加强邮政企业集邮存货风险管控的几点建议
Abstract： In the postal enterprise， Stamp Stock makes up a large proportion of the total inventory of post. It seems vital that how to collect stamps inventory risk management and control to improve economic benefit. This paper， will aim at the philatelic inventory management existence risk and deeply analyzing its reason. It will also propose paying attention to the inventory management， setting up the enterprise information management system， and establishing the collection inventory risk management system scientifically and reasonably. In order to improve the relevant management level， to strengthen the inventory risk control and prevention， to control stamp inventories scientifically and reasonably， to realize the benign development of the overall inventory， and to enhance the core competitiveness of enterprises.
Key words： Stamp Stock；management information system；risk control and prevention；internal control system
中图分类号：F616 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）09-0173-03
0 引言
存货是企业重要的流动资产，具有很强的时效性。在邮政企业，存货主要包括：材料、低值易耗品、集邮票品、库存商品、出租商品、受托代销商品等。集邮票品是指邮政企业的集邮邮票、集邮品、集邮用品等，是邮政存货的主要组成部分。从会计核算的意义上来讲，集邮票品存货（以下简称“集邮存货”）属于邮政企业的重要存货。如果经营不善，可能造成积压或短缺，导致流动资金占用过量，存货价值贬损或生产中断。因此，如何识别风险并进行有效防范，对邮政企业来讲是一个亟待重视的问题。
1 当前邮政企业存在的集邮存货管理风险
存货管理风险是指，企业在进行存货管理过程中，由于自然、社会、政治、经济、技术以及企业自身等各方面原因所导致的或可能发生的损失。[1]当前大多邮政企业集邮存货管理主要存在以下风险。
1.1 购置风险――盲目进货、盲目开发，导致集邮商品贬值 当邮票进入二级销售市场即集邮市场之后，邮票就成为有价值、可以交换的特殊商品。邮票从邮资凭证到集邮收藏，从通信领域进入流通交换领域，形成集邮市场的主要载体。集邮市场与集邮者队伍、社会消费水平、集邮者消费需求心理等因素有关。邮市的“冷暖”变化，容易产生决策和经营的盲目性。许多邮品由于开发时市场预测不准，用户不感兴趣，邮政企业却盲目要数、盲目进货、盲目开发，导致邮品滞销、贬值，邮品的大量积压给邮政企业带来不利。
1.2 储备风险――受惜售思想制约，导致集邮存货占用大量邮政企业流动资金 近年，在纪特邮票发行量稳中有降的情况下，邮市逐渐向好。邮政公司广选题材，开发了大量邮品，应该说这是一项低投入、高产出的业务。但从具体情况来看，由于市场的热销，造成了销售决策的错误，误认为将来商品会更紧俏，人为压库。随着市场热点的消退，造成商品的积压，占用了邮政企业大量的流动资金，同时，使邮政企业的现金流也受到严重影响。
