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关于物业经营企业的内部控制要点

作者:唐晓宇
出处:论文网
时间:2014-01-27

摘要:社会经济的快速进步,物业管理这一新兴行业正经历着巨大的发展,而内部控制作为衡量企业发展是否健康的基石,应该引起广泛的关注。本文在简要陈述物业及物业管理基本概念的基础上,对物业经营企业的内部控制做以系统化设计,抓住控制关键点,制定一系列控制措施以满足企业具备有效内部控制的要求。

关键词:物业经营 物业管理 内部控制。

物业经营企业属于服务型产业,采用一种综合性服务经营管理方式,以满足服务业主的需求为目的的产业,在日益发展的社会生活中起着越来越重要的作用,具有强进的生命力和广阔的发展空间,一直被称为朝阳性产业。但是越演越激烈的市场竞争以及国外资本对我国房地产业的大额投入,物业经营企业面临的市场竞争压力更大,要想在激烈的竞争正获取发展机会实现自身持续健康稳健的发展之路,顺应现代企业的发展要求,对企业内部管理实施有效控制显得尤为重要。然而,内部控制作为现代企业的管理控制方法,物业经营企业也不容例外,建立健全内部控制体系对于提升物业管理水平和改善物业经营绩效具有非常重要的作用,也有利于促进整个物业管理企业的稳定发展。

一、物业与物业管理的基本内涵。

在西方国家,“物业”是指有包括资产、土地、以及在土地上建造的以建筑物形式存在的各种不动产等的总称。然而根据我国的实际情况,我们通常所说的物业是指已经完成建造过程并且已经进入使用状态的各种建筑物及其与之配套的设备设施、周边建筑物等相关联的不动产,其中我们通常划分为各种建筑物范畴的不动产主要包括城市居住小区的房屋、城市规建中的写字楼、学校的教学楼、医院的病房楼、繁荣消费场所的商业大夏、高档居住的别墅以及用于进行生产经营的工业厂房等等,而具备行政管理职能的政府部门的市政设施、提供休闲娱乐场所的休闲设施、为装饰房屋所进行的建筑物内部设备等等属于相配套的设施设备的范畴。像是草坪、道路和庭院等属于场地的范畴。

物业经营主要包括两个方面:物业租赁和物业管理。其中物业租赁是指物业经营企业对具有拥有所有权的物业进行部分更新改造以获取经营利润的最大化;而物业管理的范围就比较广泛,广义的物业管理是指一切与房地产业发展、房屋租赁以及房屋售后相关联的服务活动总称;狭义的物业管理则是指通过资格认证、具有一定专业服务能力的物业经营企业在接受建筑物的产权所有人或者使用人的授权委托,并按照相关法律法规的约定双方签订物业管理合同之后,由专业的物业管理经营企业通过科学的管理办法和经营管理方式对各类房屋建筑物以及相关附属设备设施进行现代化的管理,同时负责建筑物和建筑物周围的场地及环境的卫生、安全、公共绿化、道路的养护等。

二、加强物业经营企业的内部控制要点。

物业经营企业经历了30多年的发展历程,从简单的单一化的物业管理到现代的综合性以客户需求为经营理念的科学化管理方式方法的形成,期间经历更多的机遇和挑战,伴随着市场竞争压力的增强,企业经营企业的变化也在一点点呈现并付诸于实践过程中。当今时代,为使物业经营企业获取持续健康的发展能力和为业主提供更全面更满意的服务,其内部控制的建立是必不可少的至关重要的途径,然而物业经营企业建立健全内部控制机制,制定内部控制措施,需要重点关注以下几个方面:

(一)树立物业经营内部控制意识。

与其它类型的企业不同,物业经营企业属于授权委托型为业主提供管理服务,其内部员工对内部控制体系的建立缺乏应有的关注和重视,内部控制意识并不是所有员工都具有的,对大多数员工而言,内部控制的概念比较模糊和抽象。物业经营企业需建立系统化的、加强内控理念建立的培训活动,对全体员工特别是管理人员进行定期性知识培训,使他们从心理上树立内控意识,提升管理层的内控重视程度。一般而言,物业经营企业管理人员的内控意识程度会直接或间接影响员工内控意识的培养,并且在员工的日常业务活动中进行巩固加强,使内部控制措施落实到各个具体业务活动中,从而在企业内部形成良好的内控氛围。

