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浅谈小微企业智能化财务转型

出处:论文网
时间:2021-09-06

浅谈小微企业智能化财务转型

  在大数据、云计算以及人工智能等技术发展的背景下,大中型企业凭借自身优势能够很快建立财务共享中心,通过引进高层次信息化人才、实施人员培训、与信息企业联合开发个性化智能化财务平台等,对财务管理模式和流程重新梳理,推动财务工作全面实现智能化转型,将重复性的财务流程进行自动化处理,将财务人员从重复性、流程固化的工作中解放出来,参与到企业的价值创造中去。而小微型企业抗风险能力弱,经营风险较高,加上财务机构设置不健全、财务队伍水平偏低、经费投入不足等问题,导致财务智能化手段应用长期存在不足,财务人员的主要精力依然消耗在重复性的日常会计核算工作中,低水平的工作内容极易导致小微企业财务人员流失,不利于小微企业发展。小微企业应借助财务云技术或专业化的第三方代理记账机构,对流程化的财务工作进行自动化处理,获取企业内、外准确的业财数据,通过应用大数据技术,对数据进行挖掘和应用,助力小微企业业务决策,从而促进小微企业健康发展。同时,小微企业结合自身特点,依托云财务平台、智能代理记账等手段,开展财务管理活动,发挥管理会计对小微企业生产经营活动的指导作用,有效实施智能化财务转型。

  2小微企业发展现状

  小微企业是我国经济社会中必要的组成部分,在解决就业、活跃市场、提供民生服务领域起到了重要的作用;在促进社会主义市场经济稳定增长、民生改善方面起到积极作用;在增加国家税收财政收入等方面也发挥着不可或缺的作用。据统计,截至2019年底,我国小微企业数量为10140万户,占全部市场主体的90%以上,随着各地方政府努力改善营商环境,积极落实大众创业政策,小微企业数量剧增。但是由于小微企业的特点,其经营风险较高、抗风险能力弱,经营管理中也存在很多问题,特别是财务管理模式、财务工具及财务目标存在较多问题,不能为企业健康持续发展提供必要的财务支持。

  3小微企业财务管理概述

  3.1财务管理模式分析

  目前,除少数微型企业经营活动不连续外,开展实际经营活动的小微企业财务管理模式一般采用财务外包和独立设置财务机构2种模式。

  财务外包是通过代理记账公司完成财务服务。这类小微企业为了控制成本,一般不设立专门财务机构,除货币资金管理放在企业内部外,其他业务如财务核算、纳税申报等外包给代理记账公司或者兼职会计。该模式的优势是企业能以较小的费用成本完成基础财务核算任务,特别是税务申报工作。同时,该模式也存在一定缺点,因代理记账公司只提供核算和填报税务平台等规范性流程服务,财务决策、战略分析、业务指导等关乎企业长远发展的服务欠缺,数据挖掘和决策建议等服务水平较低,对小微企业的价值创造与持续发展不能提供支持,加上财务数据存放于第三方,不便于小微企业及时查阅,财务仅仅解决外部需求,很难对内创造价值,财务服务与业务决策基本脱节,管理会计无法发挥作用。

  设立独立机构的财务管理模式一般适用于已经发展较成熟的小微企业,经过一段时间的经营活动,已经度过高风险期,并有继续扩大规模、向管理要效益的需求。此时,企业会健全管理机构,设置财务管理机构、配备专门人员,加强业财融合,发挥管理会计的作用。

  3.2会计电算化普及应用

  随着信息技术的全面发展,各类个性化的财务软件、平台被广泛应用,会计电算化在小微企业基本普及。小微企业中设置会计机构、配备财务人员的企业普遍实现了电算化,主要选择了总账、报表、固定资产、应收账款等模块。除了制单、审核、对账等需要手工操作外,核算工作都实现了自动化,少数企业也使用Excel配合手工账方式完成财务核算,极大地减少了记账、算账、查账、报账的工作量。财务外包的企业也由代理记账公司根据不同的客户分别设置账套,实现信息化核算。但是,这与大中型企业相比,对大数据、智能化工具应用较少,数据分析挖掘不足。