1.3 短缺风险――准备不足，丧失销售商机 集邮存货短缺风险主要来自库存商品的短缺，造成延迟供货而向客户赔偿的损失而形成的风险。或是邮政企业未能按合同供货形成的生意的损失，或丧失销售机会从而丧失获利机会引起的机会损失所形成的风险。
1.4 流通风险――缺乏信息共享，导致生产中断 由于邮品生产和销售环节之间没有建立有效的信息共享平台，信息沟通不畅，上级开发生产部门不调查基层需求，使得邮品到达基层后没有销路，营销部门销售的积极性也减弱，造成基层库存积压，滞销邮品增加，而上级的开发生产也造成停滞。
1.5 盗失风险――保管不善，意外损失 集邮盗失风险是指集邮存货被盗窃、挪用或因灾害、意外事故造成的损失。[1]主要来自两个方面：一是由于邮政企业管理不善，导致存货在采购、储备、发放使用等各环节被盗窃、挪用造成损失而形成的风险；二是由于发生灾害，以及其他意外事故，造成存货价值减损而形成的风险。
2 集邮存货管理风险的原因分析 以下是邮政企业集邮存货管理风险形成的主要内部因素。
2.1 集邮存货管理思想落后 由于邮政企业的经营管理层对集邮存货的认识不够深入本质，造成大量票品积压。虽然集邮存货是邮政企业拥有的财富，但是企业还是要付出一定的成本，以维持对集邮存货的拥有。[2]大多企业经营管理层还没有充分意识到这一点，单纯的认为集邮存货就是邮政企业的财富，一味追求增加集邮存货，忽略外部环境对邮政企业的影响，最终导致集邮存货的大量积压。
2.2 集邮存货内控管理不合理
2.2.1 企业内部绩效评价不合理 邮政企业内部的绩效考核和激励机制对集邮存货控制的合理化不利。在建立考核体系时未考虑库存资金占用费，而是以按时完成合同订单为核心，这就使得邮政企业在制定需求计划、采购计划等物流的决策过程中，违背了控制邮政企业集邮存货的思想，即当企业的资金大量被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大。邮政企业的考核体系，它在集邮存货量的高低上没有明确的要求，导致采购人员习惯性一次采购过量的票品，还不影响工作业绩。
2.2.2 邮政企业内部控制制度不健全 邮政企业内部关于集邮存货管理的规章制度不健全，导致存货的监管不能有效地运行。同时部门之间管理责任划分不明确，缺乏权限的相互制约从而导致采购、入库、保管、领用、发货等工作没有章法，在集邮存货流转过程中加大了徇私舞弊的可能性，同时造成内部资源的浪费。
2.3 邮政企业集邮存货控制方法不合理，缺乏经济订购量的概念 邮政企业的采购员基本还处于经验采购的方式上，缺乏系统的集邮存货控制知识，在订货经济批量方面概念比较模糊，意识不到库存持有成本的存在，更考虑不到其在总成本中所占的比例大小。[2]
以上是邮政企业存货管理风险的内部主要成因，除此之外，企业存货管理还受外部的经济的波动、市场的季节性变化、市场竞争和通货膨胀等因素影响，这些外部因素会加剧存货管理的风险。
3 实施全面风险管理，改进集邮存货风险管控
3.1 管理层应充分重视集邮存货管理，增强风险管理意识 完善的存货风险管理制度得不到有效执行，那一切都是白费心思。企业的领导应充分认识到加强存货管理的重要性，定期深入到集邮存货管理部门检查各项制度的落实情况。在集邮采购制度的落实方面，应重点检查有无未经批准的采购，有无质次价高、吃回扣的现象。在集邮存货管理制度落实方面，重点检查入库的验收手续、存货是否实行ABC分类管理；有无积压、霉烂及不安全的情况，账物是否相符；出库是否有严格的批准手续等。在销售管理制度落实方面，重点检查是否存在积压、滞销品是否及时处理等。邮政企业应注重强化对内部控制制度实施情况的检查与考核，并建立有效的激励机制，对执行制度好的要给予奖励，执行制度不好的给予批评，并限期整改。
成功的库存风险管理系统的建设，需要领导层对库存风险管理的价值透彻理解，不能急于求成。邮政企业高层必须要在人力、物力、财力及战略发展规划上给予企业管理信息化建设高度重视，并明确项目管理机构和职能。“一把手”必须亲自“挂帅”，设置专门的部门或人员全程参与，如果企业的业务流程由于采用信息化手段而发生变化，则应对内部机构和岗位进行调整或增加。
3.2 采用先进的存货管理技术和方法，实现库存管理信息化 如果集邮存货控制简单化，库存的分类就不能清晰反映出供需之间的平衡。同时，如果各部门之间对库存信息缺乏必要的沟通，必然导致库存信息传递效率低下，影响邮政企业的正常运行。因此，邮政企业应当采用先进的存货管理技术和方法，规范存货验收程序和方法，对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行查验，验收无误方可入库。