(二)提升物业经营企业内部财务控制的重要性。

物业经营企业涉及业务的特殊性,管理人员往往认为财务工作简单,安排的财务工作人员相对较少,因此引起内部财务控制不严谨,使企业内部的财务工作不能正常进行或者效率低下,给整个企业的未来发展带来不良影响。一般而言,物业经营企业的各种业务活动过程中均会过多过少的涉及到财务工作,况且作为企业寻求发展的到途中起着中枢作用的财务工作应该实施相对应的内部控制机制,因此,做好企业内部财务控制工作就相当于给企业的健康发展添加了丰满的双翼,能够及时发现日常经营中存在的问题,并采取措施积极应对将损失减少至最小程度。一个企业内部财务控制工作量的多少并不是由业务活动的多少来决定的,而是保证企业各种工作顺利开展的必要环节,贯穿于企业发展的整个过程中,从企业战略目标定位、风险评估分析部门到具体项目的决策环节均有涉及。而对于物业经营企业而言,主要面临的是各种不动产的资源管理以及设备设施的安置,既要保证各种投入产出比达到一个有效的水平又要保证各种资源的安全保管和修理维护工作的开展,定期向预算执行部门报告对各种资源安排的执行情况;与资源管理部门合作进行整体资源的清查管理工作,加强固定资产的管理和维护,尽量减少资源的流失。

(三)加强物业经营企业的内部控制活动。

城市的不断进步,社会生活水平的不断提升,物业经营企业的业务范围越来越广,并不是单一的物业管理职能,而逐渐扩散到物业租赁以及建筑物外墙的商业开发和利用等等。内部控制活动在整个企业内部控制过程中发挥着巨大作用也是其内容的重要组成部分,需要根据风险管理部分测算的风险评估结果,制定适合的控制措施将风险控制在可接受的范围内,一般包括不相容职务控制、授权审批控制、预算控制和会计系统控制等,贯穿于企业经营的各个环节,因此物业经营企业在制定相对应的内部控制活动时要充分考虑业务活动本身所有的特点进而进行相关控制要点的防范措施。

1、物业租赁。

物业租赁是现代物业经营企业的重要业务活动,针对物业租赁的内部控制活动的重点体现在物业租赁业务的各个环节中。一项物业租赁业务会涉及到寻找合作的租赁伙伴、与客户签订租赁合同、租赁费的收取和入账、物业改造等许多环节,在每一个环节都有内部控制活动的关键控制点,企业应该在各环节中做好对关键控制点的控制。其中租赁费用的收取是整个物业租赁业务各个环节的重点,需要根据不相容职务设定规则开展控制活动,如租赁费用的收取和入账岗位要设定不同的人员负责,租赁合同的拟定、审批和签订者需要有不同的人员进行负责,以免造成员工为徇私舞弊造成的企业利益损失。另外对于租赁账户要进行专门化管理,一边企业进行相关费用的跟踪化管理。为更好地服务业主所进行的改造服务,需要组织专门的人员进行物业改造可行性分析,改造工程的招标和合同签订,招标过程要严防舞弊现象的发生,对整个招标过程和人员的安排均要进行有效控制。

2、物业管理。

物业管理的收入主要是物业管理费,其业务的内部控制活动主要体现在物业管理费用的收取上。一般而言,物业经营企业会安排指定的专门人员或者小区的管理员进行物管费的收取,需要加强对物管费收缴工作的控制,物业经营企业需要制定统一的收费标准,专人负责,各负责人员之间进行相互监督,工作流程的标准化可以有效预防个人私利的寻觅。

3、建筑外墙的开发和利用。

物业经营企业对建筑物外墙的开发和利用主要是指建筑物外墙的广告位业务。伴随着市场竞争压力的加剧和城市文化的不断发展,许多物业经营企业开展关注建筑物外墙的广告业务,并将其发展成为增加收入的重要来源之一。建筑物外墙的广告业务内部控制要点与物业租赁业务类似,也包括广告客户的寻找、合同的拟定审批和签订以及广告位收入的入账等环节,需要配置不同的人员负责。另外,有关外墙广告客户的认定,不能仅仅考虑收入的多少,还需要考虑客户的诚信度以及广告业务的真实性,以免给社会带来不必要的负面影响。需要在每一个环节建立互相监督机制,严防人员之间的相互舞弊和个人私利的获取,严密的内部控制才能保证物业经营企业的发展。

除此之外,物业经营企业还需要对内部环境进行有效的控制,为业主提供一个舒适的生活环境和良好的文化氛围。完善的内部控制制度可以发现每一个内部控制要点,制定相对应的防范措施,以保证物业经营企业健康持续的快速发展。

参考文献:

[1]陈家全。多元化经营下的内部控制研究[J].会计师。2012(19):45-46

[2]茹君霞。煤炭多种经营企业内部控制的探讨[J].经营管理者。2013(10):156

[3]王星,戴文涛。企业如何加强和改善内部控制[J].经济与管理。2012(04):56-59

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