关于食品制造企业采购成本管控的思考
本文尝试从采购控制、供应商遴选及采购流程管理3个方面，探讨食品制造企业采购成本管控中容易出现的一些问题，进一步提出相应的控制措施。
一、采购成本控制及其影响因素
采购成本（Purchasing Cost）是指由购买存货而发生的买价（购买价格或发票价格）和运杂费（运输费用、装卸费用和保险费用等）构成的成本，其总额取决于采购数量和单位采购成本。
经济全球化带来的跨国商品与服务贸易及资本流动的与日俱增，为企业创造了发展的机遇，同样也意味着不小的挑战。市场结构划分愈加精细，企业需要不断调整以适应市场变化，同时随着电子商务的崛起，消费模式发生了巨大的变革，越来越多的消费者选择使用更加多样、便捷、安全的网络购物平台，实体化消费经济受到了前所未有的冲击。 食品制造企业作为实体经济的代表，如何在这样复杂的环境之下谋得生存和发展，实现利润最大化，是面临的严峻问题。对于成熟的食品制造企业来说，如果市场占比与销售均已稳定，有效的降低企业成本成为一个行之有效的改善途径。其中采购成本作为企业经营活动的首要环节，对后续的投入产出、产品定价及市场竞争力等起着重要作用，如何将采购成本控制在合理范围之内，成为食品制造企业追求的目标。
1.原材料采购量的确认对采购成本控制的影响
原材料采购量控制是困扰很多食品制造企业的一大难题，如何确定一个合理的采购量，既保证经营生产需要，又不造成原材料积压，需要找到采购量与使用量的平衡点。食品制造企?I原材料主要以米面、水果、蔬菜等农产品为主，消耗量大、保质期短、易变质，采购量过多或过少都会影响后续生产和销售，所以准确计算存货周转率，科学合理的预计使用量，确定安全库存，对食品加工企业原材料采购非常重要。
2.供应商遴选环节及其影响
供应商作为原材料的提供者，直接影响着企业采购成本、运转效率和产品质量，一个合格、守诺、高效的供应商对食品制造企业非常重要。优质的供应商可以保证企业的原材料供应，给予企业合理的原材料价格，直接降低企业的成本；在准确合理的时间将原材料配送到企业，保证企业生产经营正常运转。反之，供应商提供的原材料质量不合格、运输到货不及时或者虚抬原材料价格都将影响企业的生产乃至后续销售环节，给企业带来损失。
3.采购中间环节及其影响
除了采购量控制和供应商遴选，采购中间环节的计划设定、下单、货物运输、货物保险、原材料仓储等内容也直接影响着采购成本控制，这些中间环节需要一套标准的管理流程以及专业的采购人员。管理流程标准化、制度化，可以规范采购中间环节的工作，提高工作效率；货物运输安全、准确、及时直接关系着后续生产环节；专业的采购人员可以更准确的对市场做出判断，有效率的、准确的进行采购工作，提供采购效率；原材料仓储的高效管理，既提高生产效率，也保证企业资产生产。
二、采购成本控制存在的问题分析
原材料采购量的确认、供应商遴选和采购环节的管理都是采购成本管控中比较重要的环节，通过对这些环节的优化，可以降低食品加工企业的采购成本。但是在日常工作中，很多企业往往忽略这些环节的管理，存在着诸多的问题。
1.原材料采购量确认存在的问题分析
原材料采购量往往存在一次采购量过多或过少的问题。有些公司一次性采购过多，不但占压资金，还会因使用时间超过保质期造成原材料非正常损耗，带来不必要的损失；而另一种情况是过度进行分散采购，出现短期原材料断货，影响后续生产和销售。
2.供应商遴选环节存在的问题分析
