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图书馆图书资料信息化管理研讨

出处:论文网
时间:2022-08-19

图书馆图书资料信息化管理研讨

  引言

  图书资料是图书馆最重要的资源,其管理工作的效率、质量必须得到保障,但现实情况来看受限于传统管理方法的缺陷、相关因素影响,图书馆图书资料管理的效率和质量并不令人满意,且随着工作量的不断增大,效率与质量有下滑趋势,这种现象让很多图书馆意识到传统管理方法已经不再适用,需要得到改革。着眼于这一点,因为信息技术在其他领域的管理工作中有良好表现,所以该项技术引起了图书馆的关注,认为通过该项技术能够实现管理方法改革,使得管理效率和质量提高,故如何在图书馆图书资料管理中正确应用信息技术,实现信息化管理就成为当下值得思考的问题,对此有必要展开相关研究。

  一、图书馆图书资料管理方法的主要缺陷

  1.传统管理方法介绍

  图书馆图书资料管理工作大体可以分为四点:其一是图书资料搜集,即管理人员根据用户人群的需求、喜好等搜集相关图书资料;其二是图书资料归纳,即不同图书资料所属分类不同,故管理人员需要将这些图书资料分类归纳,保障用户能够准确找到想要阅读的资料;其三是图书资料维护,即实体图书资料有使用寿命限制,长期翻阅容易损坏,故管理人员要做好图书资料维护,尽可能避免图书资料损坏,若发现损坏需要第一时间更换;其四是图书资料登记与管理,即管理人员需要将所有馆藏登记在册,以便给用户提供指引服务,同时也避免图书资料遗失。根据工作的四个要点,图书馆一般依托于人工模式展开相关工作,即所有工作要点基本由人工负责,具体方法大体为:通过观察、询问等方式了解用户人群需求,明确资料搜集方向,再根据图书资料的学科、专业、适合年龄等特征进行分类,然后针对性地进行图书资料维护、等级管理工作即可。

  2.方法缺陷

  依照图书馆图书资料传统管理方法的表现,并结合实际情况、工作经验,本文通过分析得出传统方法的三大缺陷,分别为受人工工作能力限制、资料搜集难度较大、人员专业水平得不到保障,具体内容如下。

  (1)受人工工作能力限制

  因为传统图书馆图书资料管理方法依托于人工模式,所以人工的工作能力水平对管理质量、效率起决定性作用,而现代图书馆图书资料管理工作量越来越大,人工工作能力水平早已达到上限,这时人工工作能力就对管理工作造成比较严重的限制。人工工作能力的限制主要体现在工作效率方面,以某图书馆为例,据统计该图书馆内共有四万余册图书资料,人工平均每三日要进行一次盘点,平日要负责图书馆现场管理、图书资料搜集等工作,整体工作量非常大,故该馆图书资料管理人员每日工作都非常繁忙,常有当日工作无法及时完成或加班加点才能完成的现象,说明该馆管理工作效率较低,且因为需要搜集图书资料,所以工作量会不断上涨,效率问题会越来越明显,这种现象根本原因在于人工工作能力已经达到上限,与当前管理工作量不匹配,由此可见传统管理方法存在受人工工作能力限制的缺陷。

  (2)资料搜集难度较大

  搜集图书资料是图书馆图书资料管理中的日常工作任务,表面上该项工作并不难,但现实情况却大不相同,很多图书资料管理人员都表示该项工作难度很大,原因在于要搜集相关资料,必须先找到资料,而图书馆受限于现实物理时空,普遍存在资料来源单一,应可搜集的资料稀少,管理人员未必能够搜集到所需资料。以某图书馆为例,该图书馆地处华南地区,主要资料来源就是本地区,而许多城市用户反应希望了解华东地区的风土人情,故图书馆需要搜集华东地区资料,而该图书馆资料来源并未涉及该地区,管理人员只能搜集到本地区内相对少的相关资料,但这并不能有效满足所有用户的个性化阅读需求,因此资料搜集难度较大。

