善于总结。总结是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析,并做出客观评价的书面材料。找出经验和不足,指导下一步工作。办公室工作杂而多,不及时总结,各项工作方式方法将不能成系统,杂乱无章。要注重及时总结,要采取经常性总结和年末工作总结相结合的办法,总结各项工作中好的经验和做法,突出缺点和不足,每年召开一次总结经验交流会,指导下步工作开展,做到扬长避短,尽量少走弯路,不断提高工作质量与效率。

  以上是笔者结合自身工作实践,对办公室文秘工作的思考,仅反映了办公室文秘工作的一个侧影。要做好办公室工作,对文秘人员来说,要紧抓“四心”,做到“三勤”“三善”,不断加强自身学习,提高工作认识,主动做好服务,提高办事效率,及时总结经验教训,从而提高办公室工作水平,促使办公室工作不断进步和创新,为单位各项工作顺利健康发展提供坚强的保障。

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