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浅谈如何做好档案预立卷工作

出处:论文网
时间:2019-03-31

浅谈如何做好档案预立卷工作

  预立卷工作是文件材料档案的重要纽带。所谓预立卷工作,就是单位内形成文件材料的业务部门负责把本单位业务活动过程中形成的具有保存价值的文件材料,进行科学的分类、整理、立卷。档案管理部门进行业务上的指导、检查,负责立卷的业务部门预先做好向档案部门归档的工作。从文件材料同档案的关系来看,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的归档转化形态。文件材料形成和处理完毕,有保存价值的经过归档就转化为档案。所以说,预立卷工作连接着形成、使用文件材料的业务部门和管理、保管档案的档案部门,是业务部门工作和档案工作的交接点,是它们之间的重要纽带。

  由此看来,档案预立卷是档案管理的重要基础工作。档案预立卷工作情况的好坏在一定程度上决定了最终档案归档情况的优劣,很多时候都由于预立卷工作没有做到位直接导致了到归档时档案材料不全、或者不符合归档要求等各种问题。要促进档案预立卷工作规范化,做好平时立卷,提高立卷质量,需要从以下几个方面着手。

  一、明确预立卷工作职责

  预立卷工作不是某个人或某个部门单独的工作,需要从某一年工作的开始或者某一项工作的开始,明确立卷责任人,保障预立卷工作的正常开展。首先,业务部门档案工作主管领导根据本部门工作职责和当年工作任务,依据各类档案的归档范围,指导兼职档案人员明确各工作岗位及专项或重大活动负责人的文件材料收集责任。同时,部门兼职档案人员应依据规章制度中有关“归档范围”和“保管期限”的规定,结合上年度文件材料的形成情况,在部门档案工作主管领导指导下按照各业务工作人员的职责范围和业务分工,编制本部门具体的预立卷类目表,明确部门成员在文件材料管理上的职责分工。预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作,又要突出年度重点工作和新增任务。在预立卷工作中,最重要的就是明确具体业务工作人员职责。文件材料作为所有工作人员在各项工作中的基本成果形式,真实记录着工作人员的业务活动内容。文件材料立卷归档是所有业务活动的终点,也是档案工作的基础环节,是所有工作人员应承担的一项基本工作。工作人员负责其岗位职责和业务范围内文件材料的平时立卷。文件材料在办理或使用过程中应及时收集,严格管理,防止遗失、污损;对涉密文件材料还应按照规定做好保密工作,注意避免因使用不当造成文件材料的泄密。如遇专项或重大活动、突发事件时,均由该活动或事件的主要负责人安排专人进行相关文件材料的收集整理。在活动结束后,及时整理组卷。

  二、编制预立卷类目

  在预立卷工作中,不可或缺的就是预立卷类目,这种类目材料是预立卷工作的基本依据,在立卷人收集材料立卷时可按照类目表中的相关项目进行收集,这样才能保证立卷时文件的齐全及系统性。

  编制预立卷类目是预立卷工作的核心和依据。各业务部门根据本部门工作职责和当年工作任务,参照各类档案的归档范围编制文件材料预立卷类目,并针对各岗位具体的工作职责进行调整分配。预立卷类目既要反映单位部门基本工作和常规工作,又要突出年度重点工作和新设任务。部门兼职档案人员应在每年年初编制预立卷类目表并向业务工作人员明确。

  以高校中教学档案的预立卷类目为例,需要根据本部门工作职责、教学情况和当年教育工作任务编制教学档案的类目,教学档案类目是否反映本部门基本的教育工作情况;需要在教学档案收集工作中突出本部门当年度的重点教学工作和下一年度新辟的教学任务,以及在年度教学工作的基础上编制下一年的教学档案类目;需要有关部门教学档案类目在条款、名称上简明清晰地反映教学的内容和文件作者、文种形式,依次设置条款编号。

  三、注重平时收集整理

  业务工作人员根据预立卷类目表结合所负责的工作内容确定对应的归档文件材料,如有问题需及时沟通调整。工作人员在日常工作中应对办理完毕的文件材料(包括纸质版与电子版)及时进行收集,同时对文件材料进行分类整理,整理时需检查文件材料是否齐全、完整,确定档案的密级、保管期限并按文件之间的历史联系进行排序,将整理后的文件材料按预立卷类目分类存放。同时,根据文件材料数量,配置相应的文件夹(盒)、资料夹等装具,便于以后统一移交。

  各业务工作人员在进行纸质材料收集整理时,须同步进行电子文件收集整理,电子文件应保持同纸质文件题名的一致,并根据预立卷类目建立相应的电子文件夹,以便存放管理。归档的电子文件应做到数据有效完整、内容准确,注明相关的信息说明。注意,电子文件不仅局限于文档型的电子文件,还应包括录像、录音、数码照片等数字声像类电子文件及程序数据库类等其他类别电子文件。

  兼职档案人员应积极主动地检查、督促各业务工作人员做好平时收集整理工作,做好前端控制,保障后续立卷工作正常进行。如遇专项或重大活动、突发事件时,兼职档案人员要提前介入,同活动或事件的主要负责人明确收集文件材料的类目,并督促收集。若该活动或事件最终未能办理完毕(例如项目申报未得到最终审批),其准备过程中所形成文件材料,有保存价值的仍需及时进行收集。

  四、汇总收集、检查鉴定及移交

  部门兼职档案人员按照各类档案归档时间要求(一般要求是次年的六月)提前进行应归档文件材料及电子文件汇总收集工作。各业务工作人员应主动将平时立卷的材料整理移交兼职档案人员。兼职档案人员需办理文件材料的移交手续。各业务工作人员编制移交清单,注明移交材料内容与数量、移交时间等,移交人与接收人应在移交清单上签字,各存一份。

  部门兼职档案人员需根据相关的归档工作规范对各岗位移交的文件材料及电子文件进行检查鉴定,检查的内容:1.检查文件材料是否办理完毕;2.检查每份文件材料是否完整,有无缺页,是否正件、附件齐全等;3.文件处理程序是否完成,有无漏盖印章、漏签字等,处理的来龙去脉是否注明,遇有不明之处应及时询问承办的工作人员;4.电子文件是否完整、有效、真实,相关信息说明是否注明。对不具有归档价值的发回移交人自行保存,具有归档价值但不符合规范的发回移交人进行补充完善。最后将所有符合规范且应归档的文件材料及电子文件进行系统全面的整理组卷。

  五、预立卷工作的指导考核

  档案管理部门需要负责对各业务部门的预立卷工作进行业务指导和检查,并把该项内容列入部门工作的考核指标中,才能有效地保障预立卷工作的顺利进行。

  在面对不同类别档案的预立卷工作时,需要结合实际以及档案形成的特性,制定具体预立卷类目编制、移交规则,最终形成合理、科学的档案预立卷工作机制。

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