浅谈电算化会计内部控制
出处：论文网
时间：2007-01-24
加强手工会计中人员的职责分工，不同的账簿由不同的人员登记，互相牵制，几个人同时出现同样错误的可能性是很小的，在对账过程中会发现记录数据的错误；而电算会计的所有数据都来源于记账凭证，只要一次输入或转入，系统就会一气呵成，自动进行多项工作，虽然不存在账证、账账、账表不相符的情况，可一旦出错，将引发会计凭证、账簿甚至报表的一系列错误。另外，手工会计存储数据主要是用纸质材料，电算会计中数据文件的存储介质大多是磁性材料，存储在上面的数据文件只有经过相应的设备方可阅读，其直观性较差，并且修改、擦除和复制均不会留下痕迹。
此外，磁性介质在受热、受潮或强电磁场等的影响下，都会造成会计信息的丢失。手工会计在纸质材料上记录数据，每一步都有文字记录，包括经手人、审核人、负责人都要签字，出现差错容易追查，电算化后集中于电脑系统，追查责任困难。这些导致系统不安全的因素必须在系统设计和管理制度上加以控制，随着电算会计的越来越普及，为保证会计信息的质量，应从以下几方面加强控制：
（1）严格机构和人员的管理与控制。会计核算软件投入正式使用后,对原有会计机构必须做相应调整,对各类人员制定岗位责任制度，会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位；电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位，机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。
（2）严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括系统操作过程以及系统的维护，操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现，操作规程应明确职责，操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染。系统维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括:定期进行检查并做好记录；在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录。而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。
（3）建立计算机房管理制度。具体措施包括:对进入机房内的人员进行严格审查；保证机房设备安全的措施，如机房防火规定等；保证计算机正常运行措施，如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定等；会计数据和会计软件安全保密的措施，如数据备份规定及不准在计算机上玩电脑游戏等规定；修改会计核算软件的审批和监督制度，如规定会计核算软件的修改需报经单位总会计师批准等。
（4）建立健全的档案管理制度。这里的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。系统开发运行中的各种文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作，而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现，一般包括:存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管；各种安全保证措施，如备份软盘应贴上保护标签应存放在安全、洁净、防潮的地方；采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
随着网络技术的逐渐成熟与完善，会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化。只有清楚地意识到这些变化，建立完善的内部控制制度，才能适应现代企业制度建设和经济全球化对会计核算的新要求，建立完备的、崭新的会计体系。
参考文献
1 杨先顺.会计电算化[M].北京：电子出版社，2002
2 钟爱军.会计电算化应用教程[M].北京：科学出版社，2004
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