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提升档案管理水平的措施探讨

出处:论文网
时间:2019-03-24

提升档案管理水平的措施探讨

  引 言

  农垦档案管理是对地区农垦工作的相关资料进行的收集和存档,管理工作一方面为地区的农垦发展提供历史资料记录,另一方面能够为农垦发展规划和农业垦荒的投资建设提供帮助。因此,农垦档案管理工作对地区农业的发展十分必要。

  1、农垦档案管理工作的内容及提升档案管理水平的重要性

  1.1 农垦档案管理工作的内容。农垦档案管理工作的内容包括三方面:第一,收集地区农垦发展工作的相关资料,如地区农作物种类变更和发展资料、农垦产值资料、农垦过程中遇到的自然灾害资料、农垦面积增长资料和相关农垦行业的建设资料等,这些资料为地区历史回顾提供基础;第二,将收集来的资料进行分门别类的整理和存档,并在日常工作中对档案进行安全维护和保养;第三,提供档案服务,即对档案借阅者提供相关的档案,在农垦和农业经济发展规划中给出基于档案材料的建议和帮助。

  1.2 提升农垦档案管理水平的必要性。农垦档案管理能够使相关负责部门对当地农业发展情况进行系统的、全面的了解,并能够为当地农民和农垦相关企业的建立提供便利,因此,提升农垦档案管理的水平,也就是提升政府对地区农业的全局性掌控水平、提高与农垦相关的各行业的科学、合理发展的可能性,由此可见,提升农垦档案管理水平是相当必要的。

  2、目前农垦档案管理工作中存在的问题

  2.1 档案管理服务性低

  农垦档案对现实的农垦发展工作起到指导和借鉴作用,使档案发挥“存史鉴今”的功能。但目前农垦发展存在很多问题,如废旧农机的过度使用、农垦科学性差、农垦产业行业过于密集等,这些问题的产生与农垦档案管理未能发挥其“借鉴性”的服务作用相关,档案管理服务性低,是目前档案管理水平落后的表现形式之一。

  2.2 档案管理方式落后。目前农垦档案资料多为纸质,在一个农业大市找到十几年前的农垦档案资料十分困难;并且,纸质资料保存要求严格,农垦资料多有损伤、很容易遗失;另外,纸质资料搬运费时费力,给档案管理工作人员的日常工作造成负担,这是由档案管理方式落后造成的。

  2.3 档案管理内容范围狭窄。农垦档案管理要想发挥其对农业发展的指鉴性作用,就必须提供较为丰富的、详尽的资料。但目前农垦档案资料大多数还都是关于农业土地开垦、农垦企业建立审批的公文性资料,这些资料细节性不强、可利用性低,使档案管理工作的实际效用大大降低。

  3、提升档案管理水平的措施

  3.1 普及档案管理知识。农垦档案的服务性较低的主要原因是档案利用率不高造成的,而档案利用率不高则是由于档案管理工作人员和农垦档案使用者对农业档案的使用价值忽视导致的。很少有档案管理工作者将“发挥农垦档案对农业的发展的指导、借鉴作用”作为工作目的的一部分,而农垦工作者如普通农民、农垦行业企业家等也很少重视到农垦档案对农垦工作的重要作用,因此,普及档案管理知识是必要的。对于档案管理工作人员来说,应该强化自身的档案编制、更改等一系列管理工作的水平,从而确保档案编制的科学性,而这也能够确保对其使用的便捷性。另外,档案馆也应该对可能使用到农垦档案的人员进行档案知识普及,例如开设讲座、编制档案使用手册或引发宣传单等,鼓励农业从业人员对农垦档案进行调用和使用,以使农垦档案能够为农业工作的发展提供帮助和建议。

  3.2 建立档案管理工作规范。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系,工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的,因此,有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感,另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且,标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中,在档案管理过程中尤其应该如此,如档案的保存方式、档案信息的流转程序等,都要进行统一规定,避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。

  3.3 增加档案管理资金投入。农垦档案管理方式落后主要是由于档案管理设备落后导致的,这与农垦档案管理部门领导对档案管理工作重视程度不足有关。要使农垦档案管理走上先进档案管理道路上来,真正为农业行业提供资料查询和借鉴上的方便,就需要有关领导对这部分工作提高认识,增加对档案管理的资金投入,制定档案管理信息化的战略,并真正实施,设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施,如最基本的办公室常用设备,打印机、扫描仪、电脑和相应的资料收集、管理软件都要配齐。档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备,并做好相应的预算,将预算及时、合理上报,为档案管理工作进入科技化、信息化提供便利,争取更有利的工作条件。

  3.4 对档案管理工作人员进行职业技能培训。目前农垦档案管理范围狭窄的问题,大多数与档案管理工作人员的职业水平有关,很多档案工作人员档案管理工作水平不高,对档案管理工作认识不足,在工作中也提不起“收集和管理资料”的兴趣,因此,对档案管理工作人员进行职业技能培训是必要的。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训,使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输,以提高工作效率;其次,应重视优秀的人才的引进,以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后,应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点,对在岗档案管理人员的技术培训,让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识,维护档案的安全稳定。

  4、结 语

  综上所述,农垦档案管理工作是能够为地区农业发展提供帮助和借鉴的重要工作内容,除了指导当地农业发展和建设之外,农垦档案管理水平也显示了地方政府和相关部门对农业发展的重视程度。但从农垦档案管理工作的实际来看,档案管理并没有真正发挥其社会服务职能,管理人员的工作水平还比较低。笔者认为,农垦档案管理水平低是由于领导部门对档案管理工作忽视、档案管理方式落后、档案管理工作人员职业能力不足造成的。因此,农垦档案管理单位应从普及档案管理知识开始改善档案管理水平,同时对档案管理工作制定明确的工作规范、重视档案管理资金的投入、重视档案管理工作人员的职业技能培训,以使农业档案管理工作真正发挥服务农垦建设、促进农业发展的作用。

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