浅议会计电算化信息系统的内部控制问题
出处：论文网
时间：2007-04-02
(五)会计人员素质有待提高
由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽然经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。会计人员知识不全面,要使得计算机知识和会计工作经验有机结合,还有待时日。同时,计算机培训教材老化,跟不上计算机技术发展的形势。经过这样的培训和考核的人员,实际操作能力难以适应电算化环境下对内控的要求。
二、对策与思路
(一)加强防止电算化犯罪的法律建设
目前,由于法规的不健全使会计电算化犯罪的控制很困难。例如,对未经许可接触会计电算化信息系统或有关数据文件的行为,在法律上未规定为偷窃行为,因此就无法对下载重要机密数据的行为治罪。必须看到,对会计电算化信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。为企业营造良好的大环境,防止电算化犯罪的法制建设,可从两个方面入手:(1)建立惩治利用会计电算化犯罪活动的法律,明确规定哪些行为属于舞弊行为及惩处方法;(2)建立会计电算化系统的保护法律,明确会计电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护(硬件、软件、数据库)及受何种保护。
(二)制定企业内部操作管理制度
操作管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制定的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。制定并严格操作管理制度,将会有效地保证软件的安全运行,同时,也有利于内部牵制制度的执行。操作管理制度从内部上来看,主要有:
1.操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行的,这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。
2.预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关人员审核并签章后才能输入计算等。
3.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。
4.建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。
(三)加强制定会计档案管理制度
在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会计档案管理的要求也比较严格;同时,对会计档案的要领也就有所发展。在会计电算化情况下,除了打印输出的账、证、表以外,整个系统开发形成有全套档案资料都属于会计档案的范畴;另外,对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。
1.实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的有关规定按《会计档案管理办法》的规定执行。
2.全套会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改后的3年。
3.妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。
4.科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。
5.保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。企业的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,制度本身存在局限性,只有企业的全体员工共同营造良好的内部环境,通过不断地完善内部控制制度,才能实现内部控制的目的。
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