从利用工作谈文书材料的分类与组卷
三、组卷的原则、方法不能违背分类的原则、方法?
根据分类的逻辑性要求，类目之间不能互相交叉、重复或包含，而且同一次分类必须只能使用同一个标准把文件划分完毕。因此，在组卷中，应保证不能违背分类的原则。然而，事实上，违背现象在立卷工作随处可见。例如：
例1：
×××局关于年度(半年)工作、专项整治工作、反腐败工作、计划生育工作的总结、计划 (卷1)
×××局关于计划生育指标，廉政建设，×××问题的通知、规定、办法 (卷2)?
从卷1、卷2中我们发现，卷1中的反腐败工作、计划生育工作分别与卷2中的廉政建设、计划生育指标是同属纪检监察和卫生两大类，这显然是违反了分类中不能交叉、重复这一原则规定的。?
例2：?
中共中央、国务院关于禁毒扫黄、农村工作、×××工作的通知、办法 (卷1)?
中共海南省委、省政府关于刑事犯罪、计划生育、×××工作的通知、办法 (卷2)?
中共海口市委、市政府关于边境检查、城市规划、×××工作的通知、办法 (卷3)?
海口市××局(本单位)关于扫黄打非、拨付经费、×××工作的通知、办法 (卷4)?
从卷1到卷4中，同样发现，禁毒扫黄、刑事犯罪、边境检查、扫黄打非是同属于政法类，却分别组合在四个案卷中，同样犯了例1的错误。?
以上两例案卷中之所以存在问题的交叉、重复，关键就在于没有明确的分类思想和在同一次分类中采取了两种标准。例1，既有按问题分类，同时又有按文件名称分类。例2，既有按问题分类，又有按作者分类。其共同点是把组卷方法中的文种和作者特征作为另一部分文件分类的标准，把文件的名称即总结、计划(例1)和文件作者的级别(例2)直接作为另一部分文件分类的标准。这违背了原来整体文件应以一种标准即问题标准划分类目的逻辑性要求，不懂得按文种或作者特征的组卷方法只能在同一个类别(问题)内的文件组卷时使用，而不能跨类使用。不懂得组卷只能以分类为前提的要求，把属于第二步骤的组卷方法直接应用到属于第一步骤的分类方法中，结果造成案卷内容重复、交叉，最终会导致检索文件的繁琐和遗漏。
四、以类为先、兼顾其他
在实践过程中，还经常会出现这种情况，就是有些单位，其文件数量少而文件内容多，并且同时又有不同的保管期限。如果按分类的理论，首先就必须进行大类划分、然后在各大类之下根据文件特征组合案卷，这时，类内文件必然很少，甚至组成一个案卷都很难，如果先照顾保管期限，那么，卷内文件内容必然很杂，如：?
例3：?
×××局关于一九九七年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(永久) (卷1)?
×××局关于一九九七年半年度目标责任制工作、人员任免、×××问题的总结、通知(长期) (卷2）?
×××局关于一九九七年三月份目标责任制工作、人员安排、×××问题的总结、通知(短期) (卷3)
这种案卷，从正确划分保管期限、便于日后档案管理方面看无疑是正确的，但从利用的角度来说，达不到快速检索文件的目的。我们知道，评价利用工作好坏的三个标准：一快、二准、三全，从上面的案卷中，利用者如果想查找有关某局某年目标责任制工作贯彻落实情况的文件或人员任免文件时，提供利用的人员只能是把所有案卷调取出来，才能保证检索到利用者所需档案，同时也容易割断一组文件之间的必然联系性。立卷后，如果要查找某一份或某一方面文件，还要查看所有的案卷，我认为没有真正达到立卷的目的，甚至可以说与立卷目的背道而驰。对于这种实际情况，立卷时还严格区分保管期限已无意义。如：把一单位有关人员任免、奖惩的文件严格按保管期限表的规定，分为永久、长期或短期是不实际的。因为日后利用者查询档案，一般就说查×××任免文件，不会说属于永久、长期或短期的人员任免文件，档案馆提供利用人员一般也很难一下子判定×××任免的文件是属永久、长期或短期，特别对时间久远的档案，更难判定。他只能判定×××任免文件属于机构、人事任免类的案卷。因此，从便于提供利用的角度，合适的做法应当进行简单的分类，把同一类或相近的两、三个类的全部文件组合成一卷，即使个别文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原则，保证同类文件不分散，在利于检索、利用的快、准、全的情况下，才适当照顾其他特征。否则，将失去立卷的意义。
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