浅谈电算化会计内部控制
出处：论文网
时间：2007-01-24
摘 要 计算机的应用，给财务核算工作带来了深刻的变革，同时也给单位的内部控制制度的设置带来了前所未有的问题。通过对手工会计与电算化会计内部控制的分析比较，就如何建立健全电算化会计内部控制制度，从制度控制和程序控制两方面进行了探讨。
关键词 财务指标 会计 电算化 内部控制
1 引言
会计电算化是应用计算机技术来完成原来传统手工完成的会计工作，与手工作业相比具有运算速度快、存储容量大、检索查询快捷、数据计算准确等特点，可以减少重复性、机械性地劳动，提高工作效率。但是，实现会计电算化也为各单位的内部控制带来了许多新问题，对原有内部控制制度造成极大冲击，使其在新的环境下显得落后于形势。研究和建立电算化会计信息系统的内部控制问题就十分重要和紧迫。
2 关于手工会计的内部控制
在手工会计系统中，经济业务的发生，应取得和填制原始凭证，会计人员对原始凭证审核无误后，根据原始凭证编制记账凭证，再根据记账凭证登记各种账簿，期末根据账簿和其他资料编制会计报表，每一步都有文字记录，都有经手人签字，都有直接的责任人，因此，手工会计的内部控制一般都从以下三个方面实施：
（1）会计人员的岗位责任制。手工会计的财务部门按经济业务的性质和各种会计工作的岗位分工，分成若干不同的智能组，如出纳组、资金组、成本组、往来组等，这种分工使得各智能组成员只能负责一个特定业务领域的管理与核算工作，并接受有关人员的稽核，在这种组织形式下，各岗位和不同的会计人员均有特定的工作范围，人员之间不得越权，在会计主管的监督和指挥下，形成比较严密的会计内部控制网，因而不易出现错误和发生舞弊行为，即使是发生错误，也可以通过核对会计记录，在明确责任后能够及时得到纠正。
（2）经济业务的授权、审批及复核。手工会计的组织机构中，应分别确定管理者的授权范围及执行人的权限与责任，任何经济业务的发生，都是经过有关经手人、证明人签字，经主管人员的审批，并由另外一个到多人进行复核，以预防和及时发现业务发生时所产生的错误或舞弊行为。
（3）账簿体系的相互牵制。在手工会计中，凭证、账簿、报表按一定的程度分别由不同的人员记录、登记和编制，且定期对实物资产进行盘点和对银行存款和往来账项进行核对，要求做到账证核对、账账核对、账表核对、账实核对，并保证其相符。这样，对各种资产管理与核算的相关人员无形中增加了控制功能，此外，会计主管和各职能组负责人随时可以通过审查凭证、账簿和报表，观察经济业务的合理合法性。
3 关于电算会计的内部控制
在电算会计下，会计业务统一由计算机完成，一定程度上减少了数据的差错，但会计工具、会计信息的载体发生了根本变化，网络通讯代替了凭证和数据的传递。因此，有些手工会计的内部控制方法已难以发挥作用，产生了新的电算会计内部控制，电算会计的内部控制包括两方面：
（1）程序控制。这是指依靠计算机程序（软件）对会计核算进行内部控制，以实现系统地自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效，主要包括：输入控制，保证输入到计算机中的会计数据都经过了严格的审核，并且所有的会计信息都是正确的。它还包括原始凭证错误的拒绝输入、更正和再输入；输出控制，输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性，保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。
（2）制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式实施的，即由主管部门制定一系列的规章制度，监督会计部门实行，以保证会计软件的正常、安全运行，免遭外界干扰破坏。主要包括：组织和人事管理制度、操作管理制度、文档管理制度、机房管理制度、系统开发和维护制度等。但这些制度都不是一成不变的，应根据实际情况及时加以修改、完善。
4 分析比较手工会计与电算会计内部控制，建立健全电算化系统管理的内部制度
电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比，由于电算会计仍用复式记账法，其内部控制的目的没有变，过去的一些行之有效、科学的管理制度和控制方法依然没有变。但是，在手工会计中，会计人员的分工和岗位责任制，其凭证、账簿、报表都是由不同的人员审核和登记的，不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的；电算化后，由于功能和知识高度集中，导致职能集中，原来手工操作中不宜合并的岗位，在电算会计中可以合并，某些会计人员既可以从事数据的输入处理，又可以负责数据的输出报送，他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有详细的知识，也熟悉内部控制的缺陷，这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理，加大了出现错误与弊端的风险。