通过信息化控制建立一套集邮存货风险预警系统，来对存货的风险进行评价、分析和控制，从而降低库存直至达到企业的最高目标――实现零库存。要达到零存货，就必须推行适时制生产系统，实行的关键是降低存货水平，又不影响企业生产的均衡进行。它要求邮政企业必须以销定产，在销售环节上要广开销售渠道，建立完备的销售体系，做到在最后一个生产程序保质保量地加工出产成品后，就能够及时将产品销售出去。降低库存，既提高了资金利用率，也全面提高了邮政企业资金收益率，使集邮存货管理更上一个新台阶。
邮政企业应当采用先进的集邮专业信息化发展技术，即是管理信息化系统，使企业生产经营中的各个环节能够像钟表一样相互协调，准确无误地进行运转，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生产率和综合经济效益。管理信息化系统改进企业管理模式，加强对集邮存货的管理，细化管理环节，明确管理责任，从而实现对邮政企业存货资金的有效管理。
3.3 制定科学合理的集邮存货风险管理制度 制度是行动的先导，有 “度”可依才能更好地开展工作。因此，邮政企业应制定规范的集邮存货管理办法，明确集邮存货管理原则和要求以及库存品的处理方式等。根据集邮存货的业务流程，建立起一套完善的采购、仓储、领用、盘存管理制度。
3.3.1 加强存货采购风险管理，合理确定集邮存货采购日期及数量 严格“四统一”策略。即统一进货渠道，统一邮品名称，统一邮品价格，统一宣传方案。有了“四统一”，才能避免出现因进货渠道不统一，造成的集邮品价格和名称不同的状况，避免在产品宣传上发生夸大、虚假等不良现象。
针对集邮品开发存货控制管理实行三原则，包括：①集中统一原则。总公司对区域内邮品开发项目实施集中审批，对票源实施统一配置，由总公司统一开发全系列集邮产品供应全区域。集邮品市场采购由总部统一管理，严格采购成本控制，规范市场采购管理流程，制定市场采购及代销审批制度，凭供货商资质、信誉度、产品质量和价格来确定供货商，实行精细化管理。②以销定产原则。总公司集中开发的产品应以基层征订数量为依据，按照以销定产原则确定集邮品的制作数量。③库存最优化原则。通过对产品数量、价格、成本、品种实施总部管理，达到票源合理使用、减少重复开发、盲目开发，努力降低库存，实现集邮存货的最优化。 邮政企业应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。
3.3.2 完善存货的验收?储存及保管的风险管理机制
邮政企业应当建立存货保管制度，定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作，严格限制未经授权的人员接触存货，通过加强集邮存货保管，保证库房规范、高效、有序运作，保障邮资票品安全，减少不良损失，降低库存占用资金，来不断完善邮资票品保管制度。
①高效有序地进行邮资票品的收发作业。按照先入库、后出库的原则做好集邮票品的接收、入库保管和发放工作。工作中注意保护集邮票品的品相，要求绝对完好，防止因管理不善、操行不慎造成损失。②定期和循环盘点，及时与业务部门及时对帐查处差异，保证帐、物、卡一致。③严格遵守保密制度，库存情况不得向外泄漏。库管人员因故离岗时应按有关规定严格办理移交手续。④做好防火、防水、防盗等安全防护工作，保障邮资票品的安全。
3.3.3 完善存货销售风险管理，明确集邮存货发出和领用的审批权限 严把“双定”关。在产品开发上严格把握定向邮品和非定向邮品的开发，在源头上防止集邮品的积压。定向邮品一般不会造成新增库存，但如果管理措施不到位，也会造成邮品的积压。因此，在邮品的开发中，应从客户的需求出发，注重长远效益，把客户的库存纳入集邮品存货管理之中，实行动态管控；而非定向邮品的新增库存，大多是对市场需求把握不准及营销乏力等原因造成的，因此，为了避免邮品的新增库存，应主动了解市场，把非定向邮品存货率控制在有效库存范围内，以更好地保证邮政企业的正常运转。
邮政企业在销售发出存货应时，应由销售部门根据商品销售计划填制提货单，手续齐备后经部门负责人批准后实施。同时销售批量集邮存货要同购货单位签订合同，来加强双方责任，保证按期供货，及时收回款项。严格集邮存货发出和领用的审批权限，大批量和贵重邮品发出应当实行特别授权。仓储部门应当根据经审批的出库通知单来发出货物。
