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浅谈工程设计企业EPC总承包模式下的档案工作

出处:论文网
时间:2019-03-24

浅谈工程设计企业EPC总承包模式下的档案工作

  1、前言

  档案作为企业全部活动的真实记录和原始凭证,是企业重要的信息资源,尤其在石油石化工程设计企业向EPC工程总承包转型的过程中,档案的原始依据性、真实可靠性、现实实用性、成套专业性等特征更加突出。一方面,近年来,石油石化工程设计企业不断开拓EPC业务市场,在EPC项目管理上积累了不少经验,但是,对EPC项目档案管理的认识基本上是一片空白。另一方面,在现实工作中,工程设计企业档案室因人员调换退休频繁、管理软件落后、专业知识欠缺等因素导致在EPC档案管理上同样处于一片空白,严重影响EPC总承包模式下档案管理工作的开展。

  2、EPC档案管理对工程设计企业发展的重要意义

  2.1 是EPC业务发展的需要。EPC工程档案是工程设计企业的重要资源,是工程设计企业档案的重要组成部分,它对工程项目的顺利进行,对总承包企业权益的保障,对EPC业务的发展都具有重要意义。随着社会信息化的发展,EPC工程档案作为工程总承包项目管理的重要信息资源,在EPC项目建设和市场竞争中将会发挥越来越重要的作用[1]。要促进工程设计企业EPC业务的发展,就一定要做好EPC档案的管理。

  2.2 是做好EPC项目的需要。EPC工程档案是EPC项目在立项、审批、招投标、设计、采购、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录,项目文件材料收集是否完整、准确,不仅关系到工程建设的正常开展,同时也对日后生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重的作用。EPC项目档案验收是EPC项目竣工验收的重要组成部分,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。因此,加强EPC档案管理工作,不仅有利于工程总承包企业提高工程质量、加快工程建设,也能满足建设单位对工程档案管理的需要。工程设计企业要做好EPC项目,让业主满意,就必须重视EPC工程档案的管理。

  3、工程设计企业EPC档案管理现状

  以笔者所在单位为例,近年来,我公司紧紧围绕“做大做强EPC业务,推动公司向以EPC业务为主体的工程公司转型”的战略目标,不断开拓EPC工程总承包市场,在工程总承包项目管理上积累了一些经验。但是,EPC档案管理却严重滞后,影响了总承包业务的健康、快速发展。

  3.1 EPC项目管理中档案管理缺位。近两年,我公司不断开拓EPC业务市场,经过学中干、干中学,EPC业务走过了初级阶段,正在由小变大、由弱变强,已经具备了平行开展8-10个大中型EPC项目的管理能力,在工程总承包项目管理上积累了不少经验。但是,对EPC项目档案管理的认识基本上是一片空白。

  3.2 EPC档案管理流程、标准、制度缺失。EPC档案管理是目前我公司面临的一个新课题,一直以来没有系统的标准可遵循,也没有成熟的经验可参考。由于EPC项目大多周期长,涉及单位、环节多,产生的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大;工程设计、设备采购、施工安装、监理、竣工等各段阶文件资料时序交错[2],给EPC档案收集及管理带来了很大的困难。据笔者搜集到的网络资料显示,近年来,各大工程设计单位也在积极探索EPC档案的管理模式和方法。一些兄弟公司经过多年探索,进行了EPC档案管理的实践,积累了不少经验。但就整个工程设计行业来说,缺少EPC档案管理的流程、标准和制度一直困扰着EPC档案管理工作的开展,阻碍了EPC档案信息的交流和共享。

  3.3 对EPC档案管理认识不足。在目前工作中,很多工程设计企业的档案室虽然对勘测设计档案的管理经验丰富,但对EPC项目文件和档案的形成规律、归档范围、案卷整理要求等问题心中无底,对EPC项目工程文件的归档流程更是一片空白。档案室虽然想把EPC项目档案管理起来,却不知道如何开展工作,心有余而力不足。据笔者了解,很多工程设计单位没有将EPC档案的管理纳入到日常档案管理中,档案部门也没有直接介入EPC总承包档案的管理,EPC项目部的成员中也没有专职档案管理员。这种现象的长期存在,很容易造成文件材料收集、整理工作滞后,文件材料流失,从而导致文件材料的系统性、完整性、规范性、准确性难以保证。

  3.4 EPC档案管理人才短缺

  由于EPC工程总承包项目一般规模大、技术含量高、业主要求严格,在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备采购、施工安装、监理及竣工验收等各阶段形成的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大,如果没有专业的档案管理人员,很难将档案收集、管理好。目前,这种既懂档案专业知识,又熟悉工程项目管理的档案管理人才在工程设计企业极为短缺,可以说“一将难求”。我公司目前的情况是,档案管理人员熟悉勘测设计档案的管理,但不了解EPC项目管理和EPC档案的形成和特点;项目部兼职资料员熟悉项目管理和工程建设情况,但档案专业知识相对贫乏,档案意识薄弱。从目前我公司EPC项目发展的情况来看,EPC档案管理人才的短缺,将会影响到EPC档案管理工作的开展,影响到EPC项目的顺利完成。

  4、EPC档案工作的努力方向

  鉴于工程设计企业EPC档案管理的现状,我们要以各单位实际中标的EPC项目的实际需要为基点,通过加强档案管理人员的培训及调研学习兄弟单位EPC档案管理经验,并结合各单位档案管理和EPC业务的特点,制定出适合本单位自己的EPC项目文件材料的归档流程。

  4.1 加强档案管理人员的培训。档案管理人员是做好EPC档案管理的关键,应加大对档案管理人员的培训力度,使他们熟悉有关EPC档案管理的法规、标准, 了解项目管理的特点,掌握文件材料收集、整理的方法,为制定出符合本单位EPC项目实际需要,符合档案法规、标准的EPC项目文件材料归档流程打下坚实的理论基础。还应特别加强对项目部、各分包商兼职资料员(档案员)的培训,提高档案管理水平。

  4.2 档案室要主动介入EPC项目。要在实践中摸索出EPC档案的管理模式和方法,就要求档案室要主动介入到EPC项目中,及时深入到工地现场对文件材料的收集、整理进行监督和指导。

  4.3 成立“竣工资料工作组”。根据《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》(2010版),项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。EPC档案竣工资料的合格与否直接关系到EPC项目的竣工验收,所以工程设计总承包项目组要成立“竣工资料工作组”,组长由分管档案的领导担任,档案室人员参与指导,项目经理、施工经理、监理等都是组员。“竣工资料工作组”的成立,将为EPC档案管理提供执行保障。

  4.4 加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在目前情况下,工程设计企业档案管理人员应加强与有经验的兄弟单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系。在可能的情况下,争取有关国家档案管理部门对EPC档案管理的指导,避免在收集、整理过程中走弯路,为制定科学合理的EPC项目文件材料归档流程提供权威的、专业的指导。

  5、结语

  随着石油石化工程设计企业EPC业务的快速发展,EPC档案管理的重要性将会日益突显出来。本文通过分析EPC工程档案在EPC项目中的重要性,结合工程设计单位在EPC项目管理中档案管理缺位的现状,提出工程设计企业EPC总承包模式下档案工作的努力方向,旨在提高工程设计企业的档案管理水平,提高其在EPC项目上的竞争力,更好的为工程设计企业EPC业务的开展提供档案信息服务。

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