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高校电算会计的网络化趋势及影响

作者:肖凤鸣
出处:论文网
时间:2010-08-21

  摘 要:高校教育事业的不断发展,数据处理的数量和范围急剧增大,对数据处理的要求更加复杂,对会计信息的搜集、处理、传输、反馈、运用的灵敏度和准确度提出了更高的要求,越来越需要借助网络平台来实现。高校电算会计网络化已成为高校电算会计发展的必然趋势。

  关键词:高校;电算会计;网络化

  20 世纪90 年代,高校会计实行了电算化改革,使用单机版会计核算软件,极大地改变了财务的工作流程和方式,有效提高了财务的工作效率。但单机版软件存在功能单一、数据无法共享、效率低下等局限性,仍有待进一步完善。到了本世纪初,网络技术飞速发展,高校开始使用单机版会计核算软件的升级版———网络版会计核算软件,并逐步应用成熟。如今,随着电子商务的广泛应用,对于管理软件一体化、智能化的管理需求日益增高,必将给现行的高校电算会计带来变革。

  一、高校电算会计网络化的优势。

  电算会计网络化是依托在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动,也是建立在网络环境基础上的会计信息系统,是电子商务的重要组成部分。它能够帮助企业实现财务与业务的协同远程报表、报账、查账、审计等远程处理,事中动态会计核算与在线财务管理,支持电子单据与电子货币,改变财务信息的获取与利用方式,使企业会计核算工作走上无纸化的阶段。

  (一) 报账网络化、智能化。

  高校分校区办学甚至异地办学普遍存在。从用人成本方面考虑,高校无法为每个分支机构都增派会计人员,而集中报账容易造成其他校区人员报账的极大不便。在网络化电算会计中,不仅赋予会计人员用户权限,还将对报账人员开放用户权限,并设定授权范围和操作内容,这样就能解决报账难的问题。在报账过程中,系统可以设置帮助窗口,有效引导报账人员在网上填写单据,提示资产验收入库、经费开支范围权限、审批权限,并提供相关发票真伪检验等友情链接。在网上审核通过后,还可以网上预约报账时间,错开报账高峰。这样,令人望而生畏的报账流程将变得更容易便捷,缩短报账时间。各单位和个人可以通过系统适时查询所报费用的审批进度,查询自己的用款指标额度,如果报账手续不完备,可以及时补充,以免审核不通过又要往返跑一趟。同时,报账人员可以随时查看自己的报账历史记录,及时核对个人往来款项,清理往来款项,方便开展工作。

  (二) 信息规范更加严格详尽。

  在电算网络化系统中,由于允许多个用户同时登陆进行业务操作,海量数据同时传输到系统,所以对数据的规范性更加严格详细。由非专业会计人员录入的信息经过网络传送到财务部门后,不能直接进入总账系统生成凭证,必须由专业会计人员进行凭证书面审核及信息把关,严格核对原始凭证的真实性、准确性,这是电算会计网络化的关键环节。如果发现原始凭证与系统中报账申请描述不符,应按相关会计制度要求改正。对不符合规定格式的信息,要对其进行修改,最后将原始信息自动生成为记账凭证并汇总记入总账。财务系统内部应建立控制体系,对数据进行复核检查,以保证数据的规范性、真实性和合法性。

  (三) 会计信息存储以电子凭证为主。

  网络化的电算会计不仅改变会计的处理方式,对存储方式也进行更新。网络化电算会计将不再打印各种纸制的会计凭证,而由自动生成的电子凭证代替。广义上电子凭证可以分为内部电子凭证和外部电子凭证两种。内部电子凭证是单位内部财务软件系统生成的凭证,比如由报账人员录入信息,生成凭证后传送到总账系统。外部电子凭证则是单位与其他单位或个人在交易中产生的电子票据,比如网上银行汇款的电子回单等。高校较少电子商务,外部电子凭证一般来说比较少。纸制凭证打印、整理、保存速度缓慢,容易出错,占空间,而且耗费财务人员大量的时间。凭证的电子化则可以很好地解决这些问题,并且方便存储,以后查询凭证时候也很便捷,直接调阅系统数据库,不需要在大量会计档案中再去查找。[论/文/网 LunWenData/Com]

  (四) 灵活提供多元化信息。

  不少高校已实现办公自动化,电算会计网络化系统可以和办公、门户等功能进行信息对接,实现门户、办公、财务集中管理一体化,为高校提供多元化信息。学校各院系部门无论在何地,均能通过网络实时接收财务信息,从而实现协同办公,轻松管理。

  在电算网络化中,分部门的预算审批人可以实时查看本部门预算执行明细情况,如已审批未报销、待审批等项目,利用系统提供的汇总统计、对比分析等信息,进行统筹安排,可以有效解决传统电算会计信息反馈滞后不完整的问题,提高预算管理水平。

  财务信息的提供对象不仅包括学校师生、各级管理部门,甚至还包括投资人、债权人等。根据提供对象的不同需求,财务系统可以生成多方面多层次的丰富信息。根据授权,使用者可以得到任意时间段的信息,也可以得到相关二级核算单位的信息,既可以直接查看原始单据描述、会计凭证等,也能得到加工后的报表分析、图表比较等。将来网络化的电算会计不仅提供文字信息,还可以提供图片、语音甚至是视频等多样化的信息,可以帮助使用者全方位更好地了解高校财务的运行状况。

  二、高校会计电算网络化的可行性。

  随着社会信息化进程的不断发展,电子商务得到前所未有的广泛应用,企业对于软件一体化、智能化的管理需求日益增高。近年来,我国拥有自主知识产权的企业管理软件日益成熟,如ERP (企业资源管理系统) ,它包括生产、人力资源、财务、物流等功能模块。网络化电算会计作为企业管理软件中的重要组成部分,其应用和研究正开展得如火如荼。

  高校作为事业单位,会计核算方法、财务制度等和企业存在一定的差异性,目前还处在接触研究阶段,国内的高校财务软件开发公司也在积极尝试中。

  校园网建设及数字化校园的日趋成熟,为电算会计的网络化提供了很好的技术平台和安全保障,使用者可以先通过院校网来访问会计网络平台,可以有效保证网络安全。目前高校除了使用网络版会计核算软件外,部分财务管理软件如工资查询、资产管理、财务预算及执行情况查询等均实现了网络化,已经为整个电算软件网络化打下了良好基础。

  从业务角度来说,电算会计网络化仍然在会计基础规范和会计准则及高校财务制度下实施,其经济业务性质并未改变,只是分解了财务人员的部分工作,并以不同的媒介质作为载体。高校经历了十多年的会计电算化历程,先前的单机版、网络版的电算会计使用已为会计网络化管理提供了很好的实践管理经验,如数据库维护制度、系统防御(计算机病毒、黑客) 问题、内部控制制度。这使高校在实现网络化的同时,更容易规范内部流程,完善内部管理,拓展财务工作的空间,从单纯的财务核算功能的改革走向财务管理水平的提升。

  网络化必然会对高校会计业务产生巨大影响,当然信息网络的开放性和共享性也会对会计信息系统安全带来前所未有的风险和挑战。高校财务管理人员应当充分利用互联网高速发展的技术,及时适应电算的网络化趋势,改变业务流程,提高会计工作效率,让会计更好地为高校发展服务。[论文网]

  参考文献:

  [ 1 ]孙思惟,段宏勇。 基于INTERNET 的高校网上预约报账解决方案[J ] . 教育财会研究,2009 (5) .

  [ 2 ]林祥中。 对高校会计网络化发展趋势的探讨[J ] . 科技资讯,2007(29) .

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