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关于档案信息化管理的探索与思考

出处:论文网
时间:2019-03-30

关于档案信息化管理的探索与思考

  随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革――从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

  一、档案管理信息平台深化应用的目标

  米脂县电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合陕西电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。

  档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。

  二、档案管理信息平台深化应用的实施步骤

  第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。

  第二步:引入知识管理理论。知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式,也是指导档案管理创新的新理念,即将文件档案视为企业重要的知识资源,将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识,应用先进的知识管理技术方法,创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。因此系统应突出以下功能:

  第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

  第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。

  第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。

  第三步:实施纸质档案数字化。即通过各种扫描设备采集影像信息,通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业,对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作,把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

  三、未来档案管理信息平台的深化应用

  在现行档案管理信息平台的应用基础上,可进一步规范档案数字化信息标准接口,开发档案挂接辅助工具包,精细权限分层分级控制,完善档案日志跟踪,强化档案元数据管理和统计报表管理,提供主动性推送服务。待档案管理信息平台在米脂电力局逐步完善并深化应用后,将建立以高速信息网络为基础,档案数据管理为核心,内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理,涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节,将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理,并与各相关业务系统关联对接,实现数据资源的共建共享。从而将档案管理信息平台进一步演化为专属供电企业的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。

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