电算化会计信息系统内部控制研究
出处：论文网
时间：2007-03-27
4.网络安全控制
随着网络技术的快速发展,公司应加强网络安全的控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司的特定状况,开发相应的技术来保护系统[4]。网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求,需加强以下两个方面的控制:一是用户权限设置,应从业务范围出发,将整个网络系统分级管理,设置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位,层层负责,对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制,把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户,并赋予不同的操作权限,拒绝其他用户的访问;二是密码设置,用户应按照自己的用户身份和密码进入系统,对密码进行分组管理,对存储在网络上的重要数据进行有效加密,在网络中传播数据前对相关数据进行加密,接收到数据后再进行相应的解密处理,并定期更新加密密码。
5.病毒的防范和控制
防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度[3]。对不需要本地硬盘和软盘的工作站,尽量采用无盘工作。要采用基于服务器的网络杀毒软件进行实时监控、追踪病毒;在网络服务上采用防病毒卡或芯片等硬件,以有效防治病毒。财务软件可挂接或捆绑第三方反病毒软件,加强软件自身的防病毒能力。对外来软件和传输来的数据必须经过病毒检查,在业务系统中严禁使用游戏软件。此外,应及时升级系统的防病毒产品。
(三)电算化会计信息系统的人员职能控制
利用计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工,明确规定每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位,基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗及稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为,如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等,以减少利用计算机舞弊的可能性。
(四)电算化会计信息系统的操作控制
企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册和上机时间安排等。此外,会计电算化操作应严格遵照会计业务和处理流程进行,在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止,建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对已记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正,以保证会计数据的完整性、真实性。操作控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等[5]。
1.业务发生控制
业务发生控制又称“程序检查”,主要目的是采用相应的控制程序甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。
2.数据输入控制
计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错。在数据输入时,哪怕是很小的错误数据,一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化,影响整个计算机会计系统的正常运行。因此,企业应该建立起一整套内部控制制度,以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据必须经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,要采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
3.数据通讯控制
数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应按顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
4.数据处理控制
数据处理控制是指对计算机会计系统数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对,对字段、记录的长度检查,对代码和数值有效范围的检查,记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
5.数据输出控制
数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号及收发、保管工作等。
6.数据存储和检索控制
为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。
(五)电算化会计信息系统的内部审计
内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
随着电子技术的飞速发展和电算化会计信息系统的普及运用,内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法。而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计信息系统的内部控制制度得以不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。
[参考文献]
[1] 李立志.会计信息系统内部控制特点的演变[ＥＢ ＯＬ].ｈｔｔｐ: ｗｗｗ.ｃｈｉｎａａｃｃ.ｃｏｍ ｎｅｗ,20031003.
[2] 杨蕙璇.会计电算化对内部控制的影响[ＥＢ ＯＬ].ｈｔｔｐ: ｗｗｗ.ｃｈｉｎａａｃｃ.ｃｏｍ ｎｅｗ,20031003.
[3] 鲜军.互联网下会计电算化内部控制研究[ＥＢ ＯＬ].ｈｔｔｐ: ｗｗｗ.ｃｈｉｎａａｃｃ.ｃｏｍ ｎｅｗ,20031103.
[4] 张辉.建立顺应会计电算化发展的内部控制制度[ＥＢ ＯＬ].ｈｔｔｐ: ｗｗｗ.ｃｈｉｎａａｃｃ.ｃｏｍ ｎｅｗ,20040204.
[5] 朱建国.试论电算化会计系统的内部控制[ＥＢ ＯＬ].ｈｔｔｐ: ｗｗｗ.ｃｈｉｎａａｃｃ.ｃｏｍ ｎｅｗ,20020620.
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