  3.3财务活动单一,财务目标短期化

  小微企业经营管理活动比较单一,一般依附于价值链的大中型核心企业而存在,或者满足于终端消费市场,因此,在财务管理活动上主要以财务核算、营运资金管理为主,很少涉及项目投资证券投资、股权设计、融资上市、利润分配等问题。由于小微企业的主要目标是满足持续经营需求、解决生存问题,与企业目标对应的财务目标就是追求利润最大化。同时,规避短期风险,保证财务资料规范、合法报税、满足融资需要等。由于缺乏对企业价值的关注,对未来现金流量的考虑不足,使得财务管理目标短期化,增加了企业风险。

  4小微企业智能化财务转型的策略

  4.1加强业财融合

  业财融合是财务智能化转型的前提和基础,将业务和财务相互结合,使得小微企业的财务人员或第三方代理记账单位对企业的业务有更深入的了解,也使业务人员及时掌握财务数据,科学准确地指导业务。基于以上目标,在业财融合过程中要注意以下内容:第一,建立业财融合机制,小微企业行政部门大多集中办公,信息传递方便快捷,这为业财融合提供了条件。为保证信息传递不受人为因素影响,也避免随着企业规模扩大沟通日趋不畅,要建立业财融合的有效机制。例如,企业经理定期召开经营决策会议,召集业财部门共同决策;制定信息传递制度,保证时效性和通知到人。第二,借助移动办公手段,广泛运用智能化办公程序,通过智能手机实现数据上传、查阅、分析、审批等工作,提高业财融合的效率和准确性。第三,实施必要的绩效管理。通常,企业建立了成熟的业务人员绩效管理制度,但是对财务人员的绩效指标不明确,为提高财务人员对业务支撑的积极性,应将财务人员的绩效与业务挂钩,实现业财利益一体化。

  4.2搭建智能化财务与业务系统架构

  首先,财务智能化必须依赖于财务系统与业务系统的有效对接,将实际问题转化为数据需要;其次,通过系统数据采集、人工数据维护、外部数据支撑使财务数据与业务数据有机融合,形成企业大数据,原始的、分散的、海量的数据成为企业智能化财务分析的数据基础;再次,运用数据关联技术对数据进行标准化处理,运用分析方法理论、云计算、商业智能等分析工具对数据进行分析;最后,根据不同信息使用者需求,运用智能专家系统提供更加准确的决策建议,提供可视化的图表及决策结论。

  4.3合理选择智能化财务软件

  财务智能化的转型,必然需要智能财务软件的支持,当前可选的高端智能化财务软件价格昂贵,动辄几十万元、上百万元,小微企业很难负担。小微企业对智能财务软件的选择可以参考2种模式。第一,租用在线智能软件平台。可以选择面向小微企业的云财务平台,适用于企业设有独立财务部门且配有专业财务人员的企业,例如,好会计—智能云财务,其可以帮助财务人员管理财务内容,智能提升小微企业的财务管理水平,有效实现发票、单据一键生成凭证,自动匹配会计准则,自动识别会计科目。在税务工作中,能够实现自动生成税表,并具有直连税务局、一键报税功能,税务监控指标能够自动检查财税风险,最大限度享受税收政策优惠。第二,通过专业代理记账公司,例如,慧林代理记账公司拥有慧算账平台和大数据分析系统,为小微企业提供代理记账服务同时,兼顾智能财税服务,为小微企业提供诊断和数据支持,解决了小微企业缺少智能化硬件设施、没有存储大量数据的服务器及足够多的数据信息问题,为小微企业提供了大中型企业能够享有的数据服务。互联网和云计算共享服务器虚拟架构,清除了财务智能化的障碍,业务、财务数据的汇总和分析都在云财务上实现。

