试论会计电算化内部控制
出处：论文网
时间：2007-03-27
(2)企业内部操作管理控制。包括:防止数据输入不当的控制。如对使用计算机的数据输入人员加以控制,规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机,确保经济业务处理之前已经过适当的授权和审批,防止操作人员对未经授权和审批的经济业务进行处理。在网络环境下对数据输入进行实时控制,在系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份,当会计人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查;对输出内容进行检查控制。如在检查中将输出信息与输入信息的有关数据进行核对,对关键性数据进行人工复核,确保输出数据的可靠性。将输出文件中的有关数字与实物核对,进行合理性分析,研究输出中是否存在问题;建立必要的上机操作记录制度,如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。
(3)计算机硬件和软件管理控制。对于拥有计算机的单位,无论是否用于会计核算,一般都要求制定软硬件管理制度。通常包括:保证机房设备安全的措施,如机房防火规定等;保证计算机正常运行措施,如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等;会计数据、会计软件安全保密措施,如数据备份等规定,修改会计核算软件的审批和监督制度,如规定会计核算软件的修改需报单位总会计师批准等。
网络环境下尤为重要的是防病毒控制,可以采用如下控制措施:对不需要本地硬盘和软盘的工作站,尽量采用无盘工作站;采用基于服务器的网络杀毒软件进行实时监控、追踪病毒;在网络服务上采用防病毒卡或芯片等硬件,能有效防治病毒;对外来软件和传输的数据必须经过病毒检查,在业务系统严禁使用游戏软件;及时升级本系统的防病毒产品等。
(4)会计档案控制。在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也比较严格,对会计档案的概念也有所发展。对会计档案的管理制度应涵盖对打印输出的证、账、表和存储会计数据和程序的存储介质以及系统开发文档的存档、安全保管和保密工作,管理制度一般包括:存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;各种安全保证措施,如备份软盘应贴上保护标签,应存放在安全、洁净、防潮的地方;采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
2.对系统开发者的控制
这项控制不在企业内部,而体现在对软件的要求之中,主要包括:
(1)系统应符合相关的政策规定,包括《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件的具备功能规范》、《会计法》以及《内部会计控制规范基本规范(试行)》等等
(2)系统程序控制设置合理,满足企业业务处理的需要。程序控制是对系统中具体的数据处理功能的控制。它一般包括输入控制、处理过程控制和输出控制三个方面。
输入控制包括:确保输入的授权控制,采用程序密码或运行口令,只有通过授权密码或口令的人员才能进行数据输入;在计算机内设置控制功能,退回和改正不正确的输入记录;设置责任控制,系统通过登记日志文件,留下审核、修改的痕迹等。
处理过程控制,这种控制是指对电算化系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制,通过运行有关程序,可以对输入系统的数据进行检验、计算、分类、排序、合并等。控制措施包括:登账条件检验,即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力;修改权限和修改痕迹控制,即对已入账的凭证与账簿,系统只能提供留有痕迹的更改功能,对已结账的凭证与账簿以及已生成的报表数据,系统不提供更改功能;系统间的核对控制,即系统不但应自动生成规定的报表、账簿数据,而且还能提供与其他系统的核对功能,通过系统间的校验控制能够更加充分地保证系统的可靠性和有效性;业务时序控制,即系统应能满足会计业务处理程序的要求。在会计处理中,受会计循环规律制约,业务处理程序一环扣一环,某一处理过程的运行结果往往取决于若干相关条件过程的完成,若颠倒了处理过程中的业务顺序,必然导致数据处理的混乱,因此系统应设置明确的业务处理时序;数据合理性控制,即系统程序应根据单位各种业务的正常变动范围,规定各种业务数据变化极限,一旦数据超出限值,计算机就会给出错误提示;防止重大误操作的控制,一般的误操作可以通过重新编制修改分录进行调整,但如果错用了对数据库有重大影响的指令,则会产生重大的后果,因此系统应具备提示或警示这种误操作的功能等。
输出控制,输出资料时系统应能自动记录操作人员的姓名、输出时间、文件名称、数量等等。
三、保障实施会计电算化内部控制的两点建议
1.坚持以人为本的原则,有效实施内部控制
人是制度的实施主体,再完善的制度,如果得不到人有效地实施,仍然只是形式,发挥不了其应有的作用。因此企业建立了良好的内部控制制度后,应充分重视人在内部控制中的主导作用,坚持以人为本的原则,有效实施内部控制。对财务人员而言,应做到:首先,控制是会计的基本职能之一,财务人员应充分发挥控制作用。对于在软件程序运行中无法自动执行的例外事项的控制,如对原始凭证的审核等,仍需要财务人员进行必要的控制和监督,因此财务人员应充分认识在内部控制中的作用,加强工作责任心,对能够予以控制的经济业务实施严密控制,确保内部控制目标的实现;其次,财务人员应注重加强自身的职业道德教育和技能培训,努力使自己成为兼具会计专业知识和计算机知识的复合型人才,以适应电算化系统实施人机控制的要求。财务人员应在充分考虑成本效益原则的基础上,加强对系统的管理与维护,使系统得以安全、高效地运行。
2.充分发挥内部审计的作用,不断完善会计电算化内部控制
内部审计是企业自我独立评价的一种活动,它可通过检查、评价内部控制的健全、有效程度,来促成建立好的控制环境,还能为改进内部控制提供建设性的意见,所以内部审计可以说是对内部控制的再控制。由于电算化会计系统内部控制存在极大的风险,一旦系统失控,将会对企业造成不可估量的危害。同时,从控制的成本效益上看,一些理想的内部控制往往因成本过高而不为企业所采用,因而内部控制制度只能为企业提供一种合理而不是绝对的保证。鉴于以上原因,我们认为企业应充分重视内部审计的作用,利用内部审计对会计电算化内部控制进行有效的监控。企业应保证内审人员工作的独立性和定期的专业培训,使内审人员能够应对会计工作变化给内审工作带来的新问题。内审人员要定期检测电算化系统的工作情况,对内部控制系统的健全性、适用性、可靠性进行评价和考核,看其是否能够有效发挥控制作用,并针对其薄弱环节,提出改进意见,使之得以不断完善。
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