如上文所述，供应商的遴选对食品制造企业非常重要。然而很多企业在供应商选择上过度关注直接采购价格，忽略了其他附加成本，如沟通成本、时间成本等隐形成本，往往造成从直接采购价格来看是最低的，综合企业整体采购过程的附加成本和隐形成本来看价格可能是最高的；或者一味压低价格，造成供应商为牟取利润以次充好，让企业陷入食品安全及信任危机，并造成后期成本增加；还有的与过于依赖一个或几个大供应商，合作时间过长，缺乏竞争，成熟的合作关系让供应商没有危机感，议价空间比较低，让企业陷入比较被动的局面；这也反映出企业供应商档案管理缺失或维护不到位，没有更新，供货渠道单一，达不到预期比价及信用查询的效果。
3.企业 采购中间环节存在的问题分析
很多食品制造企业对采购中间环节工作不重视，管理存在缺失，认为采购就是买东西，不需要什么专业性，只要认识供应商，可以砍价，便宜购买东西就足够了；其次采购岗位是众认的“肥缺”，公司管理层（尤其是私企）更倾向于“熟人”、“自己人”来做采购工作，无形中增加了舞弊的风险，往往是时间长了“自己人”与供应商成了“熟人”，造成公司经济利益流失；另外忽视物流运输和货物保险的情况普遍存在，运输效率低，出现运输延迟、错运、漏运情况，发生意外没有风险规避措施，直接造成企业经济损失；仓储环节管理不到位，入库、出库管理不严，盘点不及时，存货账实不符，影响企业的经营生产。 本文着重针对上述3个环节存在的问题，提出相应的措施，以期探讨食品制造企业如何有效降低采购成本，提高公司收益。
三、完善采购成本控制的措施
1.原材料采购量管控
原材料采购量的管控可以通过标准化生产、准确计算使用量和周转率，加强库存管理等方式进行优化提升。
（1）标准化生产
将公司的生产流程标准化，从配方研发和生产制造环节制定管理流程。
①加强配方研发过程中的试生产检验，尽可能准确计算各项原材料的消耗量，缩小计划与实际原材料使用量之间的差异，避免后期采购中出现采购过量或不足；对于特殊性产品，比如月饼、汤圆之类节日食品，销售量波动较大，因此在生产时除了要充分参考历史销售数据，还需要结合当期市场情况，测算预期销售量，从而尽量准确确定原材料采购量。
②在生产过程中，将生产过程流程化、标准化，减少不必要的生产中损耗，另外注意各车间、厂房之间的物料调拨，将过剩厂房的原材料调配到需要的厂房使用，避免一方面有的厂房原材料积压，另外的厂房又在重复购置，加强原材料库存的周转。
（2）准确确定原材料采购周期，制定合理的综合采购方案
对于食品制造企业来说，涉及的原材料种类繁杂，保质期也不尽相同。准确计算存货周转率，借助运用现代化信息手段，比如通过存货、原材料管理系统进行原材料管理，通过系统计算存货周转率，提高数据准确性。再据此安排各种原材料的采购周期，将各种原材料合理搭配，匹配适当的供应商，形成综合采购方案，准备、有效的进行原材料采购。
（3）加强库存原材料管理
①库存原材料分类管理。原材料按照不同产品分类，将原材料、包装材料、其他低值易耗品等按种类细分，设置材料编码。根据保质期长短、日常消耗数量、采购周期等综合考虑，合理确定订货数。
②加强信息化管理，有条件的企业可以运用存货管理系统，电子化管理，减少人工管理的工作量，提高管理效率，增加采购量计算的准备性。
③存货设专人专岗进行整合管理，每日盘点，根据盘点量和消耗量，提前判断存货尚可使用量、使用时间，确定采购量和采购时间。
2.供应商遴选管控
供应商遴选要注意资质审核、遴选方式、引入竞争和协同发展等几个方面，选择最优的供应商，取得低成本的原材料，争取最大的利润，同时兼顾供应商的利益，实现双赢的共同发展。
（1）供应商资质审核
食品制造企业必须严把原材料质量关，供应商资质审查必须严格，避免因价格原因选择资质不齐的供应商，或者照顾关系企业，忽视了原材料的质量，这样往往会因为供应商的原材料以次充好，直接影响到后期生产成本和企业信誉，给企业未来造成很大损失。
（2）建立供应商资料库