关键词 财务指标 会计 电算化 内部控制
1 引言
会计电算化是应用计算机技术来完成原来传统手工完成的会计工作，与手工作业相比具有运算速度快、存储容量大、检索查询快捷、数据计算准确等特点，可以减少重复性、机械性地劳动，提高工作效率。但是，实现会计电算化也为各单位的内部控制带来了许多新问题，对原有内部控制制度造成极大冲击，使其在新的环境下显得落后于形势。研究和建立电算化会计信息系统的内部控制问题就十分重要和紧迫。
2 关于手工会计的内部控制
在手工会计系统中，经济业务的发生，应取得和填制原始凭证，会计人员对原始凭证审核无误后，根据原始凭证编制记账凭证，再根据记账凭证登记各种账簿，期末根据账簿和其他资料编制会计报表，每一步都有文字记录，都有经手人签字，都有直接的责任人，因此，手工会计的内部控制一般都从以下三个方面实施：
（1）会计人员的岗位责任制。手工会计的财务部门按经济业务的性质和各种会计工作的岗位分工，分成若干不同的智能组，如出纳组、资金组、成本组、往来组等，这种分工使得各智能组成员只能负责一个特定业务领域的管理与核算工作，并接受有关人员的稽核，在这种组织形式下，各岗位和不同的会计人员均有特定的工作范围，人员之间不得越权，在会计主管的监督和指挥下，形成比较严密的会计内部控制网，因而不易出现错误和发生舞弊行为，即使是发生错误，也可以通过核对会计记录，在明确责任后能够及时得到纠正。
（2）经济业务的授权、审批及复核。手工会计的组织机构中，应分别确定管理者的授权范围及执行人的权限与责任，任何经济业务的发生，都是经过有关经手人、证明人签字，经主管人员的审批，并由另外一个到多人进行复核，以预防和及时发现业务发生时所产生的错误或舞弊行为。
（3）账簿体系的相互牵制。在手工会计中，凭证、账簿、报表按一定的程度分别由不同的人员记录、登记和编制，且定期对实物资产进行盘点和对银行存款和往来账项进行核对，要求做到账证核对、账账核对、账表核对、账实核对，并保证其相符。这样，对各种资产管理与核算的相关人员无形中增加了控制功能，此外，会计主管和各职能组负责人随时可以通过审查凭证、账簿和报表，观察经济业务的合理合法性。
3 关于电算会计的内部控制
在电算会计下，会计业务统一由计算机完成，一定程度上减少了数据的差错，但会计工具、会计信息的载体发生了根本变化，网络通讯代替了凭证和数据的传递。因此，有些手工会计的内部控制方法已难以发挥作用，产生了新的电算会计内部控制，电算会计的内部控制包括两方面：
（1）程序控制。这是指依靠计算机程序（软件）对会计核算进行内部控制，以实现系统地自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效，主要包括：输入控制，保证输入到计算机中的会计数据都经过了严格的审核，并且所有的会计信息都是正确的。它还包括原始凭证错误的拒绝输入、更正和再输入；输出控制，输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性，保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。
（2）制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式实施的，即由主管部门制定一系列的规章制度，监督会计部门实行，以保证会计软件的正常、安全运行，免遭外界干扰破坏。主要包括：组织和人事管理制度、操作管理制度、文档管理制度、机房管理制度、系统开发和维护制度等。但这些制度都不是一成不变的，应根据实际情况及时加以修改、完善。
4 分析比较手工会计与电算会计内部控制，建立健全电算化系统管理的内部制度
电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比，由于电算会计仍用复式记账法，其内部控制的目的没有变，过去的一些行之有效、科学的管理制度和控制方法依然没有变。但是，在手工会计中，会计人员的分工和岗位责任制，其凭证、账簿、报表都是由不同的人员审核和登记的，不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的；电算化后，由于功能和知识高度集中，导致职能集中，原来手工操作中不宜合并的岗位，在电算会计中可以合并，某些会计人员既可以从事数据的输入处理，又可以负责数据的输出报送，他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有详细的知识，也熟悉内部控制的缺陷，这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理，加大了出现错误与弊端的风险。
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