  4.4提升财务人员的智能化水平

  在实施智能化财务转型的过程中,能够将财务人员从重复性、流程化的工作中解放出来,进而从事有助于企业价值创造的工作。但是并不代表智能财务完全替代人工,并且智能化财务下的流程设计、系统维护、审核验证、政策解读、沟通表达还是需要人工完成。这就要求财务人员具有智能化思维和理念,能够熟练地掌握智能化工具的使用,熟练地运用互联网、云财务、数据库等技术。为此,企业要树立勇于创新的思维,企业管理者要鼓励新管理工具的使用和实践,使人人敢于创新实践,主动运用新工具解决工作中的实际问题,对青年财务人员更要发挥他们在信息技术方面的优势,既要“以老带新”,也要“以青促老”,避免企业太过死板、理念陈旧、不愿改革。在具体实施过程中,小微企业要加强对财务人员、业务人员的培训,加快实现办公“无纸化”,费用报销“在线化”,在选用云财务平台的过程中,由平台方进行专门培训,有条件的企业可以聘请专门的IT人员与财务人员对接,既提升财务人员的智能化水平,又能促进企业流程再造,提升企业整体智能化水平。

  5小微企业智能化财务转型的实施流程

  在确定了财务转型的目标,选择了适合企业的财务管理模式,明确了实现途径及智能财务软件的功能之后,就要实施财务转型。为此,本文结合小微企业是否独立设置财务部门两类情况,梳理出智能化财务转型的流程,供小微企业参考借鉴。

  第一,对于没有设立独立财务部门的企业来说,需要在企业之外的第三方代理记账机构内实现智能化转型。首先,由代理记账公司与小微企业签订委托合同,保证小微企业的数据、账号安全,同时,方便小微企业共享代理记账公司的大数据。其次,小微企业业务部门通过云平台将财务数据分类上传到数据库,双方在平台内实现对接,完成从远程提取发票信息、票据沟通、业务凭证、纳税申报直到归档的全面会计核算流程。实施过程中,小微企业业务部门可以利用客户端APP或者图像识别系统自动扫描发票等票据信息,系统完成校验真伪,将财务信息和业务数据实时传递给代理记账公司,代理记账公司实现实时记账,可以最大限度减少票据的传递成本、人工成本,提高了工作效率,业财数据同步传递,实现了业财融合。同时,财务数据、财务报表无须等到月末才能查看,而是随时可以查阅。最后,双方共同读取数据,小微企业可以随时查看并管理数据,代理记账公司运用大数据分析提供智能化财税服务,将结果通过客户端供小微企业实时查看,保证数据真实、完整、及时地反映给企业。企业业务部门随时能够以可视化的图标形态看到当期数据与往期数据的对比情况,便于纵向比较。同时,可以看到企业在同类型企业中的位次,便于横向对比,还可以进行财务指标分析,测评企业财务风险、经营风险、纳税风险等,尽早地规避风险。

  第二,对独立设置财务部门、配备财务人员的小微企业的智能化转型要考虑到企业的实际情况,这类企业一般为生产型企业或者业务规模不断扩大的成长型企业。这类企业大多可以运用在线云财务平台或者少数选择自建智能财务平台,这里主要介绍在线云财务平台模式。首先,发生业务时业务部门运用图像识别系统上传电子票据或者以扫描二维码读取数据的形式上传信息,智能票据分析系统自动识别对比验证,并对发票、银行单据、费用票据进行信息整合,分类存储到各个模块,并保存路径,上传到云财务系统,传输到财务系统中,生成不同的标记,便于查找。对系统不识别的票据,将会做提示预警,转入人工修改审批。其次,业务信息转入云财务平台后,企业可以通过大数据结合人工智能凭借记账流程经验,自动生成记账凭证,自动形成摘要。云财务与互联网对接,随时调整会计工作流程,保证会计数据实时符合最新要求,智能校验系统还可以自动对账,对比对有误的信息进行预警,转人工处理。最后,小微企业税务服务是重点,云财务实现了增值税进销项发票自动比对,具有一键报税、审核税表、缴纳税款的功能。

  6结语

  业财税一体,实现了财税智能化发展,基于互联网模式实现了税务局、互联网、同行业、企业、金融、征信等多方数据的统一,从而比对出税务风险,提前预警。同时,助力企业管理决策科学化,之前的业务生成的财务数据和业务数据,通过各类报表的形式体现出来。要想真正助力于企业决策还需要智能专家系统,运用杜邦分析模型、量本利分析等,形成可视化的、多维度的图表分析展板,既能全面分析过去和现在,也能预测未来走势和发展动态,真正实现为企业决策提供支持。

浅谈小微企业智能化财务转型

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