3.3.4 完善邮品存货盘点清查制度，确保存货记录与实际库存相符 邮政企业应当详细记录存货入库、出库及库存情况，做到存货记录与实际库存相符，并定期与财会部门、存货管理部门进行核对。利用集邮业务信息系统，规范集邮商品的出入库管理，建立按月监控、按年考核机制。集邮业务信息系统需向财务人员开放权限，业务部门指定专人负责，财务部门资金资产、核算及统计岗位相关人员配合，定期分别重点对预订、零售、贵金属、常规集邮品存货业务及财务数据进行核对，确保两账相符。
针对盘查后发现的滞销票品，应认真做好汇总分析工作，针对不同阶段集邮存货形成库存积压的原因，提出相应的减库增收措施和意见，制定切实可行的清理工作方案。首先应加强市场分析，充分利用各种宣传手段，采取灵活多样的营销方式进行促销，有效降低整体库存。其次，应根据区域需求差异，对库存邮品进行区域间调剂，进一步削减库存。对于通过盘活和调剂手段不能消减的滞销集邮品，必要时可根据市场及库存情况进行调价销售。
3.3.5 制定科学合理的考核与奖励制度 邮政企业应制定出科学合理的集邮存货管理考核指标，将其作为一项重要的指标纳入各级邮政企业领导班子的年度考核中，引导员工树立起“库存最小化就是利润最大化”的观念。同时，完善各项管理奖励措施，调动员工的聪明才智来加强存货管理。
通过对存货相关指标的分析和监测，能够辅助公司加强抗风险能力，同时有助于发现问题并及时加以解决。邮政公司应当依据相关财务数据，制定相关风险预警值来控制集邮存货入库，科学、合理控制集邮品存货量。
①控制集邮存货周转天数。集邮商品周转天数是越少，越节约流动资金，提高资金利用率。总公司比较全区域内历年数据并结合行业特点，对基层集邮商品周转天数进行考核。如指标未合格，总公司将酌情核减集邮品下发量，同时相应减少总部采购量。②设立警戒集邮存货量，进行日常存货购销管理预警。总公司根据各基层公司收入规模、库存情况等，按年度下发各基层公司日常月份集邮品分项库存量控制指标。各基层公司除当年十二月末外，每月最后一个工作日库存成本金额不得超过该控制指标。严格控制年度库存总量增长，不得突破目标控制数。
3.3.6 完善邮政企业信息化内部控制 邮政企业应加强和完善信息化内部控制，实现对业务和过程的实时控制。[3]按照内部控制设计原则，考虑信息技术业务处理过程的特点，对各个业务处理环节设置相应的控制，以计算机程序的形式嵌入信息系统中的业务处理控制，关注相关计算机程序的正确性和完整性。利用管理信息系统，实现对业务和过程的实时控制，实现从机制到具体业务内容的效益性控制。同时，以明确的控制标准，针对控制标准进行比较、评判，及时剔除不合法、不经济的行为因素，及时修正。
3.4 发动全员，加强集邮存货风险控制与防范 加强邮政企业的集邮存货风险管理，首先要按照现代企业制度的要求，建立产权清晰、职能明确、分工协作、结构合理的组织机构。使企业由一人管理的企业转变为管理团队运行的企业，以增强企业存货风险管理的前瞻性、系统性和科学性，提高企业的抗风险能力和水平。其次，要注重提高全体员工的风险管理意识，建立切实有效的风险管理机制，在企业中采取合适的措施来实施风险管理。人才是企业最具能动性和创造性的宝贵资源，邮政企业职工应当牢固树立先进的存货管理理念，完备各项科学知识，提升风险控制和防范能力。
4 结束语
总之，邮政企业集邮存货风险管理不应仅仅停留在制定和实行整套管理制度，企业管理层应重视存货风险管理，提高风险管理意识，从源头上和规章制度上有效控制和堵塞存货采购的种种弊端和各种漏洞。充分利用企业网络信息化先进的管理技术和管理模式，依据相关财务数据，制定相关风险预警值来控制集邮存货入库，科学、合理控制集邮品存货量，提高存货管理的执行效率和工作质量以及各种应急控制的措施，对集邮存货进行合理分类，制定严格的存货周转流程，通过对邮政企业信息化管理系统使集邮采购物资的质量控制、验收、保管保养、发放，使用、总结分析等一系列存货管理环节，形成闭环管理制度。完善企业存货内部控制制度，提高相关人员管理水平，实现全员、全过程的监督管理，推行适时生产系统，切实落实集邮存货风险管理的相关制度，最终实现零存货管理，提升企业核心竞争力，达到提高企业安全生产和经济效益的目的。
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