  (3)人员专业水平得不到保障

  图书馆图书资料管理工作对任职者有一定专业要求,如果人员专业水平得不到保障,工作中就很容易出现问题,故图书馆本身都非常重视管理岗位的专业要求,但因为管理岗位的工作环境比较枯燥、乏味,吸引不了年轻人,加之教育领域在这方面的人才输出较少,所以多数愿意担任图书馆图书资料管理员的人多为中年人,而绝大部分中年人并没有接受过图书馆图书资料管理的专业教育,工作仅凭经验。从这里可以看出,传统图书馆图书资料管理方法下人员专业水平得不到保障,这是当下亟待解决的一大问题。

  二、图书馆图书资料信息化管理的积极作用

  相较于传统图书馆图书资料管理方法,融合现代信息技术的信息化管理方法对管理工作有着积极作用,通过信息化管理能够有效提高工作效率,并保障质量,故图书馆有必要引入信息技术。为了让图书馆认识到这一点,下文将对信息化管理的积极作用进行分析,论证信息化管理实施的必要性。

  1.摆脱人工模式,改变人工位置

  传统图书馆图书资料管理方法下,人工模式出现工作效率低下、工作负担过大两大问题,要解决这些问题就必须摆脱纯粹的人工模式,通过能取代人工、高效率完成工作任务的技术手段,而现代信息技术已经具备这样的能力,将其引入图书馆管理就能摆脱人工模式。近些年我国在信息技术领域取得新突破,实现大数据+智能技术方案的实用,该技术方案与以往信息技术方案最大的不同在于“自主性”,即大数据+智能技术方案中,大数据是庞大的数据集成体,包含领域内所有数据,这些数据内含复杂逻辑,弄懂其中逻辑就能够对事物进行判断,而智能技术能够对大数据进行分析,根据大数据来判断现实事物,这一表现使得大数据+智能技术方案能够投入工作中,取代人工展开一些工作。这一基础上借助大数据+智能技术方案,图书馆可以实现以信息技术为主、人工为辅的管理模式,期间只要做好人机交互,就能通过技术手段完成工作,其优势在于全天候运作、工作效率远超人工等。另外,因为技术取代了人工,所以人工不用在面对巨大工作负担,其位置从工作的执行者转向工作的管理者,负责操作技术系统即可,这个位置上的工作负担是人工完全能够承受的,因此人工位置更加合理,也说明图书馆有必要引入大数据+智能技术方案,实现信息化管理。

  2.打破时空壁垒,降低资料搜集难度

  图书馆图书资料信息化管理并不是单纯地使用各种信息技术工作,除此以外,还有网络化的应用,即经过多年的发展,我国互联网的覆盖范围已经十分广泛,国内绝大部分地区都有大量网络用户,这些用户能够在互联网中交互信息,过程不受时空壁垒限制。根据这一特点得到启发,图书馆可以通过网络与其他地区的资料来源进行联系,利用网络将实体资料转化为电子资料,使资料能够通过网络传输到本馆,而后推出电子阅读方式或者将电子资料再次转化为实体资料。在此基础上网络打破了时空壁垒,资料搜集途径得以拓宽,搜集难度自然下降。

  3.转变岗位专业要求,吸引专业人员

  直接招收图书馆图书资料管理人员确实难以保障人员专业水平,但结合信息技术,图书馆不再需要直接负责图书馆图书资料的人员,更需要有能力管理、操作技术系统的人员,因此图书馆图书资料管理员岗位的专业要求发生转变,这种转变会使得岗位待遇提高、工作环境提升,且正好与当下热门专业对口,因此岗位对于人员吸引力更大,图书馆也就得到专业人才支撑,不会再出现以往问题。与此同时,专业人员的加入能够更好地发挥信息技术的作用,甚至还能创新信息技术在图书馆图书资料管理工作中的应用方式,推动图书馆图书资料管理工作发展,这对图书馆而言意义重大。

