企业标准编写常见问题解析
1、前言
标准是一种规范性文件，标准编写与文学作品和科技图书，甚至与设计文件、工艺文件等有着不同的要求。标准起草人员除了具有相应技术领域的知识外，还应充分掌握起草标准的基本要领。GB/T 1.1《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》是编写标准的重要的依据性文件之一，用以指导我国各级标准的起草，是编写标准的标准。
近几年，企业标准地位不断凸现，有部分企业标准已转化成集团标准，将来极有可能转化成国家标准、行业标准。如何使一项企业标准的编写能够满足一定的科学性、协调性、实用性及可操作性的要求，是摆在标准编写人员和标准化技术人员面前有待于提高认识并加以解决的课题。本文结合企业标准起草与审查工作的经验，就标准编写中常见问题进行梳理和分析，并提出相关的改进意见，以提高标准编写工作效率与编写质量。
2、标准常见问题解析
2.1目次问题
a）目次未自动生成或未更新。这会导致正文与目次中的序号、标题以及页码不一致等问题。因此，电子文本的目次应自动生成。
b）“术语和定义”一章中的术语不应在目次中列出。
c）附录的目次格式不正确。目次中附录完整格式应为附录编号、附录的性质并加圆括号以及附录标题（见示例1），附录的性质与附录标题之间应有一个汉字的间隙。
【示例1】
【示例2】
2.2前言问题
a）未陈述清楚与本标准相关的其他标准的信息。如果起草的标准为系列标准或分部分标准，则在第一项标准或标准的第1部分的前言开头就应说明标准的预计结构[1]。若新标准代替一个或几个已有的标准时，需要在前言中进行说明被代替或废除的标准编号和名称之后，应给出当前版本与先前版本相比的主要技术变化。（见示例2）
b）未提到附录的性质。需要注意的是，前言中必须提到附录的性质。
2.3范围问题
范围位于标准正文的起始位置，其内容分为两部分：标准的对象和标准的适用性。范围的特点是“短小精悍”，示例3给出一个在“范围”中不正确的实例。
【示例3】
示例3第二段重复描述了标准的对象，第三段属于标准的内容大纲，内容过于繁杂，修改后见示例4。
【示例4】
2.4规范性引用文件问题
规范性引用文件分为引导语与引用文件两部分内容。最经常出现两方面的问题：
a）引用文件中标准日期是否需要加注。不加注日期引用的情况一方面为规范性引用时，可接受所引文件将来所有的变化；另一方面资料引用时，不提及被引用文件中的具体编号。表1中列举规范性引用文件正确示例，序号1～4为注日期引用，序号5～7为不注日期引用。
b）引用文件的顺序错误。文件清单中引用文件的排列顺序为：国家标准（含国家标准化指导性技术文件）、行业标准、地方标准（仅适用于地方标准的编写）、国内有关文件、国际标准（含ISO标准、ISO/IEC标准、IEC标准）、ISO或IEC有关文件、其他国际标准及其他国有关文件。国家标准、国际标准按标准顺序号排列；行业标准、地方标准、其他国际标准先按标准代号的拉丁字母和（或）阿拉伯数字的顺序排列，再按标准顺序号排列[2]。
2.5 术语与定义问题
术语和定义为可选章节，常见问题是没有引导语；标题序号与标题占了同一行；英文注释首字母用了大写，如示例5横线内容所示。正确格式应该为术语条目编号单独占一行，而条的编号与后面的标题或文字接排。标题为五号黑体，其后应跟对应英文标题小写且为五号黑体。当只有一个术语时，也应有条目编号，修改后如示例6所示。
【示例5】
【示例6】
除格式外，值得注意的是撰写定义时要准确、适度，定义要紧扣概念的外延，不可过度。定义要简明，不可循环定义；不可在定义中重复术语，不可在定义中用“它”“该”“这个”等代词开头，不可使用“指”“是”“是指”“表示”“称为”等词语[3]。若术语条目有“注”，应另起一行，“注”的内容应为小五号宋体。
2.6 附录问题
标准的附录并不是孤立存在的，任何一个附录都应在正文和前言的相关条文中明确提及，每一个附录的前三行是附录的标识。第一行附录编号每字之间应有一个字的间隙；第二行附录性质应有括号，第三行附录标题应与下文或图相符。正确示例见示例7。
【示例7】
2.7 单位问题
单位使用不规范，如在描述因数103即词头名称为“千”时，词头符号经常被误写为热力学温度单位开尔文“K”，正确应为小写字母“k”。常见错误与正确示例如表2所示。
2.7 列项问题
列项由引语和列项要素组成。在标准审查过程中经常发现没有引导语、引导语与列项的内容不一致等问题，如示例8所示。
【示例8】
“列项”特征是要有引语，并且引语所引出的内容即列项要素为并列关系。示例8中，存在条标题后没有引导语、b）和a）不是并列关系、b）与引导语内容不相符等问题，修改后如示例9所示。
【示例9】
3、改进建议
编写企业标准是企业标准化工作中的重要环节，也是一项技术知识覆盖面广、具有严谨复杂特点的系统性工作[4]。针对提高企业标准的编写水平，对编写人员提出几点改进建议：
a）学会利用标准检索工具。利用标准检索工具，快速准确地查阅标准文献，使标准中引用或使用的标准均现行有效；
b）明确标准化对象。编写人员要经过论证、研究、确定后，明确标准的名称及适用对象，以避免在编制过程中脱离预定的目标；
c）掌握GB/T 1.1标准条款要求。编写人员应学习并领会GB/T 1.1标准条款要求，只有清楚的认识到制定标准所需要遵循的基本原则，对能使标准真正起到应有的作用；
d）选用正确的企业标准模板。根据标准化主管部门制订的最新模板来编写，避免格式上的不统一；
e）标准能被未参加标准编制的专业人员所理解。为了使标准使用者易于理解标准的内容，在满足对标准技术内容的完整和准确表达的前提下，标准的语言和表达形式应尽可能简单、明了、易懂，还应注意避免使用口语化的措辞。
4、结束语
本文对标准编写过程中常见问题进行了梳理，还有很多编写问题不能全面地阐述。编写标准是一项需要字斟句酌、细致入微、精益求精的工作，在编写标准的过程中新的问题也是不断的出现，但只要正确、深入地学习GB/T 1.1标准内容，提高对标准的认识，便能很大程度上提高标准的规范性和正确性。