通过供应商资质审核，选取合格的供应商，建立供应商档案进行管理，定期进行供应商档案的维护，可以根据供应商报价、供货重要程度、供货效率等对供应商进行分类，比如设置A、B、C三类，A类为最佳合作的供应商，以此类推。在采购中可以优先考虑A类供应商，这样就可以避免在需要采购时盲目的到市场中寻找货源，因采购紧急被恶意抬价，增加采购成本。对供应商建档细分，可以做到有的放矢，提供采购效率，从而控制采购成本。
（3）通过招投标、比价等方式确定供应商
严格把控供应商选择，杜绝“走关系，选熟人”这样的方式，应该从供应商档案库中选出多家供应商，再通过招投标、报价比价等手段，对比考量供应商资质、报价成本、供货周期、业内信誉及整体实力等各项因素，综合分析后选择最优的企业。
（4）引入竞争机制
尽量不与供应商签订长期采购协议，避免供应商拿到长期合作，一家独大的情况发生。比如签订3年或更短期限的供货协议，如果合作期间供应商供货及时，货物质量合格，可以在合同到期后续签协议，继续合作。反之，合同到期后即可通过招投标等方式确定新的供应商，这样企业操作灵活，同时给供应商以压力，督促供应商提高服务质量。
（5）采购协同
传统购销模式一般为企业发出订单，供应商根据订单发货这种为库存而采购的模式。随着经济的发展，这种方式已经慢慢不再适应现在生产节奏。所以，企业可以充分利用日趋完善的信息技术，通过搭建网络平台，采购双方共享库存及需求，让供应商有充足的准备和备货时间，实时调整订货及购买数量。
（6）供应商绩效管理及评估
建立供应商评估和绩效管理机制，综合对比公司多家采购商的采购成本、产品适配度、合作前景等因素，对于评估结果优秀的供应商，可以给予适当奖励，比如优先选择订货、缩短结算周期等方式，鼓励供应商提高服务质量，实现公司与供应商的双赢。
3.采购中间环节管控
采购工作涉及了管理、保险、材料、计划控制、物流等等内容，需要一套标准的管理流程、专业的采购人员和精细化的管理。
（1）建立健全采购制度
公司应该制定完善的采购制度，确定原材料采购流程，对各职能部室职责进行划分，设立专业采购部室，健全公司内部监察机制，做到有制度、有流程、有职责、有监管，确保采购工作合理、合规、有效进行。
（2）明确分管职责，各司其职
按照公司制定的采购制度和采购流程，各部门根据划分的部室职责，严格执行采购每个环节的管控，各司其职，计划部门汇总采购量，判断采购周期；采购部门联系供应商，签订采购合同，提交订单进行采购；物料管理部门核定库存，办理出、入库手续；监管部门对各个环节进行监督。各部门职责明确，信息共享，完成整个采购环节管理。
（3）采购人员管理和激励机制
作为直接与供应商接触的公司采购人员，除了应该具有丰富的工作经验和良好的沟通能力，其对企业的忠诚度和正确的?r值观也是非常重要的，因此公司在选择采购人员时也要综合考虑各种素质。采购人员的选择应避免“任人唯亲”，并且明确廉政责任，设立绩效考核制度，从公司角度对工作完成优异的采购人员进行奖励，多劳多得，避免采购人员从供应商处牟取利益。
（4）物流环节控制和货物保险
企业应加强物流环节管控，有条件的企业可以设置专门的物流协调管理专人专岗，加强与供应商、物流公司的联系、沟通、协调，最大限度保证物流运输安全、及时和效率，确保物流运输的及时和高效，避免因为物流的问题影响到企业生产。
另外，应该增强风险管理意识，为运输途中的货物办理保险（当然企业的保险不单单限定在货物运输环节），通过保险方式转移风险，在发生意外或不可抗力情况下，最大限度的分摊和减少企业损失，保证企业的利益。
综上所述，做好采购成本控制，对提升企业经济效益具有重要作用，企业可以通过准确测算原材料采购量，选择更优质的供应商和加强企业自身采购中间环节的管理等多种方式的综合运用，有效的降低企业采购成本，使企业利润最大化。对此提出的一系列改善措施，以供参考。