  三、图书馆图书资料信息化管理实现策略与注意事项

  1.实现策略

  为实现图书馆图书资料管理的信息化改革目标,下文将对信息化管理实现策略进行分析,策略分别为按需求设计信息化管理系统、建构资源共享平台、积极投入校企合作模式。

  (1)按需求设计信息化管理系统

  图书馆在图书资料管理的信息化改革中,必须先设计信息化管理系统,在此基础上才能让信息技术与工作相结合,因此系统设计非常重要,若存在问题会导致系统工作适用性降低,不能充分发挥信息技术的作用,故设计过程中要充分考虑图书资料管理工作的需求,确保系统功能满足所有需求。依照图书馆图书资料管理工作的四大要点,相关信息化管理系统应当具备以下几个功能:第一,必须具备图书资料储存及检索功能,该功能主要用于储存电子格式资料、实体资料相关信息(如实体资料所属分类区、摆放位置等,以供用户查阅、寻找)等,同时方便管理人员通过关键词进行检索,予以管理工作支撑;第二,必须具备关键词提取与分类匹配功能,该功能主要用于获取图书资料的关键词、“标签”等信息,根据这些信息在逻辑上区分图书资料,再将区分后的图书资料与含有对应关键词、“标签”的分类项目对接,将图书资料保存到对应分类项中,实现智能分类、归纳。另外,在分类项设计中一定要设置“未知”项目,以便系统将无法进行匹配识别的资料集中,人工代为处理即可,而且每次遇到“未知”资料,系统都会进行自主学习,确保下一次就能识别,不会给人工造成太多工作负担;第三,必须具备图书资料维护信息展示功能,即信息技术无法直接对图书资料进行维护,故该项工作还是需要人工负责,但信息技术可以实时记录人工维护结果,便于管理员了解图书资料状态,根据状态进行更换或采取其他应对措施。另外,如果条件允许建议图书馆实施资料全电子化措施,这样能够直接免去维护的麻烦;第四,必须具备图书资料入库登记功能,该功能主要是利用图书资料上的电子条码来识别资料,人工只需要用设备扫描电子条码即可完成登记,登记后系统会自动完成分类等工作,操作非常便捷。

  (2)建构资源共享平台

  为保障图书馆资料来源稳定,建议图书馆借助网络与其他图书馆、高校等资料来源协同建构资源共享平台,该平台主要依托于电子格式资料的可无限复制性,让平台内所有资料公开透明,平台内相关人员可以随意获取,能够大范围解决图书馆资料搜集难度大问题,更好满足读者的各种需求。资源共享平台的建构方法比较简单,基本上只需要多方沟通并达成共享合作意见,即可建立一个网络数据库实现共享,但考虑到共享平台内存有大量资源,关系到多方利益,在平台建构过程中一定要做好内外安全防护工作,例如通过封闭式设计避免平台受外部攻击,采用痕迹化管理方法确认资料获取方、时间点等,该项工作非常重要,不可忽视。

  (3)积极投入校企合作模式

  即使图书馆转变岗位专业要求,使得岗位对专业人员有更强吸引力,图书馆还可能遇到招人困难的问题,诸如市场上对于专业人才的竞争比较大,一些中小型图书馆可能无法与大型图书馆竞争。针对这种现象,建议图书馆积极与高校合作,这样能够建立一条稳定的人才输送途径,一方面能够满足高校人才培养需求,另一方面高校提供的专业人才能够稳定满足图书馆人才需要,这对于保证图书馆长远发展具有重要意义。从这里可以看出,通过校企合作模式,图书馆能够稳定得到专业人才支撑,那么图书馆在人才上岗之后主要目的就是留住人才,这一点需要图书馆管理者进行把控,确保专业人才支撑基础稳定,避免频繁的人才变动,利于信息化技术作用发挥。

  2.注意事项

  信息化管理中有一个事项图书馆必须注意,就是信息设备的配置问题。信息设备配置直接关系到信息技术对图书资料管理工作、对图书馆用户的服务水平,例如信息设备配置低,导致工作系统经常崩溃,工作效率就会慢,又或者导致图书馆用户需要等待很长时间才能进入系统查阅资料,任意现象都会给图书馆图书资料管理工作造成不利影响,因此图书馆要做好信息设备配置,不能对其成本提出太过苛刻要求。

  四、结语

  综上所述,图书资料管理是图书馆的核心工作任务,该项工作质量必须得到保障,但现实情况中工作受限于人工模式等因素,存在许多问题,故需要进行信息化改革。改革中图书馆必须以充分发挥信息技术作用为目标,采用相关策略进行改革,实现信息化管理,同时要注意信息设备配置等相关问题,建构良好信息环境。通过信息化管理,图书馆图书资料管理工作将更加高效,工作质量水平及质量稳定性也能得到保障。

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